Data rooms virtuales: todo lo que necesita saber

La tecnología de virtual data rooms es parte importante de toda operación de negocios. Empresas de todos los tamaños utilizan data rooms como repositorios corporativos, plataformas de comunicación y herramientas para tomar decisiones estratégicas.

Un data room electrónico seleccionado de manera correcta le brindará niveles de seguridad, funcionalidad y versatilidad sin comparación. Las personas encargadas de la toma de decisiones tendrán opciones prácticamente ilimitadas para aprovechar las herramientas sofisticadas y los flujos de trabajo prediseñados y procesar transacciones más rápido.

La mayor conveniencia y disponibilidad de los virtual data rooms ha hecho del concepto del data room físico, anteriormente tan popular, uno prácticamente obsoleto en todos los sectores.

¿Qué es un data room virtual?

Un virtual data room es una plataforma en línea que combina el almacenamiento en la nube con varias herramientas para operaciones de muy alto nivel. Al funcionar como un repositorio corporativo en línea, un data room digital puede ser particularmente beneficioso para procesos que involucran un gran volumen de documentación


Un virtual data room también puede servir como una plataforma de colaboración para las operaciones del día a día, la gestión de la junta directiva y todos los proyectos que requieran de contribuciones simultáneas de diferentes partes. Algunos de los ejemplos más comunes de aplicaciones de virtual data rooms son las operaciones de M&A (fusiones y adquisiciones), due diligence corporativo, gestión de carteras y capitalización.

¿Cuáles son los casos de uso más populares para un virtual data room?

Según nuestros estudios, los data rooms tienen mucho que ofrecer a empresas pequeñas, medianas y grandes en todos los sectores. Aún así, de acuerdo a resultados recientes, hay ciertas industrias que son las que más utilizan este tipo de software.

A continuación veremos los principales casos de uso de VDR en orden de popularidad.

M&A y due diligence

Las fusiones y adquisiciones son cruciales para el crecimiento y desarrollo de cualquier entidad, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Además, muchas industrias, como startups en tecnología, dependen únicamente de ser adquiridas por otra compañía como única estrategia de salida u objetivo significativo.

El mayor desafío de una transacción de M&A es un due diligence exhaustivo. Los participantes suelen tener que revisar grandes cantidades de documentos en un tiempo relativamente corto.

Los virtual data rooms ayudan a crear ambientes ágiles y bien equipados para poder acceder a los archivos necesarios en cuestión de segundos, lo cual permite tomar decisiones clave más rápido. Tanto empresas boutique como grandes corporaciones se benefician del acceso universal y las soluciones automatizadas que ofrecen los data room modernos.

Fondos y capital privado

Las grandes firmas de fondos y capital privado suelen gestionar una gran cantidad de información confidencial. Esto requiere de un alto nivel de seguridad y transparencia interna. Al proteger los datos de usuarios y otorgar acceso a diversas analíticas, los virtual data rooms ofrecen muchas herramientas para cualquier tipo de proceso, desde capitalización hasta asesoría para inversiones.

Servicios jurídicos

Los abogados y despachos deben cumplir con regulaciones muy estrictas para garantizar la legitimidad de su práctica. Al mismo tiempo, tienen que gestionar documentos confidenciales e información privada.

Esto contribuye a que el sector legal sea uno de los principales beneficiarios de las herramientas revolucionarias de un VDR como cifrado de datos, controles de acceso y borrado remoto.

Banca de inversiones

Como instituciones financieras que operan principalmente en tareas de asesoría, los bancos de inversiones requieren de soluciones de software que combinen comunicaciones simples con almacenamiento de información clasificada. Los banqueros de inversión usan data rooms para recopilar datos, realizar un proceso de due diligence, presentar objetivos a compradores potenciales y asistir con la integración post-transacción.

Además de una seguridad avanzada, los data rooms también permiten a los bancos mantener sus operaciones organizadas al implementar una mejor trazabilidad de las acciones de sus empleados y agilizar los informes.

Biotecnología e industria farmacéutica

El sector sanitario es otro que suele trabajar con inmensas cantidades de información confidencial como datos de pacientes, resultados de investigaciones, entre otros. Cometer un error al asegurar dichos datos puede resultar en espionaje por parte de competidores o incluso en un juicio a gran escala.

Además de ayudar a sus usuarios a proteger archivos, los data rooms ayudan a navegar procesos complejos y largos como la administración de licencias. Al almacenar toda la documentación necesaria en un espacio centralizado, las compañías pueden obtener todas las licencias necesarias mucho más rápido.

1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.6
3. Datasite
4.5
4. Brainloop
4.3
5. BlackBerry
4.2
6. SmartRoom
4.1
7. Box
4.0
8. Intralinks
3.8
9. Dropbox
3.7
10. Drooms
3.7

¿Qué otras industrias utilizan virtual data rooms?

Parte importante de los comentarios que recibimos en nuestro estudio de data rooms nos indicó que existen otros sectores que los están utilizando más que nunca. A continuación veremos tres de los ejemplos más representativos.

Inmobiliarias

Las empresas inmobiliarias utilizan virtual data rooms para gestionar carteras, comunicarse con inversores potenciales y monitorizar proyectos a largo plazo. Las herramientas de un data room permiten a las compañías tomar decisiones informadas para realizar sus operaciones y simplificar la gestión de documentos.

Las funcionalidades de repositorio de un data room crean un registro fácil de navegar en el que revisar todas las transacciones financieras y de desarrollo, lo cual hace de la ubicación de documentos una tarea mucho más sencilla durante operaciones de alto nivel.

Inversión en startups

Los inversores usan data rooms virtuales como una plataforma en la que implementar una estrategia para comparar oportunidades, solicitar documentación y realizar due diligence. Las operaciones exitosas pueden luego ser transferidas a la sección de carteras del data room.

Al mismo tiempo, las startups pueden utilizar soluciones de VDR para promocionar su compañía, organizar desarrollo corporativo y prepararse para adquisiciones, fusiones y otras grandes operaciones.

OPV

Al registrar una oferta pública de venta, las organizaciones tienen que recopilar una gran cantidad de documentos. Muchos de estos archivos son de carácter confidencial y necesitan un nivel adicional de seguridad. Además, una OPV requiere de consultoría externa, siendo crucial contar con las herramientas de colaboración propias de un data room.

12 razones por las que las compañías eligen data rooms virtuales

1

El más alto nivel de seguridad para documentos confidenciales

2

Ágil organización y distribución de documentos

3

Espacio de trabajo centralizado con flujos transparentes e indicadores de responsabilidad mejorados

4

Rentable en comparación con data rooms tradicionales

5

Soluciones funcionales para la colaboración y toma de decisiones remota

6

Procesamiento de transacciones acelerado, del due diligence a la integración post-venta

7

Invertir en un data room otorga fiabilidad y experiencia tecnológica a la imagen de toda empresa

8

Funciones versátiles de accesibilidad de datos y personas

9

Oportunidades ilimitadas para todo tipo de proyectos

10

Los data rooms no suelen requerir hardware o plug-ins adicionales

11

Opciones para aprovechar la experiencia y asesoría del proveedor

12

Comunicación mejorada gracias a los canales de chat internos, sección de preguntas frecuentes, videollamadas, etc.

¿Cuáles son las funcionalidades de seguridad más importantes en un virtual data room?

La seguridad de datos es la principal preocupación de todo negocio moderno. La necesidad de una protección de alto nivel que se actualice constantemente es lo que motiva a las empresas a confiar sus datos confidenciales a virtual data rooms. Un software de data room avanzado cuenta con diferentes niveles de seguridad que garanticen que los archivos de los usuarios no se vean comprometidos.

Certificaciones de seguridad

Los proveedores más fiables se aseguran de que su producto cumpla con los estándares de seguridad de la industria. La mejor manera de comprobar si un proveedor toma la seguridad seriamente es revisar que cuenten con certificaciones como ISO 27001, HIPAA y SOC 2.

Seguridad de acceso

El siguiente nivel de protección de datos es controlar quién puede acceder a ellos y cómo deberían estar autorizados para interactuar con estos. El envío seguro de documentos dentro de los virtual data rooms se realiza mediante la asignación de privilegios específicos según el rol de cada usuario.

Esta categoría de medidas de seguridad ayuda a proteger datos confidenciales, monitorizar todas las interacciones y prevenir amenazas de filtraciones internas.

Seguridad de documentos

Además de asegurar que solo ciertos usuarios puedan tener acceso a datos confidenciales, los administradores pueden también asignar capas de protección adicionales. Algunos ejemplos de seguridad de documentos incluyen permisos de solo visionado, ventanas emergentes con acuerdos de confidencialidad y registros de actividad detallados.

Seguridad de comunicación

Junto a la protección de archivos, los VDR permiten el intercambio seguro de datos gracias a un ambiente protegido para todo tipo de comunicaciones. Por ejemplo, los usuarios pueden elegir formar grupos y debatir ciertas materias en privado en un ambiente en el que todas sus interacciones queden encriptadas.

Un data room fiable es una plataforma segura que permite a los usuarios almacenar y gestionar sus documentos privados con confianza. Lo más importante es seleccionar un proveedor que cuente con las funcionalidades de seguridad y certificaciones requeridas.

¿Qué funcionalidades ofrecen los virtual data rooms?

Los virtual data rooms ofrecen a sus usuarios un abanico prácticamente ilimitado de funciones. Sin embargo, existen algunas funcionalidades clave que ofrecen mayor valor, como las descritas a continuación.

Funciones de gestión de documentos

Los virtual data rooms permiten a los usuarios acceder a documentos fácilmente desde cualquier dispositivo o lugar. El espacio digital elimina la necesidad de almacenar copias físicas, reduciendo los costes y el esfuerzo de mantener un archivo tradicional. Las funciones adicionales que aumentan la experiencia de gestión de documentos para los usuarios son:

  • Indexado automático
  • Vista instantánea
  • Almacenamiento de datos de alto volumen
  • Creación y sistematización simplificada de carpetas
  • Marcas de agua

Administración de usuarios

Un data room bien diseñado cuenta con varios niveles de acceso que determinarán qué tipos de datos cada usuario puede obtener y qué acciones pueden tomar. Otras funcionalidades que ayudan con la administración de usuarios son:

  • Invitaciones masivas
  • Configuración grupal e individual
  • Gestión de derechos digitales específicos para cada rol
  • Autenticación de múltiples factores en cada acceso

Facilidad de uso

Los usuarios de un virtual data room tienen todo tipo de experiencia técnica, lo cual significa que el software tiene que ser fácil de usar para que cualquiera pueda aprovecharlo eficientemente. Los dos principales aspectos de una usabilidad avanzada son una interfaz intuitiva y una implementación versátil, la cual incluye compatibilidad con todos los sistemas operativos como Windows, Linux y macOS.

Otras funciones que mejoran la experiencia de usuario incluyen:

  • Compatibilidad con múltiples idiomas
  • Búsqueda avanzada
  • Personalización
  • Acceso único para múltiples proyectos
  • Alta disponibilidad de la plataforma VDR

Función de informes

El seguimiento y los informes de actividad permiten examinar el número exacto de usuarios que han interactuado con documentos específicos, evaluar sus interacciones y redirigir el flujo de trabajo cuando sea necesario. Las siguientes funciones de informes son las más útiles:

  • Registros de auditoría detallados
  • Visualización infográfica de la actividad del data room
  • Marcas de agua dinámicas
  • Notificaciones de acceso

Funciones de comunicación

Los virtual data room permiten diferentes niveles de comunicación remota. Con la tecnología adecuada, los usuarios pueden mantener conversaciones por medio de chat, llamadas, email y mucho más. Las funciones típicas en una VDR que mejoran la comunicación son:

  • Herramientas de colaboración como administrador de tareas con medidas concretas
  • Sección de preguntas frecuentes
  • Integraciones ágiles con herramientas de email y calendario de terceros

Servicio de soporte

Un equipo de soporte eficiente es muy importante para una experiencia de data room exitosa. La mejora manera de evaluar la calidad de soporte es solicitando una demostración gratuita o registrándose para un periodo de prueba y buscando funcionalidades como:

  • Disponibilidad 24/7/365 a través de chat, teléfono o email
  • Posibilidad de hablar en múltiples idiomas
  • Soporte técnico capaz de dar soluciones desde un único punto de contacto

La combinación de todos estas herramientas creará una base sólida para una experiencia productiva con un virtual data room.

Cómo configurar un virtual data room en 3 sencillos pasos

Una vez haya seleccionado al proveedor más adecuado, lo único que queda pendiente es configurar el virtual data room para la operación. Esto se puede hacer en tres pasos.

Cree grupos e invite a usuarios

Enumerar a todos los usuarios potenciales y dividirlos en grupos ya sea por rol en la empresa o contribución al proyecto acelerará de manera importante el proceso de invitaciones.

Gestione permisos

Al asignar permisos, es importante combinar seguridad y conveniencia. Esto significa establecer condiciones de acceso según las responsabilidades de cada usuario en el proyecto.

Añada documentos y archivos

La etapa final es llenar de contenido al virtual data room. La manera más fácil es creando primero una estructura de carpeta y luego transfiriendo documentos en masa.

Comparación de data rooms virtuales: cómo elegir un data room virtual

Seleccionar el mejor virtual data room puede ser una tarea complicada, especialmente si es su primer contacto con la industria y nunca ha trabajado con este tipo de plataformas.

Existen muchos proveedores de VDR en el mercado y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas.


¿Cómo seleccionar el mejor data room para sus necesidades? Naturalmente, debería elegir uno dependiendo de las particularidades de su negocio.

En primer lugar, determine qué objetivos tiene y qué resultados quiere conseguir.

En segundo lugar, compare los virtual data rooms en la web considerando criterios como experiencia, modelo de precios, medidas de seguridad, capacidad de almacenamiento, etc.

¿En qué se debe prestar atención al realizar una comparación de data rooms? 

Optar por la tabla comparativa de data rooms que mostramos antes puede ahorrarle tiempo de manera importante. En la misma, verá ya a diez de los proveedores más importantes en el sector. Simplemente fíjese en las calificaciones, reseñas y comentarios de cada proveedor y decida cuál es el más indicado para usted.

Aún así, siempre puede hacer una comparación de virtual data rooms por sí mismo.

¿Qué debe tener en cuenta si hace su propia comparación? Para una imagen más completa, recomendamos prestar atención a estos criterios:

  • Reputación del proveedor
  • Facilidad de uso
  • Seguridad de acceso
  • Funciones de seguridad de documentos
  • Funciones de gestión de documentos
  • Posibilidad de informes y analíticas
  • Funcionalidades únicas que hacen destacar a un proveedor
  • Calidad de servicio al cliente
  • Precios

Ahora bien, veamos cada uno de estos puntos en detalle y, en este caso, compararemos tres de los mejores data rooms: iDeals, Citrix y Datasite.

Comparación de data rooms: lo que hay que tener en cuenta

Teniendo en cuenta la comparación detallada entre iDeals, Citrix y Datasite que hemos planteado, puede ver las ventajas y desventajas de cada proveedor.

Al elegir un virtual data room, enfóquese primero en sus necesidades de negocio y preste atención a los factores que hemos revisado al comparar estos tres proveedores.

FAQ

El coste de los servicios de un virtual data room depende del modelo de precios y del proveedor. Los factores a considerar son los objetivos de su proyecto porque cada uno puede ser convertido a una función independiente dentro del VDR. Por lo general, los proveedores pueden cobrar por página, por usuario o por capacidad de almacenamiento. Pueden también contar con una tarifa mensual para un conjunto particular de funciones. El precio puede aumentar aún más si el proveedor del VDR ofrece funcionalidades avanzadas.
Un virtual data room es un repositorio seguro en línea para almacenar y compartir datos entre partes interesadas. Se suele usar durante negociaciones para fusiones y adquisiciones. Las funcionalidades estándar incluyen permisos avanzados, herramienta de preguntas frecuentes, autenticación de múltiples factores, informes y seguimiento, entre otros. En la mayoría de casos, se da preferencia a una solución en la nube para la que no haga falta instalación.
“Data room” es un repositorio en línea dedicado al almacenamiento de datos empresariales confidenciales y sensibles. Un data room se suele usar en procesos legales, due diligence para fusiones y adquisiciones. Antes de los virtual data rooms, las empresas tenían que recurrir a data rooms físicos, oficinas estándar con un alto nivel de protección. Los virtual data rooms son el siguiente paso y han cambiado a la oficina tradicional por un repositorio en línea. La funcionalidad de un VDR se ha vuelto más divergente: además de proteger la información de la compañía, es ahora posible hacer seguimientos de las entradas y del flujo de datos, realizar transacciones financieras, editar, borrar o actualizar archivos, etc.
El propósito y la función de los data rooms en banca de inversiones no es muy diferente a su uso en otros sectores. Un data room para banca de inversiones es un repositorio en línea que permite acceder a los archivos descargados por cualquier usuario autorizado desde diferentes regiones. Los virtual data rooms simplifican el due diligence para todas las partes de la operación, permitiendo administrar transacciones de M&A de manera más eficiente. En cambio, los banqueros de inversiones pueden revisar qué usuarios ingresan al VDR, hacer un seguimiento de la duración de las sesiones y de la documentación en la que han trabajado.
El uso más común de los virtual data rooms se da en operaciones de M&A, en particular en los procesos de due diligence, los cuales requieren almacenar y compartir grandes cantidades de archivos relacionados a la compañía que va a ser adquirida. Estos repositorios en línea pueden ser muy útiles para negocios con un volumen similar de datos o para empresas que necesiten implementar acceso remoto a múltiples usuarios a la vez que garantizan la confidencialidad de la información.
Las fusiones y adquisiciones (M&A) ocurren cuando una compañía vende su oferta a inversores potenciales para recibir los ingresos estimados. Esta transacción no puede ser concluida sin que antes la empresa adquirente realice revisiones de due diligence y analice información confidencial. Los virtual data rooms para M&A son necesarios porque están diseñados para guardar toda la información pertinente en una solución segura basada en la nube y facilitar el envío sencillo y la actualización de documentos.
Un software de data room es una solución digital única para almacenar y compartir datos confidenciales y protegidos con las partes interesadas de una operación de M&A o cualquier otra transacción empresarial. Los documentos descargados son protegidos con tecnologías de cifrado electrónico, autenticación de múltiples factores y permisos configurables por roles. Teniendo en cuenta que varios usuarios pueden acceder a los archivos de manera simultánea, es posible controlar su rendimiento con conjuntos separados de reglas.
Due diligence es el proceso de revisar la fiabilidad y los beneficios de la oferta de la compañía destino, elegir la estrategia más apropiada para operaciones de M&A y establecer el acuerdo más adecuado para todas las partes.. El proceso inicia cuando las partes firman el acuerdo de intenciones, algo requerido en prácticamente toda fusión o adquisición. El due diligence involucra el estudio y auditoría de toda información relacionada con las actividades de la organización a ser adquirida, incluyendo sus registros corporativos, estados financieros, contratos con clientes, listados de propiedad intelectual, inmuebles y cualquier otro activo, los cuales pueden ser almacenados en un VDR diseñado para due diligence M&A. Este paso permite al comprador determinar si los hechos demostrados hacen rentable la inversión.
Además de preparar los datos a almacenar y compartir en el data room, las partes interesadas deben seleccionar un proveedor fiable y reconocido. Una vez esta tarea ha sido completada, todo lo que tiene que hacer para crear un data room es abrir el repositorio, crear grupos de documentos, invitar nuevos usuarios añadiendo sus e-mails y personalizar los accesos a los documentos y archivos.
Los data rooms simplifican el almacenamiento y envío de datos confidenciales y comerciales de cualquier negocio. Esto es especialmente útil durante acuerdos de fusión y adquisición. Al mismo tiempo, el software de data room garantiza un alto nivel de seguridad y favorece una toma de decisiones más rápida tanto para la parte vendedora como para la compradora. La razón es la posibilidad de analizar información desde cualquier parte del mundo sin necesidad de viajar a las oficinas de la compañía que va a ser adquirida, algo que permite oportunidades de revisión muy limitadas. Los virtual data rooms tienden a ser más rentables e intuitivos en su operación y ajustes a largo plazo.