Sobre Citrix ShareFile
La data room virtual Citrix ShareFile es un producto propiedad de Citrix Systems, un desarrollador de espacios de trabajo en la nube que adquirió ShareFile, un proveedor de soluciones de colaboración, en 2013. ShareFile se fundó en 2005 con sede en Raleigh, Carolina del Norte, y desde entonces ha ayudado a más de 65.000 clientes corporativos.
La data room virtual de Citrix ShareFile es adecuada para pequeñas, medianas y grandes empresas que tramitan o realizan la diligencia debida durante las fusiones y adquisiciones y la presentación de ofertas públicas iniciales. Los sectores que más se benefician de las capacidades de la data room de ShareFile son el sanitario, el financiero, el contable y el jurídico.
Características de seguridad de los documentos
Citrix ShareFile aborda la gestión de los datos confidenciales a través de una serie de mecanismos avanzados y de ámbito industrial. Desde el punto de vista del hardware, el proveedor garantiza la conformidad del centro de datos mediante auditorías independientes de terceros según las normas SOC 2 y SSAE 16.
Y desde el punto de vista del software, Citrix ShareFile ofrece características como
- Encriptación de la data room SSL de 256 bits
- Cifrado SSL y TLS durante las cargas regulares y masivas
- Contraseñas únicas y configuraciones granulares de acceso a la data room para un número ilimitado de usuarios de clientes
- Experiencia en el manejo de datos sensibles para empresas de capital privado y bancos de inversión
Las salas de datos de Citrix son, según se informa, simplistas en lo que respecta a la disposición general y las características. Pero al mismo tiempo, la empresa no tiene un historial de mal manejo de datos o percances de seguridad, lo que permite a sus usuarios un cierto nivel de confianza.
Funciones de colaboración y gestión de documentos
La data room de Citrix permite a los procesadores de acuerdos complejos gestionar, navegar y agilizar la toma de decisiones mediante flujos de trabajo flexibles. Además, la data room permite una gestión directa de los documentos con la creación automatizada del índice de la sala de datos, las categorías de archivos de varios niveles y la opción de revisar los documentos para editarlos sin conexión.
Sharefile también permite que un número ilimitado de usuarios del cliente colaboren en los archivos en tiempo real sin afectar significativamente a la eficacia de la herramienta. Otras prácticas funciones de gestión de documentos de la sala de datos virtual de ShareFile incluyen el seguimiento con clics de los usuarios visitantes y activos, la búsqueda de texto completo y el acceso de sólo lectura para los invitados.
Además, los análisis e informes avanzados ofrecen a los usuarios de Citrix la posibilidad de realizar ajustes rápidos sobre la marcha, abordar elementos descuidados y dirigir a los equipos hacia una colaboración productiva.
Características adicionales
El acceso de sólo visualización es una de las características más destacadas de Citrix ShareFile, ya que facilita un nivel suficiente de transparencia sin comprometer la integridad de los documentos. Los permisos de sólo visualización suelen permitir a un número ilimitado de usuarios del cliente acceder a las áreas especificadas del software de la data room virtual sin derecho a realizar ningún cambio.
Este enfoque es muy beneficioso durante las operaciones con múltiples partes interesadas que compiten entre sí, por ejemplo, las adquisiciones. Los procesadores de acuerdos permitirán a los posibles compradores ver los datos clave, pero no les permitirán comprometer la seguridad general.
Además, los administradores de la data room podrán acceder a análisis avanzados con los usuarios más activos resaltados y dirigir su atención a los propietarios más implicados.
Otras características destacables de la data room virtual de Citrix ShareFile incluyen:
- Archivos de Citrix para Windows y Mac. Los usuarios pueden acelerar el proceso de carga de archivos en la data room utilizando una extensión de escritorio especial. Tenga en cuenta que la sala de datos virtual de Citrix sólo está disponible a través del acceso en línea.
- Q&A. Los usuarios tienen la opción de enviar preguntas de forma privada o pública para simplificar y acelerar las comunicaciones dentro de la VDR. Las preguntas y respuestas integradas son especialmente útiles durante las etapas de exploración de acuerdos y diligencia debida.
- Alertas por correo electrónico. Los usuarios especificados recibirán alertas instantáneas por correo electrónico cada vez que alguien acceda, cargue o descargue archivos de la data room. Estas notificaciones ayudan a garantizar la máxima seguridad y a supervisar el procesamiento de la operación.
- Cronología de las sesiones. Al igual que las alertas por correo electrónico, los administradores pueden acceder a informes completos de la sesión de actividad de cada usuario con cada clic. Los informes se utilizan a menudo para supervisar el cumplimiento de la responsabilidad y garantizar prácticas de manejo de datos seguras.
Asistencia al cliente
El equipo de asistencia de Citrix ShareFile está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través del teléfono, el correo electrónico y un chatbot en su sitio web. Además, el proveedor ofrece una costosa base de datos de preguntas frecuentes para resolver problemas recurrentes y abordar las típicas consultas de las salas de datos virtuales.
Los comentarios de los clientes independientes sobre el soporte de la data room de ShareFile son variados. Algunos clientes informan de la rapidez de las respuestas y de la resolución de los problemas, mientras que otros señalan la falta de profesionalidad y la actitud variable hacia los distintos clientes.
Planes de precios de Citrix ShareFile
Citrix ShareFile se anuncia ampliamente como una solución completa de responsabilidad con precios fijos. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que el paquete básico del proveedor sólo incluye hasta cinco usuarios y una limitación de almacenamiento de datos no especificada. Los usuarios adicionales y el espacio de almacenamiento están sujetos a cargos adicionales.
Dependiendo de cuántos usuarios necesiten acceder a la data room y de la cantidad de documentos que la empresa suela manejar, la factura final puede aumentar visiblemente. Este enfoque puede suponer un reto para las pequeñas empresas con presupuestos bajos.
La data room de Citrix ShareFile ofrece una facturación mensual y anual, con oportunidades de descuentos a largo plazo. Además, el proveedor permite a los nuevos clientes probar sus data rooms virtuales durante una prueba gratuita.
La prueba gratuita de Citrix tiene una duración de siete días y puede organizarse a través del equipo de ventas de la empresa.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, los clientes pueden elegir el nivel de funcionalidad pertinente y pagar por el modelo de VDR adecuado y seguir obteniendo el paquete completo de los servicios más cruciales, como cargas masivas, búsqueda de texto completo, asistencia cualificada 24/7, etc. ShareFile VDR también ofrece una función de archivo completo de transacciones: después de la ejecución del acuerdo, el usuario puede recibir una copia de seguridad completa de la VDR. Aunque ShareFile VDR puede requerir algunos complementos adicionales, sigue siendo un lugar virtual altamente protegido, fiable e intuitivo para la realización de transacciones y el almacenamiento de datos de forma segura y cómoda.