
1. iDeals

2. Citrix
2. Citrix

3. Datasite
3. Datasite

4. Brainloop
4. Brainloop

5. BlackBerry
5. BlackBerry

6. SmartRoom
6. SmartRoom

7. Box
7. Box

8. Intralinks
8. Intralinks

9. Dropbox
9. Dropbox

La tecnología de virtual data rooms es parte importante de toda operación de negocios. Empresas de todos los tamaños utilizan data rooms como repositorios corporativos, plataformas de comunicación y herramientas para tomar decisiones estratégicas.
Un data room electrónico seleccionado de manera correcta le brindará niveles de seguridad, funcionalidad y versatilidad sin comparación. Las personas encargadas de la toma de decisiones tendrán opciones prácticamente ilimitadas para aprovechar las herramientas sofisticadas y los flujos de trabajo prediseñados y procesar transacciones más rápido.
La mayor conveniencia y disponibilidad de los virtual data rooms ha hecho del concepto del data room físico, anteriormente tan popular, uno prácticamente obsoleto en todos los sectores.
Un virtual data room es una plataforma en línea que combina el almacenamiento en la nube con varias herramientas para operaciones de muy alto nivel. Al funcionar como un repositorio corporativo en línea, un data room digital puede ser particularmente beneficioso para procesos que involucran un gran volumen de documentación
Un virtual data room también puede servir como una plataforma de colaboración para las operaciones del día a día, la gestión de la junta directiva y todos los proyectos que requieran de contribuciones simultáneas de diferentes partes. Algunos de los ejemplos más comunes de aplicaciones de virtual data rooms son las operaciones de M&A (fusiones y adquisiciones), due diligence corporativo, gestión de carteras y capitalización.
Según nuestros estudios, los data rooms tienen mucho que ofrecer a empresas pequeñas, medianas y grandes en todos los sectores. Aún así, de acuerdo a resultados recientes, hay ciertas industrias que son las que más utilizan este tipo de software.
A continuación veremos los principales casos de uso de VDR en orden de popularidad.
Las fusiones y adquisiciones son cruciales para el crecimiento y desarrollo de cualquier entidad, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Además, muchas industrias, como startups en tecnología, dependen únicamente de ser adquiridas por otra compañía como única estrategia de salida u objetivo significativo.
El mayor desafío de una transacción de M&A es un due diligence exhaustivo. Los participantes suelen tener que revisar grandes cantidades de documentos en un tiempo relativamente corto.
Los virtual data rooms ayudan a crear ambientes ágiles y bien equipados para poder acceder a los archivos necesarios en cuestión de segundos, lo cual permite tomar decisiones clave más rápido. Tanto empresas boutique como grandes corporaciones se benefician del acceso universal y las soluciones automatizadas que ofrecen los data room modernos.
Las grandes firmas de fondos y capital privado suelen gestionar una gran cantidad de información confidencial. Esto requiere de un alto nivel de seguridad y transparencia interna. Al proteger los datos de usuarios y otorgar acceso a diversas analíticas, los virtual data rooms ofrecen muchas herramientas para cualquier tipo de proceso, desde capitalización hasta asesoría para inversiones.
Los abogados y despachos deben cumplir con regulaciones muy estrictas para garantizar la legitimidad de su práctica. Al mismo tiempo, tienen que gestionar documentos confidenciales e información privada.
Esto contribuye a que el sector legal sea uno de los principales beneficiarios de las herramientas revolucionarias de un VDR como cifrado de datos, controles de acceso y borrado remoto.
Como instituciones financieras que operan principalmente en tareas de asesoría, los bancos de inversiones requieren de soluciones de software que combinen comunicaciones simples con almacenamiento de información clasificada. Los banqueros de inversión usan data rooms para recopilar datos, realizar un proceso de due diligence, presentar objetivos a compradores potenciales y asistir con la integración post-transacción.
Además de una seguridad avanzada, los data rooms también permiten a los bancos mantener sus operaciones organizadas al implementar una mejor trazabilidad de las acciones de sus empleados y agilizar los informes.
El sector sanitario es otro que suele trabajar con inmensas cantidades de información confidencial como datos de pacientes, resultados de investigaciones, entre otros. Cometer un error al asegurar dichos datos puede resultar en espionaje por parte de competidores o incluso en un juicio a gran escala.
Además de ayudar a sus usuarios a proteger archivos, los data rooms ayudan a navegar procesos complejos y largos como la administración de licencias. Al almacenar toda la documentación necesaria en un espacio centralizado, las compañías pueden obtener todas las licencias necesarias mucho más rápido.
Parte importante de los comentarios que recibimos en nuestro estudio de data rooms nos indicó que existen otros sectores que los están utilizando más que nunca. A continuación veremos tres de los ejemplos más representativos.
Las empresas inmobiliarias utilizan virtual data rooms para gestionar carteras, comunicarse con inversores potenciales y monitorizar proyectos a largo plazo. Las herramientas de un data room permiten a las compañías tomar decisiones informadas para realizar sus operaciones y simplificar la gestión de documentos.
Las funcionalidades de repositorio de un data room crean un registro fácil de navegar en el que revisar todas las transacciones financieras y de desarrollo, lo cual hace de la ubicación de documentos una tarea mucho más sencilla durante operaciones de alto nivel.
Los inversores usan data rooms virtuales como una plataforma en la que implementar una estrategia para comparar oportunidades, solicitar documentación y realizar due diligence. Las operaciones exitosas pueden luego ser transferidas a la sección de carteras del data room.
Al mismo tiempo, las startups pueden utilizar soluciones de VDR para promocionar su compañía, organizar desarrollo corporativo y prepararse para adquisiciones, fusiones y otras grandes operaciones.
Al registrar una oferta pública de venta, las organizaciones tienen que recopilar una gran cantidad de documentos. Muchos de estos archivos son de carácter confidencial y necesitan un nivel adicional de seguridad. Además, una OPV requiere de consultoría externa, siendo crucial contar con las herramientas de colaboración propias de un data room.
El más alto nivel de seguridad para documentos confidenciales
Ágil organización y distribución de documentos
Espacio de trabajo centralizado con flujos transparentes e indicadores de responsabilidad mejorados
Rentable en comparación con data rooms tradicionales
Soluciones funcionales para la colaboración y toma de decisiones remota
Procesamiento de transacciones acelerado, del due diligence a la integración post-venta
Invertir en un data room otorga fiabilidad y experiencia tecnológica a la imagen de toda empresa
Funciones versátiles de accesibilidad de datos y personas
Oportunidades ilimitadas para todo tipo de proyectos
Los data rooms no suelen requerir hardware o plug-ins adicionales
Opciones para aprovechar la experiencia y asesoría del proveedor
Comunicación mejorada gracias a los canales de chat internos, sección de preguntas frecuentes, videollamadas, etc.
La seguridad de datos es la principal preocupación de todo negocio moderno. La necesidad de una protección de alto nivel que se actualice constantemente es lo que motiva a las empresas a confiar sus datos confidenciales a virtual data rooms. Un software de data room avanzado cuenta con diferentes niveles de seguridad que garanticen que los archivos de los usuarios no se vean comprometidos.
Los proveedores más fiables se aseguran de que su producto cumpla con los estándares de seguridad de la industria. La mejor manera de comprobar si un proveedor toma la seguridad seriamente es revisar que cuenten con certificaciones como ISO 27001, HIPAA y SOC 2.
El siguiente nivel de protección de datos es controlar quién puede acceder a ellos y cómo deberían estar autorizados para interactuar con estos. El envío seguro de documentos dentro de los virtual data rooms se realiza mediante la asignación de privilegios específicos según el rol de cada usuario.
Esta categoría de medidas de seguridad ayuda a proteger datos confidenciales, monitorizar todas las interacciones y prevenir amenazas de filtraciones internas.
Además de asegurar que solo ciertos usuarios puedan tener acceso a datos confidenciales, los administradores pueden también asignar capas de protección adicionales. Algunos ejemplos de seguridad de documentos incluyen permisos de solo visionado, ventanas emergentes con acuerdos de confidencialidad y registros de actividad detallados.
Junto a la protección de archivos, los VDR permiten el intercambio seguro de datos gracias a un ambiente protegido para todo tipo de comunicaciones. Por ejemplo, los usuarios pueden elegir formar grupos y debatir ciertas materias en privado en un ambiente en el que todas sus interacciones queden encriptadas.
Un data room fiable es una plataforma segura que permite a los usuarios almacenar y gestionar sus documentos privados con confianza. Lo más importante es seleccionar un proveedor que cuente con las funcionalidades de seguridad y certificaciones requeridas.
Los virtual data rooms ofrecen a sus usuarios un abanico prácticamente ilimitado de funciones. Sin embargo, existen algunas funcionalidades clave que ofrecen mayor valor, como las descritas a continuación.
Los virtual data rooms permiten a los usuarios acceder a documentos fácilmente desde cualquier dispositivo o lugar. El espacio digital elimina la necesidad de almacenar copias físicas, reduciendo los costes y el esfuerzo de mantener un archivo tradicional. Las funciones adicionales que aumentan la experiencia de gestión de documentos para los usuarios son:
Un data room bien diseñado cuenta con varios niveles de acceso que determinarán qué tipos de datos cada usuario puede obtener y qué acciones pueden tomar. Otras funcionalidades que ayudan con la administración de usuarios son:
Los usuarios de un virtual data room tienen todo tipo de experiencia técnica, lo cual significa que el software tiene que ser fácil de usar para que cualquiera pueda aprovecharlo eficientemente. Los dos principales aspectos de una usabilidad avanzada son una interfaz intuitiva y una implementación versátil, la cual incluye compatibilidad con todos los sistemas operativos como Windows, Linux y macOS.
Otras funciones que mejoran la experiencia de usuario incluyen:
El seguimiento y los informes de actividad permiten examinar el número exacto de usuarios que han interactuado con documentos específicos, evaluar sus interacciones y redirigir el flujo de trabajo cuando sea necesario. Las siguientes funciones de informes son las más útiles:
Los virtual data room permiten diferentes niveles de comunicación remota. Con la tecnología adecuada, los usuarios pueden mantener conversaciones por medio de chat, llamadas, email y mucho más. Las funciones típicas en una VDR que mejoran la comunicación son:
Un equipo de soporte eficiente es muy importante para una experiencia de data room exitosa. La mejora manera de evaluar la calidad de soporte es solicitando una demostración gratuita o registrándose para un periodo de prueba y buscando funcionalidades como:
La combinación de todos estas herramientas creará una base sólida para una experiencia productiva con un virtual data room.
Una vez haya seleccionado al proveedor más adecuado, lo único que queda pendiente es configurar el virtual data room para la operación. Esto se puede hacer en tres pasos.
Enumerar a todos los usuarios potenciales y dividirlos en grupos ya sea por rol en la empresa o contribución al proyecto acelerará de manera importante el proceso de invitaciones.
Al asignar permisos, es importante combinar seguridad y conveniencia. Esto significa establecer condiciones de acceso según las responsabilidades de cada usuario en el proyecto.
La etapa final es llenar de contenido al virtual data room. La manera más fácil es creando primero una estructura de carpeta y luego transfiriendo documentos en masa.
Seleccionar el mejor virtual data room puede ser una tarea complicada, especialmente si es su primer contacto con la industria y nunca ha trabajado con este tipo de plataformas.
Existen muchos proveedores de VDR en el mercado y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas.
¿Cómo seleccionar el mejor data room para sus necesidades? Naturalmente, debería elegir uno dependiendo de las particularidades de su negocio.
En primer lugar, determine qué objetivos tiene y qué resultados quiere conseguir.
En segundo lugar, compare los virtual data rooms en la web considerando criterios como experiencia, modelo de precios, medidas de seguridad, capacidad de almacenamiento, etc.
Optar por la tabla comparativa de data rooms que mostramos antes puede ahorrarle tiempo de manera importante. En la misma, verá ya a diez de los proveedores más importantes en el sector. Simplemente fíjese en las calificaciones, reseñas y comentarios de cada proveedor y decida cuál es el más indicado para usted.
Aún así, siempre puede hacer una comparación de virtual data rooms por sí mismo.
¿Qué debe tener en cuenta si hace su propia comparación? Para una imagen más completa, recomendamos prestar atención a estos criterios:
Ahora bien, veamos cada uno de estos puntos en detalle y, en este caso, compararemos tres de los mejores data rooms: iDeals, Citrix y Datasite.
Por regla general, los proveedores de VDR más fiables gozan de la recomendación de sus clientes.
Por eso mismo, si busca un virtual data room, busque los comentarios de sus clientes.
Puede revisar plataformas de reseñas populares como Capterra o G2. Tenga en cuenta la calificación general, cuántas reseñas recibe un vendedor en particular y si estos comentarios fueron positivos o negativos.Cuando se trata de los proveedores que hemos revisado, esto fue lo que encontramos:
La interfaz de usuario de su futuro software de VDR es más importante de lo que cree.
Tiene que ser fácil navegar en el virtual data room, independientemente de su formación técnica. Y esto no depende solo del diseño. Son importantes también la manera en que la información queda presentada, cómo se distribuyen las carpetas y si existen opciones de organización automática.
Esto es lo que los usuarios dicen sobre la usabilidad de iDeals, Citrix y Datasite:
Probablemente su objetivo al usar un virtual data room sea el de compartir archivos confidenciales con múltiples destinatarios.
Obviamente, será importante para usted poder controlar los permisos que cada uno de los usuarios tiene. Los mejores data room ofrecen funciones básicas como autenticación de múltiples factores, permisos de usuario granulares y mucho más.
La seguridad de documentación confidencial es lo primero que uno espera que pueda ofrecer un proveedor de VDR.
Todas las empresas de virtual data rooms protegen la seguridad de los documentos con la ayuda de diferentes funciones. Las más comunes son marcas de agua dinámicas, redacción y muchas más.
Hemos estudiado detenidamente lo que nuestros tres proveedores tienen que ofrecer, y aquí están nuestras observaciones:
Al subir grandes cantidades de información, tanto usted como otros usuarios deben poder navegar fácilmente y gestionar todos esos archivos.
¿Cómo se deberían comparar las funcionalidades de gestión de datos en un VDR? Como es de esperar, el rango de funciones que debería esperar de un proveedor particular dependerá del tamaño de su negocio. Por ejemplo, si su negocio es una startup, el volumen de documentación será considerablemente menor al de una corporación. Por tanto, no necesitará grandes herramientas de gestión de documentos.
Hemos estudiado detenidamente las opciones que ofrecen iDeals, Citrix y Datasite para administrar la documentación que sus usuarios suben al data room.
La posibilidad de rastrear toda la actividad en su virtual data room durante un proyecto añade mayor efectividad.
Busque qué analíticas y funciones de informes ofrece un proveedor particular y decida dependiendo de si estos servicios cumplen con las necesidades de su negocio.
Cuando sea difícil decidir, preste atención a lo que hace destacar a cada proveedor por encima de otros. Como regla general, todo software VDR tiene ciertas funcionalidades únicas que no ofrecen los competidores.
Después de realizar una detallada comparación entre virtual data rooms, esto es lo que encontramos en iDeals, Citrix y Datasite.
Al buscar el mejor virtual data room, considere la calidad del servicio al cliente que ofrece el proveedor.
Preste atención a las vías de contacto que ofrecen, qué tan rápido puede obtener la respuesta y lo informado que está el equipo en el tema.
Como es de esperar, el precio es uno de los factores clave que pueden influenciar su decisión.
Los modelos de precio en proveedores modernos de VDR son bastante diferentes, así que debería enfocarse en sus necesidades y asegurarse de que la relación calidad-precio quede justificada.
Esto es lo que encontramos sobre los precios de iDeals, Citrix y Datasite.
Teniendo en cuenta la comparación detallada entre iDeals, Citrix y Datasite que hemos planteado, puede ver las ventajas y desventajas de cada proveedor.
Al elegir un virtual data room, enfóquese primero en sus necesidades de negocio y preste atención a los factores que hemos revisado al comparar estos tres proveedores.
1. iDeals Virtual Data Room |
Un servicio de data rooms virtuales ágil que puede satisfacer las necesidades de empresas de distintos tamaños en cualquier industria |
Ver perfil |
2. Citrix ShareFile |
Sistema de seguridad multinivel, servicio confiable e intuitivo |
Ver perfil |
3. Datasite |
Con enfoque en grandes empresas, tiene una interfaz altamente intuitiva |
Ver perfil |
4. Brainloop |
Su enfoque principal: proporcionar un entorno para el intercambio seguro de información |
Ver perfil |
5. BlackBerry Workspaces (WatchDox) |
Apto para dispositivos móviles y con capacidad para compartir archivos con diferentes sistemas de gestión de contenido |
Ver perfil |
6. SmartRoom |
Una solución de data rooms práctica y funcional |
Ver perfil |
7. Box VDR |
Ofrece personalización, fácil instalación, caducidad de acceso y posibilidades de informes |
Ver perfil |
8. Intralinks |
Funciona rápidamente con grandes volúmenes de información |
Ver perfil |
9. Dropbox |
Adecuado para el intercambio de información personal, pero no para documentos sensibles |
Ver perfil |
10. Drooms |
Drooms es un software sofisticado para el almacenamiento e intercambio seguros de datos. |
Ver perfil |