Data rooms virtuales: todo lo que necesita saber

En el mundo de negocios las data rooms virtuales han revolucionado el proceso de intercambio de datos. Una data room (sala de datos virtual) es un almacenamiento en nube protegido contra el acceso de personas no autorizadas y utilizado por empresas para compartir información confidencial. Data rooms son imprescindibles para M&A ya que implementan muchas funciones para la protección de datos y el control de acceso. Todos los documentos pueden visualizarse por los participantes autorizados en tiempo real. No es necesario un servicio de correo electrónico u otros programas para compartir sus datos importantes con colegas y socios.

Acceso inmediato las 24/7 desde cualquier lugar y dispositivo, gestión de datos, almacenamiento seguro y ahorro de recursos durante los acuerdos comerciales son las razones por las que las empresas prefieren una data room virtual en lugar de una sala de datos física. Además, la versión online de data room elimina muchas dificultades y riesgos de las salas de datos tradicionales, reduciendo la posibilidad de que el acuerdo no salga según lo planeado.

¿Por qué las empresas prefieren data rooms virtuales en vez de otros repositorios?

Proporcionando un control total durante los procesos de diligencia debida, los repositorios de data room simplifican la cooperación entre todas las partes del trato. Salas de datos ha evolucionado hasta convertirse en una data room virtual, es decir, herramienta en línea para facilitar el proceso completo de cualquier acuerdo comercial, y no sólo para cumplir con due diligence. Aparte de M&A y procesos de due diligence, el software de data rooms es muy utilizado para tales transacciones como la compra y venta de negocios, sindicación de préstamos, capital privado y de riesgo.

A cada usuario se le asignan solo aquellas funciones que son necesarias para que pueda realizar su trabajo. Puede ser solo visualización, la capacidad de editar o descargar. El administrador de la data room puede prohibir copiar o descargar un documento. La verificación de dos pasos reduce significativamente la probabilidad de daño a los datos de la empresa.

Una data room está equipada con herramientas de comunicación. No necesita usar otros medios de comunicación para responder a una pregunta y comentar algo mientras trabaja. La sección personalizable de Q&A (preguntas y respuestas) permite recibir respuestas a las preguntas más populares. Por tanto, una data room virtual no es solo un almacén fiable de información, sino que también una herramienta cómoda para colaborar con su equipo durante transacciones .

Data rooms se utilizan por muchos sectores, que incluyen:

Muchos proveedores de data rooms ofrecen servicios similares, como el almacenamiento de datos seguro, invitación por correo electrónico, la gestión de datos y el intercambio de documentos. Otras funciones de cada data room pueden variar. Las mejores data rooms ofrecen un nivel de seguridad militar, soporte multilingüe 24/7, búsqueda del texto completo, informes en tiempo real, vinculación en el texto y una amplia de selección de otras funciones avanzadas.

Los 7 proveedores de data rooms más contratados en México y España

iDeals Virtual Data Room

La data room de iDeals es una poderosa solución de intercambio de documentos, usada por más de 6000 empresas en el mundo, incluyendo muchas empresas de Fortune 1000. Esta data room funciona desde el 2008. Su éxito se basa en un planteamiento de innovación continua, incluyendo una labor constante de I+D, una potente infraestructura en la nube y la disponibilidad instantánea del servicio de atención al cliente. Gracias al intercambio avanzado de documentos con la tecnología de iDeals y la seguridad inquebrantable, los representantes de todo el mundo pueden cumplir completamente con due diligence. Leer más…

Intralinks

Intralinks es un proveedor mundial de tecnología de gestión de contenidos seguros y soluciones de colaboración. Fundada en 1996, Intralinks con su data room permite el intercambio, control y gestión de la información entre organizaciones a través de sus datarooms virtuales y soluciones de espacios de negocios, adecuadas para el intercambio de datos dentro y fuera del firewall corporativo. El producto estrella de la empresa, Intralinks VDR, da la respuesta a la colaboración estratégica de una amplia gama de sectores, que incluyen el servicio financiero, ciencias biológicas, tecnología y manufactureras. Leer más…

DataSite

DataSite es una solución de data room segura que agiliza las fusiones y adquisiciones, oferta inicial pública e otras transacciones que requieren un cumplir con diligencia debida. Merrill DataSite reduce drásticamente el tiempo de las transacciones y los costosos acuerdos con la presentación de documentos en la data room. Leer más…

Brainloop Dataroom

La data room de Brainloop es un espacio virtual con una arquitectura completa de seguridad, disponible las 24 horas y los 7 días de la semana a través de un navegador web y tiene su aplicación propia para tablets. Brainloop garantiza la colaboración segura en un espacio de trabajo en línea durante la entrega de los documentos confidenciales. Aprenda por qué muchas empresas utilizan la virtual data room de Brainloop para comunicaciones, procesos de investigación y desarrollo, trabajos legales, proceso de due diligence y cualquier otra área en la que usted necesita intercambiar documentos confidenciales. Leer más…

SmartRoom VDR

SmartRoom ofrece sus servicios de virtual data room a numerosas áreas empresariales, como el mercado de capital, soluciones legales e intercambios empresariales. El alojamiento de documentos e intercambio entre socios, la cómoda gestión de la información corporativa sensible y la negociación confidencial de los datos en la plataforma hacen de Brainloop una solución óptima. Leer más…

Blackberry Workspaces

Blackberry Workspaces (anteriormente Watchdox) ofrece una solución segura para compartir datos con su data room virtual que pone a la disposición de los usuarios una colaboración más sencilla, así como un incremento de productividad. La experiencia de Workspaces une la seguridad centrada en los datos con facilidad del uso y aplica la seguridad y la gestión de los derechos digitales avanzados (DRM) para documentos desde su repertorio de contenido empresarial a múltiples destinatarios dentro y fuera de su organización, incluyendo web, desktop y móvil. Leer más…

Box Data Room

Box es un gestor de contenidos seguro y una plataforma de intercambio fundada en 2005. Recientemente Box introdujo un servicio de data rooms con funciones de seguridad avanzada, gestión de derechos digitales y un sistema de almacenamiento de archivos adecuado para la carga de contratos, estados financieros y otros procedimientos de due diligence. Muchas capas de protección mantienen la información empresarial bien protegida, ayudando a los equipos y empresas de todas las industrias a intercambiar y gestionar su información más importante desde cualquier lugar y dispositivo. Leer más…

¿Qué funciones ofrece una data room virtual?

En general, el objetivo principal de cualquier virtual data room es guardar, gestionar e intercambiar de forma segura los datos más valiosos durante la negociación del acuerdo, como por ejemplo un proceso de due diligence. Además de eso, los proveedores de datarooms virtuales ayudan a la venta estando mejor preparados para la negociación y teniendo una buena planificación estratégica. Las principales funciones de una data room incluyen son las siguientes :

  • Gestión de datos segura (datos encriptados, protección antivirus, prevención robo de cuenta)
  • Gestión de los derechos digitales
  • Herramientas de filtrado de documentos
  • Diferentes tipos de marca de agua
  • Búsqueda avanzada en toda la data room
  • Seguimiento de la actividad y registro de auditoría en tiempo real
  • Compatibilidad
  • Desplazamiento a través del visor
  • Compatibilidad con documentos de varios formatos
  • Carga masiva
  • Función de arrastrar y soltar
  • Q&A (preguntas y respuestas)
  • Posibilidad de administrar numerosos proyectos con una cuenta.

Además, las mejores data rooms ofrecen opciones de seguridad avanzadas, en particular, múltiples pasos de autentificación del inicio de sesión, botón deshabilitado de Imprimir Pantalla, Preguntas y Respuestas (FAQ o Q&A), acceso restringido por tiempo e IP, integración a Microsoft Office y marca de agua dinámica. Más, algunos proveedores de datarooms virtuales ofrecen formación personalizada si lo necesita.

Cómo comparar y elegir data rooms

Puede encontrar muchos proveedores de data rooms en los mercados de México y España. La gran selección es el motivo por el cual encontrará algo difícil optar por una de ellas. Aquí tiene algunos consejos que le ayudarán:

  • Decídase por las funciones que serán necesarias para el trabajo productivo. En otras palabras, es esencial que comprenda qué necesita su equipo de una sala de datos virtual. Cuanta más atención se preste a las particularidades de su trabajo, más beneficios recibirá.
  • Examine las opiniones. Lea comentarios sobre cada proveedor de data rooms y aprenda de la experiencia de otros usuarios, ya sean experiencias positivas o negativas.
  • Asegúrese de disponer de una prueba gratuita. Antes de contratar una virtual data room, es mejor probar todas las funciones primero para asegurarse de que este proveedor concreto es el que cubre sus necesidades. Puede recibir la oferta de una prueba gratuita de 15 ó 30 días con la mayoría de los proveedores.
  • Es mejor elegir al proveedor que pueda darle asistencia 24/7 y una sección de preguntas y respuestas. De lo contrario el horario de trabajo puede no coincidir debido a las diferentes zonas horarias.
  • Preste atención a las data rooms con experiencia en transacciones financieras complejas, que incluyen IPOs y M&A.
  • No se olvide del alojamiento interno y la gestión de la data room, ya que proveedores poco conocidos transfieren a terceros. La información confidencial puede verse en peligro.

Los proveedores de data room avanzados no solo ofrecen funciones fáciles de usar y útiles que ayudan a recoger, organizar y presentar la información en línea, sino que también aceleran los procedimientos. Vamos a echar un vistazo a esas opciones que pueden ser especialmente útiles para usted:

  • Seguridad del documento. Puede cifrar los datos, realizar copias de seguridad, restringir el acceso y añadir marcas de agua dinámicas a sus documentos. No hay opción de “Imprimir pantalla”.
  • Autenticación dual, gestión de dispositivo móvil, y prevención del robo de cuentas.
  • Funcionalidad. Deberá asegurarse de que la data room está integrada con Microsoft Office, que en cualquier momento pueda encontrar la respuesta a su pregunta y que sea posible realizar un seguimiento de las acciones de otros usuarios.
  • Facilidad de uso. Funciones integrales, interfaz intuitiva, opción de búsqueda avanzada. La mejor forma sería elegir una data room que sea adecuada tanto para los usuarios expertos, como para los principiantes.
  • Capacidad de creación de informes en tiempo real.
  • Considere encontrar un proveedor de data room que pueda personalizar la data room según sus deseos y necesidades. De esta forma obtendrá lo que es ideal para completar las tareas en su campo de actividad.
  • No olvide preguntar a su proveedor sobre el ancho de banda.

Ahora que sabe qué buscar para encontrar la data room perfecta para su empresa. En nuestra comparativa de funciones, revisiones y puntuaciones, le damos la oportunidad de encontrar la virtual data room que podrá satisfacer todas las necesidades de su compañía.

Data rooms para M&A

M&A (fusiones y adquisiciones) es un proceso en el cual data rooms son esenciales para la seguridad y comodidad de ambas partes que realizan el procedimiento. Todas las partes deben tener acceso a los documentos confidenciales para realizar la transacción. Antes de que aparecieran las data rooms virtuales, los documentos para M&A se presentaban en un espacio físico. Con las ventajas de una virtual data room, es fácil ver por qué muchas empresas se olvidaron del método obsoleto de almacenar documentación.

Hace solo 10 años, los vendedores cubrían los costes para alquilar locales y preparar la documentación. El comprador gastaba su dinero en un viaje de negocios y su tiempo en el análisis de los datos. Al usar una data room virtual, solo tendrá que afrontar las tarifas de la plataforma, que son muy bajas en comparación con todo el proceso que supone el trabajo en una sala de datos tradicional. Como conclusión, las data rooms son absolutamente necesarias para las M&A y para el proceso de due diligence. Asegúrese de comparar bien y ponerse en contacto con un proveedor de confianza.

Según el modelo de precios y el proveedor, el coste total de los servicios de data room virtual varía. Teniendo en cuenta los objetivos de su proyecto, cada uno de ellos puede ser funcional. En general, el precio de la data room se puede cobrar por página, por usuario, por tamaño de almacenamiento, y puede haber una tarifa mensual fija para un conjunto particular de funciones. Si se ofrecen funciones avanzadas, el precio puede aumentar.
Una data room virtual es un repositorio en línea seguro, dedicado a almacenar y compartir información sensible entre las partes interesadas de un trato comercial. Se usa comúnmente durante M&A (fusiones y adquisiciones). La funcionalidad de una data room estándar incluye características como permisos avanzados, una herramienta de preguntas y respuestas, autenticación multifactor, informes, control de seguimiento, Q&A, etc. En la mayoría de los casos, se da preferencia a una solución en la nube, por lo que no se requiere instalación.
El término "data room" se utiliza para definir a un repositorio en línea para almacenar datos sensibles y confidenciales de las empresas. Por lo general, están involucrados en la diligencia debida y procesos de M&A. Anteriormente, existían salas de datos físicas, que eran oficinas estándares con un mayor nivel de protección. Las salas de datos virtuales, llamadas data rooms virtuales son el paso adelante en la tecnología. Su funcionalidad se ha vuelto más divergente: además de guardar la información de la empresa en línea y siempre disponible para las personas autorizadas por el tiempo autorizado, es posible realizar transacciones financieras cómodamente, editar/eliminar/actualizar archivos agregados, recoger estadísticas, etc.
El propósito y la funcionalidad de las data rooms en la banca de inversión no difieren significativamente de su uso en otros campos. En general, se trata de un almacén en línea que permite acceder a archivos por cualquier usuario autorizado de varias regiones del mundo. Las data rooms simplifican la diligencia debida para ambas partes del trato, lo que les permite administrar las transacciones de M&A de manera más eficiente. A su vez, los banqueros de inversión pueden verificar a los usuarios que ingresan a la data room, controlando la duración de las sesiones y los archivos utilizados.
El uso típico de las data rooms virtuales son los procesos de diligencia debida (due diligence), que requiere almacenar y compartir GBs de archivos durante tratos comerciales. Estos repositorios en línea pueden ser útiles para las empresas que necesitan almacenar grandes volúmenes de datos o que necesitan organizar el acceso remoto de múltiples usuarios a la información simultáneamente, garantizando la confidencialidad.
Varias diferencias no permiten que Dropbox se considere una data room virtual. A pesar de su desarrollo y actualizaciones, Dropbox está diseñado para simplificar el intercambio de datos entre usuarios de Internet sin contribuir a su seguridad. La estructura del software también es diferente: mientras que Dropbox se basa en una carpeta principal que contiene todos los datos, las data rooms incluyen proyectos separados con acceso autorizado a cada uno. Además, la asistencia del equipo de soporte de una dataroom contribuye a realizar una transacción exitosa, y Dropbox no es lo suficientemente seguro y profesional para ejecutar un trato comercial serio, al igual que Google Drive u otras soluciones en nube.
Las fusiones y adquisiciones (M&A) ocurren cuando varias empresas se unen para crear una nueva o bien cuando una compañía compra a otra. El procedimiento no se puede llevar a cabo sin realizar verificaciones de diligencia debida por parte de la empresa adquirente y sin analizar previamente toda la información confidencial. Ahí es donde son necesarias las data rooms virtuales. Data rooms están diseñadas para mantener toda la información relevante en un repositorio seguro en la nube y promover su intercambio y actualización de manera más cómoda y segura para ambas partes.
El software de data room es una solución digital para almacenar y compartir datos confidenciales y patentados con partes interesadas durante las transacciones más importantes. Los documentos están protegidos por tecnologías de cifrado, autenticación de múltiples factores y permisos configurables. Teniendo en cuenta que varios usuarios pueden acceder a los archivos almacenados simultáneamente, es posible controlar su rendimiento gracias a diversos conjuntos de reglas.
En términos simples, la diligencia debida (due diligence en inglés) es un proceso de verificación de la confiabilidad y los beneficios de una empresa, para elegir la estrategia de M&A más adecuada. Los procedimientos comienzan cuando las partes firman la carta de intención (también conocida como LOI). Due diligence implica investigación y auditoría de cualquier relación de datos con las actividades de la empresa que se adquiere, incluidos sus registros corporativos, estado financiero, contratos con clientes, listas de propiedad intelectual, propiedad inmobiliaria y cualquier otro activo. Este paso permite al comprador comprobar que vale la pena invertir en el trato.
Además de preparar los datos para almacenarlos y compartirlos a través de la data room, las partes interesadas seleccionan un proveedor de data rooms virtuales confiable. Una vez completada la tarea, todo lo que tiene que hacer es abrir el repositorio, crear grupos de documentos, invitar a nuevos usuarios agregando sus correos electrónicos, y personalizar la funcionalidad para organizar el acceso limitado a los documentos y archivos agregados.
Las data rooms simplifican el almacenamiento y el intercambio de datos confidenciales y comerciales de cualquier empresa. Esto es especialmente útil durante M&A y due diligence. Al mismo tiempo, el software de data room garantiza un alto nivel de seguridad (mucho más alto que un Google Drive, por ejemplo) y promueve una toma de decisiones más rápida para los vendedores y los compradores. Entre los beneficios del uso de una data room virtual está la posibilidad de trabajar con los documentos desde cualquier parte del mundo, sin la necesidad de viajar a las salas de datos tradicionales. Las data rooms virtuales siempre son más rentables, además de intuitivas y cómodas. No importa su ubicación, sea España, México, El Salvador o Costa Rica - una data room virtual resulta conveniente y cómoda esté donde esté.