Data rooms virtuales para la diligencia debida: beneficios y criterios

La diligencia debida es el proceso necesario para comprobar todos los hechos importantes y la información financiera, así como todos los datos mencionados a lo largo del proceso de fusiones y adquisiciones o de inversión. Antes del cierre de una transacción, la diligencia debida se lleva a cabo para garantizar que el comprador sabe exactamente lo que está comprando.

La diligencia debida tiene por objeto dotar al comprador de toda la información que necesita para tomar la decisión correcta. Si el equipo de diligencia debida encuentra algún problema, tendrá que decidir si abandona la operación o la modifica. Pero si todo parece correcto, el comprador y el vendedor pueden seguir adelante con la transacción.

En las operaciones de fusiones y adquisiciones, la diligencia debida permite al comprador comprobar y verificar la información pertinente sobre la empresa que desea adquirir. Para ayudar en esta tarea, las empresas necesitan una sala de datos virtual adecuada, y en este artículo, cubriremos todo lo que necesita saber sobre las data rooms virtuales para la diligencia debida.

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¿Qué es una data room para la diligencia debida?

Una data room de diligencia debida es un espacio de almacenamiento seguro en la nube en el que muchas partes de los acuerdos de fusiones y adquisiciones pueden compartir los documentos necesarios y los datos sensibles. Puede ayudar a almacenar e intercambiar documentos comerciales, jurídicos y financieros clave que se muestran a los posibles inversores para que los revisen y analicen antes del inicio de una asociación.

Tras el permiso del vendedor y la firma del acuerdo de confidencialidad, los inversores y compradores potenciales pueden acceder de forma sencilla a las data rooms. En comparación con una sala de datos estándar, una data room virtual es una opción innovadora, flexible, económica y útil.

El administrador puede conceder acceso a los documentos esenciales a varios usuarios autorizados, y el grado de acceso de cada usuario es controlado por el administrador. Los datos de data room virtual pueden ser cargados y descargados por el administrador.

¿Por qué utilizar data rooms virtuales para la diligencia debida?

El proceso de diligencia debida implica que varias personas trabajen con un sinfín de documentos confidenciales y datos sensibles desde el inicio de las transacciones comerciales hasta su integración posterior a la fusión. Sin las debidas precauciones, esta fase de la fusión y adquisición puede comprometer seriamente la seguridad de los datos.

Ahí es donde entra en juego el software de data rooms virtuales. Proporciona un entorno seguro para que varias partes almacenen y distribuyan los documentos e información necesarios.

Garantizando una protección de datos de alto nivel, una data room facilita la comunicación fluida y el intercambio seguro de documentos entre las partes del lado del vendedor y del comprador. Las personas autorizadas obtienen un fácil acceso a los datos relevantes y pueden compartir informes y progresos sin preocuparse por las filtraciones de datos.

Una solución de data room virtual online ayuda a garantizar que la diligencia debida se realice de forma exhaustiva y rápida. Además de las razones mencionadas anteriormente, los profesionales utilizan las salas de datos virtuales para

Proteger sus datos y su propiedad intelectual

La data room virtual le permite controlar sus datos en todo momento. Mediante el uso de roles de usuario basados en permisos, puede gestionar específicamente el acceso de los usuarios y quién puede ver los datos que envía. Para aumentar la seguridad, puede poner una marca de agua en todos los documentos con una marca de tiempo, un nombre y una dirección de correo electrónico.

Todos los usuarios deben firmar un acuerdo de no divulgación antes de entrar en la data room, por lo que puede estar tranquilo sabiendo que su información confidencial está a salvo.

Maximizar el éxito de la transacción

La data room también facilita la creación de una atmósfera similar a la de una subasta que impulsa las operaciones, ofreciéndole visibilidad de las actividades de data room a través de informes de seguimiento de auditoría y permitiéndole tener una mejor idea de quién está realmente interesado en su transacción en función de su comportamiento en la plataforma. Esto es realmente beneficioso para los vendedores.

Agilizar todo el proceso

La diligencia debida y la realización de acuerdos pueden llevar mucho tiempo, pero las capacidades de una sala de datos pueden ayudar a acelerar las cosas. Para empezar, la data room virtual es fácil de usar, e incluso aquellos que son totalmente nuevos en su uso no suelen necesitar formación ni explicaciones; esto ahorra tiempo a ambas partes.

Además, de principio a fin, la configuración de la sala de datos virtual lleva menos de 15 minutos. Después de eso, estará listo para empezar.

Ahorre los valiosos recursos de la empresa

Una sala de datos tradicional puede tener un precio elevado y costes ocultos, mientras que una data room virtual le permite saber exactamente por que paga. Sólo tiene que pagar un cargo fijo, que cubre el almacenamiento ilimitado y los usuarios a su discreción.

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Criterios a tener en cuenta al elegir una data room virtual para la diligencia debida


No todas las data rooms virtuales son iguales. Hay que prestar mucha atención a las características imprescindibles para el éxito del proceso de due diligence.

Seguridad

Para evitar las filtraciones de datos, elija una data room para la diligencia debida que ofrezca seguridad avanzada de datos y gestión de derechos digitales. Debe garantizar la protección de los documentos con funciones como el cifrado de 256 bits, la destrucción remota, la marca de agua automática, el modo de visualización restringida, la visualización segura de hojas de cálculo, las políticas de acceso detalladas y la protección antivirus.

El control de acceso total es imprescindible. Es fundamental poder asignar el acceso en función del cargo y las funciones. Si no, la información confidencial puede ser leída por quienes no tienen relación con ella. Esto no siempre es así, y puede tener resultados desfavorables.

La data room debe proporcionar un perfil de permisos único a los usuarios que permita el acceso sólo a archivos y carpetas específicos. También debe hacer un seguimiento de las actividades de los usuarios y proporcionar registros de auditoría.

Cumplimiento de la seguridad

Pero, ¿cómo asegurarse de que los proveedores de data rooms son tan seguros como dicen ser? Deje que la presencia del programa de certificación internacional de terceros hable. Elija una data room virtual con certificación ISO27001, SSAE 16, HIPAA y SOC2. También deben cumplir con los estándares internacionales, como el OWASP y el ciclo de vida de desarrollo seguro de Microsoft.

Facilidad de uso

Facilite el uso de la data room para la diligencia debida a usuarios con diferentes conocimientos profesionales y tecnológicos. La data room virtual debe ofrecer una interfaz intuitiva que garantice que cualquiera pueda utilizarla y acceder fácilmente a los archivos necesarios sin necesidad de una formación intensiva.

La data room debe ser accesible desde todos los dispositivos. Tampoco debe requerir plug-ins o software de lujo y debe ser compatible con Windows, macOS, Android e iOS. Además, debe tener una interfaz de usuario responsiva que funcione sin problemas en los dispositivos móviles.

Soporte multilingüe

Su equipo de diligencia debida puede involucrar a personas de diferentes nacionalidades. Asegúrese de que su data room virtual tenga las características multilingües necesarias para acomodar a los usuarios de diferentes orígenes étnicos y geográficos. Esto es especialmente crucial para las operaciones de fusiones y adquisiciones internacionales, por lo que una data room para fusiones y adquisiciones será esencial.

Preguntas y respuestas integradas y chat

El proceso de diligencia debida implica transacciones complejas que pueden plantear muchas preguntas. Facilite el intercambio eligiendo una data room virtual que ofrezca una forma eficaz de publicar preguntas y proporcionar respuestas. La data room para la diligencia debida también debe permitir chats seguros para una comunicación fluida.

Demo gratuita

Una de las mejores maneras de asegurarse de que está utilizando la mejor data room para sus necesidades es utilizarla. Es posible que quiera probar la plataforma antes de comprometerse con ella, y una demostración gratuita le permite hacer precisamente eso.

A la hora de elegir un proveedor de data rooms virtuales perfecto, puede elegir entre las mejores salas de datos que hemos seleccionado minuciosamente a través de varios criterios.

¿Cómo se utiliza una data room de diligencia debida?

La forma más sencilla de empezar a utilizar una sala de datos de diligencia debida es importando una plantilla de solicitud preconfeccionada. La data room y la estructura de carpetas se suministran y estructuran automáticamente cuando se dispone de una plantilla prefabricada.

A continuación, los usuarios pueden empezar a realizar solicitudes arrastrando y soltando los archivos necesarios en la plataforma. También pueden delegar tareas de trabajo, chatear con otros usuarios e invitar a nuevas personas a la data room.

Para empezar a trabajar con una data room virtual, sigue estos pasos:

  1. Encuentre el proveedor de data rooms más adecuado. Encontrar el mejor proveedor de data rooms para las necesidades de su proyecto entre las docenas de proveedores de data rooms es el aspecto que más tiempo requiere para crear una data room de diligencia debida. Las estructuras de precios, la funcionalidad y las categorías de casos de uso de los proveedores de salas de datos virtuales difieren. Aunque la reacción inicial de todo el mundo es hacer una selección basada en el precio, en realidad debería ser el último aspecto a considerar. En su lugar, concéntrese en el valor único que cada proveedor puede aportar a la estrategia de negociación de su empresa.
  2. Elija un plan adecuado. La mejor opción es elegir un software que cobre un coste fijo por sus servicios. Tendrá más flexibilidad para gestionar los archivos, relacionarse con otras personas y completar todas las fases de su proyecto de esta manera. Elija un plan en función de la cantidad de datos que desee guardar en la sala de datos y del tamaño de su operación. Cuanto mayor sea el número de personas y datos implicados, mayor será el coste.
  3. Inicie una prueba gratuita y obtenga un checklist de diligencia debida. Solicite a su proveedor un checklist para la diligencia debida para que pueda reunir toda la información relevante con antelación y crear un diseño lógico de la data room. Usted añadirá, eliminará y cambiará los archivos dentro de la sala de datos a medida que avance el acuerdo. Sin embargo, suele ser una buena idea empezar con un flujo de documentos prediseñado.
  4. Asegúrese de que la estructura automática de carpetas es correcta y fácil de entender. Haga un esquema para su data room utilizando la lista de comprobación de diligencia debida. A continuación, en función de la naturaleza específica del estilo de su empresa, realice las modificaciones necesarias.
  5. Comience por cargar los documentos. Transfiera sus datos al software de la data room una vez que todas las carpetas y subcarpetas estén listas. Preste mucha atención al nombre de los documentos y a la secuencia en que aparecen en cada carpeta.
  6. Añada usuarios y asigne funciones, fechas de vencimiento y prioridad a las tareas. Configure permisos avanzados para cada parte del acuerdo para controlar el acceso y envíe invitaciones para múltiples usuarios a la data room virtual de diligencia debida. Utilice una función de suplantación de usuarios para garantizar que todos tengan acceso a la información que necesitan y para comprobar la seguridad de los documentos confidenciales.

Ventajas de utilizar data rooms virtuales para la diligencia debida en lugar de salas de datos físicas

Muchas empresas que utilizan data rooms para la diligencia debida notan una mejora en la productividad de la empresa que se traduce en mejores resultados de los acuerdos. Una data room virtual fiable ofrece las siguientes ventajas:

Seguridad de los datos

El software de la sala de datos debe cumplir con estrictos estándares de seguridad y cumplimiento, incluyendo SOC 1, SOC 2 Tipo II, HIPAA/ITAR, ISO 27001, y otros. Al elegir una data room virtual para la diligencia debida, vale la pena comprobar todas las certificaciones de seguridad en el sitio web oficial del proveedor.

Al comparar una sala de datos física con la virtual, notará una diferencia significativa en el nivel de seguridad. Los fallos humanos y mecánicos no están permitidos en las salas de datos online. Además, las soluciones de Internet permiten a la organización regular quién tiene acceso a la sala de datos virtual de diligencia debida y a sus datos confidenciales durante el proceso de diligencia.

Para garantizar que los documentos cruciales que se presentan están completamente protegidos, los proveedores de salas virtuales de datos utilizan tecnologías de altísima seguridad, como la encriptación de datos y el seguimiento de la actividad. Es difícil que otras partes impriman, copien o modifiquen determinados documentos sin su aprobación.

Accesibilidad

Una data room online es una opción fácil de usar que facilita la gestión de su negocio. No tiene que ir a la oficina para firmar algún documento o ver la información de la transacción.

Los servicios de la data room virtual están disponibles en cualquier momento las 24 horas del día. Una data room incluye excelentes herramientas de gestión de archivos, como la carga de archivos mediante arrastrar y soltar, que acelera el proceso de carga. Hay otras características que hacen que la gestión de documentos sea más eficiente, como un lector de archivos integrado, la búsqueda dentro del documento y la indexación.

Una de las ventajas más importantes de la data room virtual es su presencia en un servidor fiable y seguro, que garantiza un acceso seguro a Internet las 24 horas del día, los siete días de la semana.

Gestión sencilla de documentos

A medida que la tecnología avanza, las soluciones de software se vuelven inevitablemente más fáciles de usar. Las personas que utilicen la data room tendrán distintos grados de experiencia informática, por lo que es fundamental que el procedimiento sea lo más sencillo posible para todos.

Esencialmente, cuanto más fácil sea el manejo de los documentos, más rápido avanzará la compra. Reducir el tiempo del proceso de diligencia debida ayuda a cerrar todo tipo de acuerdos.

Precio del servicio

Algunas personas asumen que las data rooms sólo están disponibles para las grandes organizaciones. Los clientes, en cambio, pagarán menos por este servicio que por el almacenamiento físico. Por ello, otra de las ventajas de adoptar la plataforma es el coste. La organización y el proveedor debaten el conjunto de funciones necesarias y el precio.

Flexibilidad

Aparte de las características mencionadas, la gran mayoría de los proveedores de servicios de data rooms virtuales también ofrecerán una actividad de registro útil, y una variedad de otras características, todo lo cual se sumará a la facilidad de los usuarios del servicio de datos.

En las data rooms virtuales, puede hacer un seguimiento de las actividades de entrada y salida de todos los miembros del equipo. También puede observar el tiempo que los visitantes pasaron viendo una página y qué contenido recibió la mayor atención. También puede utilizar las funciones de seguimiento para organizar mejor las actividades y supervisar el progreso del proyecto.

Control total de documentos y actividades

Para los inversores, el riesgo es menor. El acceso constante a los documentos es un aspecto inevitable de la colaboración eficaz. Los datos esenciales pueden ser vistos por el inversor en cualquier momento. Por ello, uno de los principales objetivos de la diligencia debida es reducir el riesgo y garantizar una colaboración segura basada en la confianza y el entendimiento mutuos.

Las organizaciones siguen utilizando servicios de intercambio de archivos. Se utilizan tanto para transacciones puntuales como de forma regular. El siguiente material ofrece una rápida visión general de las salas de datos y explica por qué el nuevo software está dominando el mercado.

Comunicación transparente y eficaz

Los canales de comunicación digital se han puesto a la altura de las circunstancias, mientras que las discusiones en directo han pasado a un segundo plano. Aunque otros sostienen que la negociación virtual nunca podrá sustituir el poder de un apretón de manos, muchas empresas se han adaptado y han acogido el nuevo paradigma.

Cuanto más se pueda hacer dentro de la data room virtual, mejor. Esto incluye el envío y la recepción de mensajes, así como la realización de llamadas de vídeo y audio. Las herramientas de comunicación deben ser tan sencillas y directas como el resto de las capacidades de la sala de datos.

Resumen

En el mundo digital actual, el uso de una sala de datos física ya no es necesario. Durante los acuerdos o transacciones comerciales críticas, no es posible que se produzcan errores humanos o creados automáticamente.

Las data rooms virtuales para la diligencia debida que ofrecen los principales proveedores están completamente automatizadas y no requieren ninguna intervención humana para su funcionamiento. La data room virtual, completamente segura, le permitirá almacenar, examinar e intercambiar información esencial con posibles inversores de la forma más beneficiosa y eficaz posible.

Visite la página principal para comparar y elegir uno de los mejores proveedores de data rooms para operaciones de diligencia debida.

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