¿Qué es una data room virtual?

Introducción

Si su compañía envía o almacena cualquier tipo de información confidencial, entonces existe una herramienta indispensable que debe conocer: la virtual data room.

Las virtual data rooms, también conocidas como online data rooms, virtual deal rooms, o simplemente VDR, son plataformas de software dedicadas al almacenamiento y envío seguro de documentos privados.

En este artículo veremos más sobre:

  • cómo funciona una data room virtual
  • por qué su compañía debería usar una virtual data room
  • las diferencias entre una data room física y una virtual
  • qué diferencia a una VDR de una solución de almacenamiento en la nube
  • qué industrias usan las data rooms virtuales
  • qué procesos corporativos son más fáciles gracias a una data room virtual
  • las ventajas específicas de una VDR

¿Qué es una data room virtual? 

Como ya hemos visto, una data room virtual es un espacio seguro en línea dedicado al envío de información confidencial. Ahora bien, veamos con más detalle esta definición y veamos el cómo, dónde y por qué de una data room virtual.

¿Cómo funciona una virtual data room?

Algunas de las plataformas de data rooms existen en la nube, lo cual significa que están almacenadas en los servidores del proveedor. Estas data room no necesitan la instalación de software en su dispositivo. Para poder acceder a ella, simplemente tiene que abrir su navegador, introducir la URL de la data room e iniciar sesión.

Otras data rooms virtuales consisten de aplicaciones de software que tiene que descargar e instalar en ordenadores y dispositivos móviles, y algunas veces en ambas. Cuando quiera trabajar en su data room, tendrá que abrir la aplicación e iniciar sesión.

Una vez haya accedido a su virtual data room, verá un panel de control mostrando los proyectos en los que está trabajando y notificaciones de actividad de otros usuarios. Si es un administrador de la data room, podrá realizar una de las cientos de acciones posibles como:

  • nuevos archivos
  • redactar información de un documento
  • retirar acceso a usuarios
  • compartir documentos con nuevos usuarios
  • consultar informes de analíticas de actividad de usuarios
  • añadir marcas de agua a documentos

Si usted es usuario de la data room pero no administrador, podrá ver las carpetas y documentos y, dependiendo de los permisos que tenga asignados, incluso editar, añadir comentarios, imprimir o descargar los archivos. 

Estos son los conceptos básicos sobre cómo funciona una VDR. ¿Y si hablamos de dónde? ¿Dónde se almacenan sus datos exactamente una vez que han sido subidos a una virtual data room?

¿Dónde almacena mis datos una virtual data room?

Cada vez que suba un archivo a una data room virtual, este será enviado a los servidores de su proveedor y almacenado en sus instalaciones. Si luego decide enviar ese archivo a un compañero de trabajo y esa persona lo descarga en su dispositivo, esta información también quedará almacenada en ese dispositivo, sin embargo, con una diferencia clave: usted seguirá teniendo total control sobre el mismo.

Así es, lo ha leído bien, para asegurar la seguridad de los datos, la mayoría de las data rooms virtuales ofrece a los administradores la posibilidad de decidir por cuánto tiempo un usuario individual puede almacenar cada archivo específico en su dispositivo. Con funciones como eliminación remota y vencimiento automático, los administradores pueden asegurarse de que ningún usuario almacene documentos confidenciales de manera permanente en sus ordenadores.

¿Cuántos datos puede guardar en una data room virtual?

Una data room está diseñada para hacer posible a los administradores almacenar y compartir un gran volumen de datos. En principio, puede guardar cuantos datos desee en su virtual data room. En la práctica, sin embargo, esto depende del proveedor que elija y del plan que haya contratado.

La mayoría de proveedores ofrece planes con un límite de almacenamiento así como planes de gama alta con almacenamiento ilimitado, con lo cual puede elegir la opción que más se ajuste a sus necesidades.

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¿Debería trabajar mi empresa con data rooms?

Si su compañía comparte o guarda cualquier tipo de información confidencial, entonces debería probar los servicios de un proveedor de data room. Es virtualmente imposible sufrir una filtración de datos desde una VDR.

Además de darle total seguridad, una data room virtual también puede reducir el tiempo y dinero que su equipo emplea en gestión de archivos: subir documentos, imprimir nuevas versiones, unificación de versiones, correo, organización de archivos, etc.

Una data room virtual ayuda a negocios a gestionar documentos confidenciales para proyectos especiales como una M&A o un proceso de due dilligence, pero también para el trabajo más rutinario. Esto hace la colaboración más fácil no solo cuando existen docenas de partes interesadas, cientos de documentos e información altamente confidencial involucrada, sino también cuando necesite compartir la carpeta de eventos con seis personas diferentes y no quiera que se filtre la versión en curso.

Puede también usar una data room en línea para compartir archivos del día a día con sus socios externos y compañeros internos cuando necesite asegurarse de que todo el mundo cuente con la última versión de un documento, y cuando quiera saber quién realmente lo ha leído y quién no.

Las data rooms también ayudarán a su compañía a estar lista para cualquier evento ya que todos los archivos estarán organizados y listos para el trabajo. No empleará más que unos pocos minutos en revisar que todo esté en orden y decidir si debería actualizar cualquier documento antes de un evento de empresa o reunión estratégica. Y podrá siempre saltar a una cooperación con agentes externos fácilmente.

¿Cuál es la diferencia entre data rooms físicas y virtuales?

¿Qué es una data room física?

Una data room física es una habitación segura para el almacenamiento e intercambio de documentos confidenciales y a la que solo pueden acceder personas con autorización.

Las data rooms físicas se usan en situaciones donde existe un gran número de personas que necesiten acceder a documentos de carácter privado, dado que hacen posible que una organización comparta información confidencial con partes externas de manera controlada. Estas data rooms suelen estar ubicadas en las instalaciones de la empresa o en un despacho de abogados.

Problemas comunes con una data room física

No son accesibles

Para poder consultar o revisar los documentos en una transacción, como un due dilligence para una adquisición corporativa o para una inversión inmobiliaria, las partes interesadas deben viajar a dicha localización. Esto no sería problema si solo tuvieran que desplazarse a través de una ciudad en hora punta, pero es un inconveniente muy grande cuando esa ciudad está a miles de kilómetros, o incluso en otro país.

Consumen trabajo y tiempo adicional

Otra dificultad que presentan las data rooms físicas para compartir documentos es el hecho de que requieren de tiempo y trabajo adicional para ser configuradas. El espacio tiene que ser preparado y la seguridad garantizada, y probablemente habrán grandes cantidades de documentos a transportar y organizar.

Ocupan espacio

Además de tomar tiempo para organizarlo, el almacenamiento de documentos físicos en una data room ocupa una gran cantidad de espacio en la habitación.

Son caras

No es necesario que mencionemos que todo ese trabajo, tiempo y espacio en una data room física tiene un precio alto para toda compañía que se encargue de prepararla.

Las ventajas de una data room virtual sobre una tradicional

Después de ver los problemas que vienen con las data rooms tradicionales, puede que ya tenga una idea de cuáles son las ventajas de usar una data room virtual.

  • mayor eficiencia de costes
  • mayor conveniencia
  • ahorro de tiempo
  • mayor seguridad
  • mejor comunicación

Veamos ahora cada uno de estos aspectos más a fondo.

Eficiencia de costes

Incluso si llega a pagar unos cientos de dólares al mes a su proveedor de data room en línea, su compañía estará ahorrando dinero al utilizar una herramienta virtual para gestionar su información confidencial. Piense tan solo en todos los costes que ya no tendrá:

  • alquilar una habitación segura (o usar una habitación de sus propias instalaciones y designarla como data room, evitando así que se use para cualquier otra cosa)
  • tomar medidas de seguridad para restringir el acceso físico a la data room, incluyendo la compra de equipo y la formación de personal
  • impresión, organización y transporte de documentos físicos a la data room
  • contratación de espacio para almacenar documentos una vez que las transacciones hayan sido completadas

Conveniencia

Con una data room en línea, es mucho más fácil que un usuario autorizado pueda acceder y trabajar con los archivos compartidos. Pueden hacerlo desde su propia oficina, desde su hogar o incluso desde el coche. Múltiples partes–inversores potenciales, posibles compradores, miembros de la junta directiva pueden acceder a la data room al mismo tiempo y desde cualquier país y trabajar juntos usando herramientas de colaboración.

Ahorro de tiempo

Al usar una data room en línea, ahorrará tiempo. En primer lugar, porque la mayoría de los proveedores le permiten configurar su propia data room en cuestión de minutos. En segundo lugar, porque ni usted ni las partes interesadas tendrán que desplazarse a ningún sitio: podrá compartir documentos y trabajar en ellos desde su propio escritorio, sin desperdiciar un solo minuto en tráfico.

Seguridad

Otra ventaja de un repositorio en línea sobre uno físico es que su nivel de seguridad es mucho más alto. Es verdad, una data room tradicional ya es un ambiente controlado, pero si tan solo una página se llega a perder, es imposible rastrearla. Sin embargo, desde una VDR es posible hacer un seguimiento de exactamente quiénes han visto, descargado e impreso qué páginas de cada documento.

Las data rooms virtuales también le permiten agregar marcas de agua personalizadas a sus documentos para el envío seguro de archivos. De esta manera, si llega a haber alguna filtración, sabrá exactamente quién ha sido responsable.

Además, durante el transporte de archivos físicos, es muy fácil que alguno se pierda o incluso que alguien más se los lleve sin llamar la atención. La mayoría de data rooms virtuales ofrecen un cifrado de alto nivel para los archivos tanto en reposo (cuando están almacenados en el servidor) como en tránsito (al momento de enviarse al dispositivo de otro usuario). Esto significa que están perfectamente protegidos ante hackers.

Además de contar con seguridad ante delincuentes en línea, sus datos confidenciales también están protegidos de otros peligros. Incendios, inundaciones, tornados, asaltos y ataques, los servidores de las mejores data rooms en línea están protegidos ante todos estos siniestros.

Mejor comunicación

En el momento en que empiece a compartir documentos en línea, la comunicación entre todos será mucho más fácil. Si decide actualizar documentos ya existentes o añadir nuevos, no habrá necesidad de enviar decenas de emails o de temer que nadie sepa de ello: los usuarios de una VDR reciben notificaciones de cualquier cambio y pueden acceder fácilmente a la versión correcta.

Al usar herramientas para editar y comentar, los administradores y los usuarios pueden comunicarse directamente en los propios documentos. Esto es mucho más rápido que comunicarse por email, llamadas o mensajes de textos.

¿Cuál es la diferencia entre una solución de almacenamiento en la nube y una virtual data room?

Probablemente ya haya utilizado herramientas gratuitas de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox y WeTransfer. Y estas pueden ser herramientas estupendas para la colaboración remota. Aún así, ¿se sentiría seguro almacenando información corporativa de carácter privado en estas plataformas?

La diferencia entre las típicas soluciones de almacenamiento en la nube y una VDR es que la segunda ofrece el mayor nivel de seguridad posible. Si bien nunca es posible eliminar por completo el factor humano o incluso la presencia de algún bug en el sistema, las VDR están diseñadas (y son actualizadas constantemente) para garantizar el acceso seguro a los usuarios autorizados y para evitar que cualquier otra persona acceda a los datos.

Las funciones de seguridad como el cifrado de datos en tránsito o en reposo, autorización de dos factores, permisos granulares de usuario, caducidad automática, redacción por inteligencia artificial o eliminación remota (por nombrar tan solo algunas) hacen de una VDR la manera más segura que existe para compartir documentos en línea.

¿Quiénes usan data rooms virtuales? 

Compañías de todos los tamaños e industrias utilizan los servicios de diferentes proveedores de virtual data rooms. Sin embargo, para las siguientes industrias, las VDR son ya una parte indispensable de sus actividades:

  • tecnología
  • banca de inversiones
  • derecho
  • ciencias de la vida

Veamos por qué:

Tecnología

Para toda compañía en tech es crucial proteger su propiedad intelectual y nuevos desarrollos. Después de todo, su negocio consiste precisamente en descubrir nuevas ideas antes de que otros lo hagan, mantenerlas en secreto durante el tiempo necesario para crear patentes y así beneficiarse de ellas.

Banca

La seguridad de los datos es indispensable al llevar a cabo transacciones financieras regulares u operaciones en banca de inversiones. Los bancos tienen que asegurarse de que la información de sus clientes y su dinero estén seguros, mientras que profesionales de banca y las compañías de capital privado no querrán compartir con otros las transacciones que están llevando a cabo.

Despachos de abogados

Los abogados suelen necesitar el acceso a información confidencial sobre sus clientes. Un ejemplo es un due diligence, pero existen también muchos otros procesos legales que requieren del envío de documentos privados a abogados. Una VDR es una manera conveniente de hacerlo a la vez que asegurarse de que ninguna otra persona podrá acceder a dicha información.

Ciencias de la vida

Como en el sector tech, las compañías de ciencias de la vida están en el negocio de encontrar nueva información y soluciones y de mantenerlas en secreto el tiempo que sea necesario.

Siete casos de uso populares para data rooms

Hemos visto ya qué industrias no podrían permitirse trabajar sin una data room virtual. Ahora veamos los casos más comunes para los cuales necesitan de dichos servicios.

M&A

En procesos de M&A (fusiones y adquisiciones, por sus siglas en inglés), existen cientos de documentos que deben ser examinados, editados y acordados entre todas las partes. Desde el principio de un proceso de due diligence hasta el momento en que se firma el último documento, las compañías que pasan por un proceso de fusión o adquisición usan la VDR para compartir y trabajar en documentos confidenciales y asegurarse de que nadie más pueda acceder a ellos.

Auditorías

Cuando una compañía es auditada, esta tiene que ofrecer acceso a documentos confidenciales como informes financieros, extractos bancarios y declaraciones de impuestos. Si los auditores no están trabajando directamente desde las instalaciones de la empresa, entonces la manera más fácil y segura de compartir estos datos es usando una VDR.

OPV

Las salidas a bolsa suelen necesitar el envío de grandes cantidades de información a inversores potenciales, para que estos puedan hacer sus propias evaluaciones antes de decidir invertir en un negocio. Parte de esa información suele protegerse del acceso de terceros. Usar una VDR permite que los posibles inversores accedan y revisen los datos, a la vez que evita cualquier tipo de filtración.

Financiación

Convencer a gente para que invierta o done dinero a una compañía suele requerir mostrarles documentos que no necesariamente quiera que otras personas vean. Con una VDR puede asegurarse de que solo la gente adecuada acceda a sus datos. También evitará perder el tiempo enviando múltiples emails. Simplemente tiene que crear la data room, subir los documentos y otorgar acceso a inversores potenciales.

Alianzas estratégicas

Trabajar con personas de otra organización puede ser estresante y tomar mucho tiempo, no porque sus socios sean difíciles, sino porque se requiere de mucho trabajo administrativo para recolectar y compartir datos. Las VDR hacen de estas alianzas estratégicas una experiencia mucho más fácil de navegar al darle un espacio seguro para la cooperación con terceros.

Gestión de propiedad intelectual

Gestionar la propiedad intelectual de sus clientes se centra en mantener todo en privado. Aún así, hay momentos en los que tendrá que compartir dicha información con abogados o agentes del gobierno, y usar una VDR le permitirá hacerlo fácilmente a la vez que mantener dicha información segura.

Envío seguro de documentos

Ya sea propiedad intelectual, transacciones financieras o información de due diligence, y ya sea que la comparta con abogados, agentes externos, inversores potenciales, organizaciones del gobierno o cualquier otra persona, las VDR serán herramientas ideales en cualquier situación en la que tenga que intercambiar documentos de manera segura.

¿Cuáles son los beneficios de una data room virtual? 

Las compañías que usan una VDR se benefician de:

  • envío y almacenamiento seguro de documentos
  • fácil colaboración entre personas
  • menos tiempo empleado en tareas administrativas
  • mayor control sobre la actividad de usuario
  • mayor conveniencia de uso

Veamos ahora cada beneficio con más detalle.

Mayor seguridad y protección de datos

Permisos de usuario granulares, redacción de datos, cifrado, autorización de dos factores y otras funciones de seguridad que mantendrán los datos siempre protegidos.

Fácil colaboración

Acceso inmediato desde cualquier lugar, notificaciones, posibilidad de editar y añadir comentarios que permiten a los usuarios trabajar juntos fácilmente desde una VDR.

Mayor velocidad de trabajo

Gracias a que es fácil configurar una VDR, subir documentos e invitar usuarios, y dado que los usuarios pueden acceder a ella y empezar a trabajar rápidamente, las VDR ayudan a que las compañías cierren tratos mucho más rápido.

Mayor control de usuario y documentos

Las herramientas de una VDR como redacción de datos, analíticas de usuario e informes, así como los permisos granulares e irrevocables, aseguran a los administradores un control total sobre quién tiene acceso a la información.

Mayor conveniencia

Las partes interesadas pueden acceder a la información con tan solo unos clics, las comunicaciones de la junta directiva sobre documentos importantes se vuelve mucho más fácil, y ya no será necesario enviar miles de archivos por email a decenas de personas. Las VDR son una manera mucho más conveniente de enviar documentos que cualquier alternativa física o virtual.

Resumen

Si ya ha leído esta página, sabrá con todo detalle la respuesta a nuestra pregunta inicial: ¿qué es una data room virtual?

Y si simplemente ha venido al final para leer un resumen de toda la página, aquí lo tiene.

Básicamente, esto es todo lo que necesita saber. Una VDR:

  • es una plataforma segura para el envío y almacenamiento de documentos
  • puede requerir o no la instalación de software
  • es compatible con diferentes tipos de dispositivos y sistemas operativos
  • almacena datos de cliente en sus servidores
  • permite el almacenamiento ilimitado de datos
  • ofrece muchos beneficios en comparación con data rooms físicas y soluciones de almacenamiento en la nube
  • es utilizada por todo tipo de compañías
  • es particularmente importante para procesos de M&A, auditorías, OPV, financiación y gestión de propiedad intelectual
  • ahorra a empresas tiempo, dinero y esfuerzo

Ahora bien, si lo que quiere ahora es elegir una data room para su compañía, diríjase aquí para ver cómo puede encontrar el mejor proveedor de data rooms virtuales para su caso.

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