Sobre Dropbox
Dropbox es una plataforma de intercambio de archivos con sede en San Francisco, California. Fundada en 2007, la empresa ha sido pionera en el sector de la computación en la nube y actualmente es uno de los sistemas de alojamiento más utilizados para la copia de seguridad de datos, la sincronización entre múltiples dispositivos y la colaboración con otros usuarios.
Con una fuerte presencia global que incluye oficinas en Seattle, Austin y Dublín, Dropbox ha sido uno de los proveedores de data rooms favoritos para los sectores de la educación, los medios de comunicación y la tecnología.
Desde 2012, la empresa ha tratado de desarrollar aún más la gama de servicios proporcionados, participando en varias adquisiciones de alto perfil, como la sala de datos virtual DocSend y la plataforma de firma electrónica HelloSign.
Características de seguridad de los documentos
Dropbox tiene muy presente el aspecto de la seguridad en el alojamiento de archivos, desplegando un conjunto de medidas de seguridad que incluyen la protección de la cuenta personal, la protección de los datos y el seguimiento de la actividad.
Aunque el proveedor carece de funciones más avanzadas, como la destrucción remota de archivos, ofrece algunas de las herramientas esenciales para mantener el control sobre tus datos. Entre ellas se encuentran:
- Protección por contraseña. Crea contraseñas potentes y almacénalas en la caja fuerte de Dropbox.
- Copias de seguridad automáticas en la nube. Tus datos se copian y sincronizan automáticamente en la nube desde todos los dispositivos.
- Verificación en dos pasos. Añade una capa de seguridad clave a tu cuenta con un sistema de autenticación de dos factores, incluida la verificación a través de SMS o una aplicación de autenticación.
- Marca de agua dinámica. Proteja la información sensible con marcas de agua personalizadas que muestran a los espectadores su propia información salpicada en las páginas.
- Encriptación. Evite que su contenido sea objeto de ataques con cifrado AES y SSL/TLS de grado militar, incluido el cifrado del lado del cliente.
- Permisos avanzados. Controle el modo en que los usuarios interactúan con sus archivos limitando o ampliando el acceso (visualización, edición, comentarios, descargas, etc.).
- Estas y otras características se unen para hacer de Dropbox un entorno inviolable en el que puedes compartir tus datos confidenciales sin preocuparte por la seguridad.
Sin embargo, Dropbox sólo puede proteger tu documento durante el proceso de transferencia. Una vez que el documento se ha compartido, la seguridad termina. Las VDR avanzadas, en cambio, protegen tus documentos en todo momento, permitiéndote destruir remotamente el contenido sensible incluso después de haberlo descargado.
Funciones de colaboración y gestión de documentos
Debido a que fue diseñado esencialmente como un sistema de alojamiento de archivos y sólo después se convirtió en una data room completa, Dropbox todavía está poniéndose al día en los aspectos de colaboración y gestión de documentos. Una diferencia clave es que, hoy en día, las mejores VDR ofrecen funciones de IA, como el reconocimiento óptico de caracteres para los buscadores, la autoindexación e incluso la información empresarial basada en los patrones de acceso de los usuarios.
Aunque Dropbox no tiene eso, sí ofrece algunas funcionalidades útiles de VDR, como:
- Seguimiento de la actividad: Realiza un seguimiento de la participación de los usuarios en archivos específicos, recibe notificaciones cuando se visualizan nuevos archivos y accede fácilmente a una visión general de la participación de los usuarios en tu data room.
- Firmas electrónicas en la plataforma: La tecnología HelloSign propia de Dropbox ofrece a los usuarios múltiples plantillas para recoger firmas de forma segura y sin salir del espacio de la plataforma.
- Carga/descarga masiva: Sube todos los archivos que quieras, sin preocuparte de las limitaciones de tamaño. Realiza acciones rápidas de arrastrar y soltar para subir y transferir rápidamente.
- Compartir enlaces de forma segura: Comparte archivos o carpetas a través de un enlace seguro y fácil de cancelar.
- Envíe invitaciones: atraiga a nuevos usuarios a su data room con invitaciones personalizadas por correo electrónico.
- Acceso sin conexión: Cambie al modo sin conexión para seguir trabajando en sus archivos incluso con un acceso reducido a Internet. Una vez que vuelvas a estar conectado, los cambios se sincronizarán con tu data room.
- Integraciones: Dropbox se integra con Adobe, Microsoft Office, productos de Google, Zoom, Slack y muchos otros componentes esenciales de tu pila tecnológica.
- Utilízalo en cualquier dispositivo: Windows o Mac, Android o iOS: la aplicación de Dropbox es compatible con cualquier sistema operativo, además de ser accesible a través del navegador.
Vale la pena señalar que las data rooms virtuales son proyectos independientes creados específicamente para transacciones particulares y sensibles al tiempo. Mientras que las VDRs proporcionan esta seguridad proyecto a proyecto, Dropbox mantiene todo en una carpeta principal, dando al usuario un mar de todos sus datos en un solo lugar.
Al utilizar data rooms virtuales adecuadas, las empresas pueden crear salas separadas para operaciones distintas, por ejemplo. Dropbox no lo permite.
Características adicionales
Al igual que muchas data rooms virtuales, Dropbox permite integraciones con su proveedor de data rooms adquirido, DocSend. Esto proporciona a los usuarios un conjunto adicional de funciones, incluidas plantillas para acuerdos de confidencialidad, diligencia debida, recaudación de fondos, actas de reuniones de la junta directiva, informes de inversores y muchos otros casos de uso.
Asistencia al cliente
Dropbox proporciona a los usuarios una asistencia por chat dedicada las 24 horas del día, a la que puedes acceder directamente desde tu aplicación o desde el sitio web oficial de Dropbox. También puedes contactar con el proveedor por chat, correo electrónico o llamada directa. Para los clientes potenciales, también está disponible una opción de solicitud de demostración.
Además de la asistencia directa de un representante, los usuarios pueden disponer de una amplia gama de funciones de asistencia, como documentación, publicaciones en el blog, sesiones de formación en directo gratuitas y cursos de pago sobre la plataforma. Interactuar con la comunidad de Dropbox es otra posibilidad para resolver problemas o hacer peticiones y sugerencias.
En comparación con otras data rooms, Dropbox no ofrece asistencia personalizada para la incorporación de los usuarios, ni formación personalizada, ni asistencia telefónica permanente.
Planes de precios
Las suscripciones a Dropbox vienen en dos grupos: para uso personal y para empresas. Ambos están disponibles en un plan de precios mensual o anual.
Personal:
- Plus: Para hacer copias de seguridad individuales y compartir archivos
- Familiar: Para familias, incluye más almacenamiento y hasta 6 usuarios
Empresarial:
- Professional: Para particulares, con funciones adicionales como las firmas
- Estándar: Para equipos más pequeños, con límites en las transferencias de archivos y las firmas
- Avanzado: Para equipos grandes, acceso a todas las funciones, uso ilimitado de espacio y transferencias
Todas las suscripciones también están disponibles para una prueba gratuita de 30 días si se solicita.
Dropbox puede ser una solución de sala de datos bastante buena con características básicas para ofrecer a usuarios y empresas de todo tipo. Sin embargo, carece de muchos de los aspectos más avanzados de seguridad, colaboración y flexibilidad presentes en la competencia de las VDR, lo que puede convertirla en una opción no óptima para los usuarios corporativos.
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