Según nuestra investigación, los data rooms ofrecen mucho a las pequeñas, medianas y grandes empresas de numerosos sectores. Aun así, hay varios sectores que confían más en esta tecnología.
A continuación se presentan los principales casos de uso.
M&A y due diligence
Las fusiones y adquisiciones son cruciales para el crecimiento de cualquier empresa, desde las pequeñas hasta las grandes corporaciones (vea la diferencia entre fusiones y adquisiciones). El mayor reto de cualquier operación de M&A es la due diligence: varias partes deben revisar enormes cantidades de documentos en plazos muy cortos. Prepare su operación con nuestra lista de documentos de M&A, el checklist de data rooms, la guía de más de 60 preguntas de due diligence y el checklist de due diligence financiera.
Las soluciones de primer nivel crean entornos ágiles para acceder a los archivos necesarios en cuestión de segundos, lo que permite tomar decisiones clave antes.
Caso práctico: EW Scripps
En 2017-2018, EW Scripps utilizó el data room virtual de Ideals para vender con éxito más de 30 emisoras de radio por un total de 85 millones de dólares. La empresa simplificó significativamente la due diligence:
- Garantizó un acceso controlado a la información confidencial gracias a ocho niveles de permisos y herramientas innovadoras de seguridad de documentos.
- Eliminó los silos de comunicación y centralizó la due diligence con flujos de preguntas y respuestas personalizables, debates integrados, redacción de documentos y herramientas de mensajería.
- Siguió cada acción y aseguró la total trazabilidad gracias al sistema de informes integrado y a la pista de auditoría completa.
Fondos y capital riesgo
Los fondos de alto perfil y las empresas de capital privado manejan mucha información confidencial. Esto exige mayor seguridad y transparencia interna. Los data rooms ofrecen numerosas herramientas de colaboración para cualquier proceso, desde la captación de capital hasta el asesoramiento en inversiones, y permiten acceder a analíticas de actividad.
Estudio de caso: Heritage Group
Heritage Group es una empresa de inversión centrada en la atención sanitaria que gestiona más de 700 millones de dólares en tres fondos de capital riesgo. En 2020, Heritage Group utilizó SmartRoom para mejorar la gestión de datos y las auditorías:
- Garantizó la máxima seguridad en las comunicaciones con los inversores gracias a herramientas de seguridad a nivel de documento y a la recuperación de acceso remoto.
- Compartió información dinámica sobre fondos y operaciones con los inversores en tiempo real gracias a portales para inversores y alertas de actividad.
- Redujo las redundancias administrativas en un 30% gracias a flujos de preguntas y respuestas sólidos y a la integración de la firma electrónica.
Legal
Los abogados y los bufetes deben cumplir normativas estrictas y, al mismo tiempo, custodiar muchos documentos sensibles e información empresarial confidencial.
Por eso el sector legal es uno de los primeros en beneficiarse de las funciones líderes de los data rooms virtuales, como el cifrado, el control de acceso y la recuperación remota.
Estudio de caso: DMH Stallard
DMH Stallard es un bufete de abogados británico con más de 50 años de experiencia y más de 380 profesionales. Utilizó el data room de Dfin Venue para mejorar sus servicios diarios:
- Garantizó una sólida seguridad de los datos de los clientes gracias a la marca de agua, el acceso basado en roles, el análisis de virus y el cifrado de datos.
- Aumentó la eficiencia del flujo de trabajo gracias al acceso rápido a un almacenamiento central de documentos y a un proceso de preguntas y respuestas cómodo.
- Aseguró el cumplimiento del RGPD (GDPR) en los acuerdos con clientes gracias a las herramientas de informes y a las funciones de seguridad de datos.
Banca de inversión
Como instituciones financieras que operan sobre todo como asesores, los bancos de inversión necesitan software que combine comunicaciones sencillas y eficientes con un almacenamiento de datos de alto nivel. Usan los data rooms para compartir archivos confidenciales, recopilar información, realizar la due diligence, presentar objetivos a compradores potenciales y apoyar la integración posterior a la transacción.
Estudio de caso: Credit Suisse
Credit Suisse, un grupo internacional de asesoramiento en fusiones y adquisiciones, facilita cientos de transacciones de banca de inversión al año. En 2015 mejoró sus procesos de Q&A con el data room virtual de Intralinks:
- Procesó más de 2500 Q&A y ahorró entre 3 y 4 horas diarias con herramientas avanzadas de gestión de Q&A.
- Siguió y compartió la actividad de documentos y usuarios mediante paneles informativos.
- Garantizó la seguridad y confidencialidad de las preguntas y respuestas mediante permisos de usuario.
Sector inmobiliario
Las operaciones inmobiliarias implican contratos, planos, informes técnicos y documentación fiscal que deben compartirse con compradores, inversores y financiadores. Un data room permite controlar quién accede a cada documento y ordenar la información por activo. Vea cómo aprovechar los data rooms virtuales en operaciones inmobiliarias.
Startups y captación de capital
Las startups utilizan el data room para compartir con inversores métricas, contratos y documentación legal de forma ordenada y con trazabilidad de quién ha consultado qué. Consulte nuestra guía de data rooms virtuales para startups.
Caso práctico: Orcan Energy
Orcan Energy es una empresa alemana de energía limpia especializada en sistemas modulares de recuperación de calor residual. La empresa adoptó el data room de Ideals para agilizar su captación de capital y mejorar el control de documentos, la transparencia con los inversores y la gestión de usuarios:
- Sustituyó a su anterior proveedor de VDR por Ideals gracias a unos precios de suscripción transparentes, una interfaz intuitiva y un soporte ágil con sede en Alemania.
- Transfirió los archivos del data room anterior de forma segura, ajustó los niveles de permisos para proteger los datos críticos del proyecto y activó el seguimiento de la actividad en tiempo real entre los distintos grupos de inversores.
- Facilitó una captación de capital flexible al pausar el data room entre rondas y reactivarlo al instante para retomar el contacto con los inversores y la preparación de la operación.
Industria farmacéutica y biotecnológica
El sector de la salud y las ciencias de la vida maneja cantidades crecientes de datos confidenciales, como información de pacientes y resultados de investigación. Un fallo en su protección puede dar lugar a espionaje por parte de la competencia o incluso a un litigio de gran alcance.
Los data rooms ayudan a estas empresas a proteger la información confidencial y a agilizar procedimientos complejos y lentos, como la concesión de licencias. Al almacenar toda la documentación en un espacio centralizado, pueden obtener las licencias necesarias mucho más rápido.
Estudio de caso: SyneuRx
SyneuRx es una empresa biotecnológica taiwanesa que desarrolla tratamientos contra la COVID-19. En 2022 se asoció con Ideals para proteger los datos de sus clientes y sus descubrimientos clínicos. La empresa utilizó el data room para:
- Proteger los descubrimientos clínicos mientras compartía datos entre cientos de usuarios, gracias al control remoto de datos, las carpetas de privacidad y el acceso basado en roles.
- Comunicarse con inversores estadounidenses, chinos y europeos de forma simultánea en portales de inversores independientes.
- Cumplir las normas ISO 27001, RGPD (GDPR), GCP, HIPAA y otras normas del sector médico y biotecnológico gracias a un data room centrado en el cumplimiento.
