Checklist de data rooms: Qué incluir para el éxito de las transacciones corporativas

Los data rooms virtuales (VDR) son una forma segura de llevar a cabo sin problemas el proceso de diligencia debida (DD). Permite a las empresas colaborar y gestionar documentos confidenciales en un ecosistema sincronizado con seguridad de nivel bancario.

Las VDR también proporcionan plantillas para ayudar a las empresas a realizar evaluaciones empresariales. Las empresas también desarrollan listas de comprobación de diligencia debida propias para mejorar los flujos de trabajo de las VDR. Este artículo explora los siguientes aspectos de la lista de comprobación de documentos de data rooms:

• 7 áreas de negocio en el marco de la diligencia debida en fusiones y adquisiciones
• 4 retos de DD que abordan las listas de comprobación de VDR
• 167 elementos de data rooms para el éxito de las fusiones y adquisiciones

Definir el objetivo y el alcance

La diligencia debida es una investigación exhaustiva que una empresa adquirente realiza sobre una empresa objetivo antes de cerrar una operación de fusión y adquisición.

La diligencia debida en el ciclo de vida de las fusiones y adquisiciones. Fuente: Deloitte

La DD es desarrollada por la unidad de gobierno de M&A y llevada a cabo por equipos funcionales. Ayuda a evaluar los objetivos de las fusiones y adquisiciones, detectar sinergias, prevenir riesgos e integrar empresas.

La diligencia debida exige que la parte adquirente profundice en las siguientes funciones empresariales de la empresa objetivo:

• Financiera
• Comercial
• Operaciones
• Tecnología de la información
• Fiscal
• Recursos Humanos
• Legal

¿Cuándo necesitan las empresas una lista de comprobación de due diligence data rooms?

Las investigaciones de objetivos pueden durar más de 90 días, y las empresas se enfrentan a problemas de calidad de los datos y a dificultades organizativas en las seis fases del proceso de diligencia debida. Sin embargo, para llevar a cabo la diligencia debida, los negociadores de éxito recurren en gran medida a tecnologías especializadas en fusiones y adquisiciones, como los data rooms virtuales.

Los data rooms virtuales son espacios de trabajo seguros con flujos de trabajo de fusiones y adquisiciones que incluyen preguntas y respuestas, listas de comprobación de DD, gestión de procesos, redacción y colaboración en equipo.

La investigación de Accenture ha revelado que las herramientas de M&A, incluidos los data rooms virtuales, pueden reducir la velocidad del ciclo de vida de M&A en tres meses y desbloquear hasta 45 millones de dólares en valor extra para los vendedores y hasta 30 millones de dólares para los compradores.

4 retos de diligencia debida abordados con la lista de comprobación de los data rooms virtuales

¿Por qué es importante una lista de comprobación en un data room? Los vendedores de éxito utilizan las listas de comprobación de las data rooms para abordar los retos organizativos y de gestión de datos. Según nuestra experiencia, una empresa debería aprovechar una lista de comprobación de data rooms de fusiones y adquisiciones si se enfrenta a los siguientes retos de DD.

Aprenda a maximizar la organización de la diligencia debida con un índice de data room eficaz.

Caso práctico de la lista de comprobación de diligencia debida de data rooms: iDeals + StoneX Group Inc

StoneX, una franquicia centenaria de servicios financieros con más de 300 productos OTC y más de 4,4 billones de dólares en volumen negociado, ha utilizado iDeals virtual data room para DD y M&A desde 2018.

Industria: Servicios financieros, cobertura comercial, pagos globales.

Desafíos previos a la VDR:

• StoneX tenía problemas de seguridad con las soluciones tradicionales de intercambio de archivos.
• Los flujos de trabajo de DD de StoneX carecían de organización de documentos.
• La empresa necesitaba un intercambio de información rápido y un seguimiento de la actividad.

Impacto de la VDR:

• El almacenamiento seguro de datos y la gestión de documentos confidenciales protegieron los flujos de trabajo de StoneX.
• Las acciones masivas de documentos, las etiquetas de documentos, la búsqueda por reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la indexación automática ayudaron a StoneX a organizar los materiales de diligencia debida en varios proyectos.
• La colaboración con los licitadores en proyectos independientes ayudó a la empresa a conservar la independencia del flujo de trabajo y a reducir las interrupciones en la comunicación. Mejoró la eficiencia general de la sala de contratación en los 34 proyectos de StoneX.
• Impacto del checklist de VDR: El desarrollo, intercambio y seguimiento de listas de comprobación de DD permitió a los equipos de DD de StoneX evaluar más documentos, revelar problemas ocultos y mejorar la gestión del riesgo de las transacciones.

Lista de documentos esenciales de data rooms

Naturalmente, dependiendo de los objetivos de la fusión y adquisición, los requisitos específicos de la diligencia debida también variarán. A continuación figura una lista universal pero exhaustiva de documentos importantes que deben incluirse en un data room virtual, clasificados por funciones empresariales:

• Financiera
• Comercial
• Operaciones
• Tecnología de la información
• Fiscal
• Recursos humanos
• Jurídico

1. Financiero

Según la encuesta de Deloitte, las empresas pasan por alto las cuestiones financieras hasta el punto de que los valores alcanzados son un 70% inferiores a lo previsto. Además, los compradores pagan un 30% de más por término medio, ya que no realizan evaluaciones financieras precisas.

Por ello, un DD financiero de calidad es fundamental para el éxito de la operación. Evalúa la salud financiera del objetivo y permite al adquirente tomar una decisión financiera informada. Si su empresa busca futuras inversiones o está considerando oportunidades de fusiones y adquisiciones, asegúrese de añadir estos documentos financieros en un data room.

2. Comercial

La diligencia debida comercial investiga la empresa objetivo desde una perspectiva empresarial, determinando su rendimiento, las condiciones del mercado y el panorama competitivo. Es una parte crucial de la valoración de la operación y proporciona información sobre el encaje estratégico de toda la transacción.

3. Operaciones

Según la encuesta de Deloitte, el éxito de la integración posterior a la fusión contribuye en un 23% al éxito de las fusiones y adquisiciones. Sin embargo, más del 60% de los ejecutivos encuestados no consiguen materializar las sinergias posteriores a la fusión ni los objetivos de integración.

Las operaciones, principal motor de ingresos de la entidad fusionada, exigen investigaciones minuciosas. El DD operativo ayuda al adquirente a comprender los vectores de integración y a desarrollar planes de PMI procesables.

4. Tecnología de la información

Según el informe de Accenture, más del 70% de los ejecutivos consideran que la tecnología es un motor de valor de las fusiones y adquisiciones, mientras que el 80% de las operaciones excelentes hacen hincapié en ella. Al mismo tiempo, la tecnología supone un riesgo considerable.

Hasta el 96% de los directores de informática (CIO) revelaron problemas tecnológicos (durante la diligencia debida) que afectaban a los resultados de las operaciones. Una diligencia debida tecnológica exhaustiva revela oportunidades de integración de TI, impulsores de valor tecnológico y, lo que es más importante, problemas de ciberseguridad que dan lugar a filtraciones de datos multimillonarias.

5. Impuestos

Una diligencia debida fiscal deficiente da lugar a una valoración inadecuada de la operación, gastos inesperados durante el PMI y litigios fiscales. Por lo tanto, es importante incluir información sobre impuestos en los data rooms virtuales para casi cualquier tipo de operación, ya que siempre es una prioridad para los inversores potenciales. Estos son los documentos fiscales de la lista de comprobación de data rooms para inversores.

6. Recursos humanos

Hasta un 30% de las operaciones de fusión y adquisición no alcanzan los resultados financieros deseados debido a cuestiones culturales, puntos comunes de la gestión de recursos humanos (RRHH), según el informe de Mercer. Los choques culturales en las fusiones y adquisiciones ponen de manifiesto la importancia de la diligencia debida en la parte vendedora de RRHH.

Permite a las entidades que se fusionan desarrollar con éxito planes de integración de RRHH y maximizar la alineación cultural. La diligencia debida en RR.HH. es también un aspecto en el que la seguridad de los data rooms virtuales es especialmente importante. A continuación se presentan algunos ejemplos de documentos relacionados con RRHH que deben incluirse en un data room.

7. Legal

La DD legal incluye información general sobre la empresa, sus propietarios, todos los aspectos legales de transacciones anteriores, etc. Explora los problemas existentes y potenciales en todos los documentos legales antes, durante y después de la transacción.

Una buena organización y revisión de la documentación legal salva el acuerdo, mientras que los problemas que se pasan por alto, especialmente en el ámbito antimonopolio, pueden disolver las fusiones antes de cerrar los acuerdos. Así, según McKinsey, el 10% de los grandes acuerdos (entre 1.000 y 10.000 millones de dólares o más) se cancelan antes de su finalización. Estos son algunos de los documentos legales más comunes necesarios para una lista de solicitud de data rooms eficaz.

Puntos clave

• Las listas de comprobación de DD basadas en data rooms garantizan una colaboración segura, ayudan a las empresas a aclarar los requisitos de DD y mejoran el cumplimiento de la seguridad.
• Una lista de comprobación de data rooms contiene documentos de las principales áreas de DD como la financiera, la comercial, la de operaciones, la de tecnología de la información, la fiscal, la de recursos humanos y la jurídica.
• Las estadísticas del sector de las fusiones y adquisiciones indican que las empresas de éxito planifican cuidadosamente el contenido de la DD en sus data rooms para revelar los problemas de la transacción en una fase temprana y maximizar los resultados de la operación.
• El contenido de la lista de comprobación de la VDR depende de sus objetivos individuales. Basándose en las recomendaciones universales anteriores, puede crear su propia lista de comprobación. Sin embargo, también puede pedir a su proveedor de VDR que le ayude con la correcta configuración de la data room y con una lista de comprobación de data rooms más detallada.

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