Datarooms.org hace sus calificaciones de acuerdo con las reseñas de los usuarios, las funciones y las soluciones de seguridad. Actualizamos los datos de los data rooms virtuales cada semana.
iDeals es un proveedor de data rooms virtuales orientado al consumidor que garantiza un servicio de atención al cliente impecable, facilidad de uso y seguridad de nivel bancario. Con la ayuda de funciones como la redacción integrada, el control de acceso granular y los...
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Data room excelente. La mejor relación calidad-precio.Alex L.
4.8/5
Excelente plataforma para M&A a un precio competitivo.Pablo B.
4.8/5
Todo lo que necesita en una VDR.Ralph J.
91% de recomendaciones
2. Citrix
4.6
La data room virtual Citrix ShareFile es un producto propiedad de Citrix Systems, un desarrollador de espacios de trabajo en la nube que adquirió ShareFile, un proveedor de soluciones de colaboración, en 2013. ShareFile se fundó en 2005 con sede en Raleigh, Carolina de...
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Datasite LLC - antes llamada Merrill Corporation - es un proveedor de software fundado en 1999 como filial de Datasite Global Corporation, y con sede en Minneapolis, Estados Unidos.
Datasite ofrece un conjunto de productos de software diseñados para agilizar los pro...
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Brainloop, fundada en 2000, es un proveedor de data rooms virtuales que facilita la colaboración segura en acuerdos y transacciones complejas que requieren documentos confidenciales. Con sede en Múnich (Alemania), Brainloop tiene oficinas en Austria y Suiza. Ya en 2018...
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BlackBerry Workspaces es una data room virtual fundada en 1984 y con sede en Waterloo, Ontario. En la actualidad, cuentan con 30 oficinas en todo el mundo, en Europa, América del Norte, América Latina y Asia-Pacífico.
La VDR cuenta con una interfaz fácil de usar y u...
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SmartRoom es uno de los productos de BMC Group VDR LLC (BMC GROUP), un proveedor líder de soluciones de gestión de la información fundado en 1998. La empresa tiene su sede en El Segundo, California, Estados Unidos.
SmartRoom está especializada en operaciones de fusi...
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Box es un proveedor de almacenamiento en la nube, soluciones de colaboración remota y una solución de data room virtual fundada en Estados Unidos en 2005. Box tiene oficinas en cuatro ciudades estadounidenses, así como en otros nueve países: Canadá, Reino Unido, Franci...
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La data room virtual de Intralinks es una solución eficaz y versátil para el acceso instantáneo a los datos y la colaboración sin fisuras durante las operaciones comerciales.
La empresa se fundó en 1996, pero la primera sala de datos para fusiones y adquisiciones se...
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Dropbox es una plataforma de intercambio de archivos con sede en San Francisco, California. Fundada en 2007, la empresa ha sido pionera en el sector de la computación en la nube y actualmente es uno de los sistemas de alojamiento más utilizados para la copia de segurid...
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Drooms VDR es uno de los principales proveedores de software y data rooms de Europa. Su misión es permitir prácticas de procesamiento de datos fluidas y seguras para documentos confidenciales, por lo que Drooms ofrece la máxima seguridad a más de 15.000 clientes global...
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La tecnología de virtual data rooms es parte importante de toda operación de negocios. Empresas de todos los tamaños utilizan data rooms como repositorios corporativos, plataformas de comunicación y herramientas para tomar decisiones estratégicas.
Un data room electrónico seleccionado de manera correcta le brindará niveles de seguridad, funcionalidad y versatilidad sin comparación. Las personas encargadas de la toma de decisiones tendrán opciones prácticamente ilimitadas para aprovechar las herramientas sofisticadas y los flujos de trabajo prediseñados y procesar transacciones más rápido.
La mayor conveniencia y disponibilidad de los virtual data rooms ha hecho del concepto del data room físico, anteriormente tan popular, uno prácticamente obsoleto en todos los sectores.
¿Qué es un data room virtual?
Un virtual data room es una plataforma en línea que combina el almacenamiento en la nube con varias herramientas para operaciones de muy alto nivel. Al funcionar como un repositorio corporativo en línea, un data room digital puede ser particularmente beneficioso para procesos que involucran un gran volumen de documentación
Un virtual data room también puede servir como una plataforma de colaboración para las operaciones del día a día, la gestión de la junta directiva y todos los proyectos que requieran de contribuciones simultáneas de diferentes partes. Algunos de los ejemplos más comunes de aplicaciones de virtual data rooms son las operaciones de M&A (fusiones y adquisiciones), due diligence corporativo, gestión de carteras y capitalización.
¿Cuáles son los casos de uso más populares para un virtual data room?
Según nuestros estudios, los data rooms tienen mucho que ofrecer a empresas pequeñas, medianas y grandes en todos los sectores. Aún así, de acuerdo a resultados recientes, hay ciertas industrias que son las que más utilizan este tipo de software.
A continuación veremos los principales casos de uso de VDR en orden de popularidad.
M&A y due diligence
Las fusiones y adquisiciones son cruciales para el crecimiento y desarrollo de cualquier entidad, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Además, muchas industrias, como startups en tecnología, dependen únicamente de ser adquiridas por otra compañía como única estrategia de salida u objetivo significativo.
El mayor desafío de una transacción de M&A es un due diligence exhaustivo. Los participantes suelen tener que revisar grandes cantidades de documentos en un tiempo relativamente corto.
Los virtual data rooms ayudan a crear ambientes ágiles y bien equipados para poder acceder a los archivos necesarios en cuestión de segundos, lo cual permite tomar decisiones clave más rápido. Tanto empresas boutique como grandes corporaciones se benefician del acceso universal y las soluciones automatizadas que ofrecen los data room modernos.
Fondos y capital privado
Las grandes firmas de fondos y capital privado suelen gestionar una gran cantidad de información confidencial. Esto requiere de un alto nivel de seguridad y transparencia interna. Al proteger los datos de usuarios y otorgar acceso a diversas analíticas, los virtual data rooms ofrecen muchas herramientas para cualquier tipo de proceso, desde capitalización hasta asesoría para inversiones.
Servicios jurídicos
Los abogados y despachos deben cumplir con regulaciones muy estrictas para garantizar la legitimidad de su práctica. Al mismo tiempo, tienen que gestionar documentos confidenciales e información privada.
Esto contribuye a que el sector legal sea uno de los principales beneficiarios de las herramientas revolucionarias de un VDR como cifrado de datos, controles de acceso y borrado remoto.
Banca de inversiones
Como instituciones financieras que operan principalmente en tareas de asesoría, los bancos de inversiones requieren de soluciones de software que combinen comunicaciones simples con almacenamiento de información clasificada. Los banqueros de inversión usan data rooms para recopilar datos, realizar un proceso de due diligence, presentar objetivos a compradores potenciales y asistir con la integración post-transacción.
Además de una seguridad avanzada, los data rooms también permiten a los bancos mantener sus operaciones organizadas al implementar una mejor trazabilidad de las acciones de sus empleados y agilizar los informes.
Biotecnología e industria farmacéutica
El sector sanitario es otro que suele trabajar con inmensas cantidades de información confidencial como datos de pacientes, resultados de investigaciones, entre otros. Cometer un error al asegurar dichos datos puede resultar en espionaje por parte de competidores o incluso en un juicio a gran escala.
Además de ayudar a sus usuarios a proteger archivos, los data rooms ayudan a navegar procesos complejos y largos como la administración de licencias. Al almacenar toda la documentación necesaria en un espacio centralizado, las compañías pueden obtener todas las licencias necesarias mucho más rápido.
1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.6
3. Datasite
4.5
4. Brainloop
4.3
5. BlackBerry
4.2
6. SmartRoom
4.1
7. Box
4.0
8. Intralinks
3.8
9. Dropbox
3.7
10. Drooms
3.7
¿Qué otras industrias utilizan virtual data rooms?
Parte importante de los comentarios que recibimos en nuestro estudio de data rooms nos indicó que existen otros sectores que los están utilizando más que nunca. A continuación veremos tres de los ejemplos más representativos.
Inmobiliarias
Las empresas inmobiliarias utilizan virtual data rooms para gestionar carteras, comunicarse con inversores potenciales y monitorizar proyectos a largo plazo. Las herramientas de un data room permiten a las compañías tomar decisiones informadas para realizar sus operaciones y simplificar la gestión de documentos.
Las funcionalidades de repositorio de un data room crean un registro fácil de navegar en el que revisar todas las transacciones financieras y de desarrollo, lo cual hace de la ubicación de documentos una tarea mucho más sencilla durante operaciones de alto nivel.
Inversión en startups
Los inversores usan data rooms virtuales como una plataforma en la que implementar una estrategia para comparar oportunidades, solicitar documentación y realizar due diligence. Las operaciones exitosas pueden luego ser transferidas a la sección de carteras del data room.
Al mismo tiempo, las startups pueden utilizar soluciones de VDR para promocionar su compañía, organizar desarrollo corporativo y prepararse para adquisiciones, fusiones y otras grandes operaciones.
OPV
Al registrar una oferta pública de venta, las organizaciones tienen que recopilar una gran cantidad de documentos. Muchos de estos archivos son de carácter confidencial y necesitan un nivel adicional de seguridad. Además, una OPV requiere de consultoría externa, siendo crucial contar con las herramientas de colaboración propias de un data room.
12 razones por las que las compañías eligen data rooms virtuales
1
El más alto nivel de seguridad para documentos confidenciales
2
Ágil organización y distribución de documentos
3
Espacio de trabajo centralizado con flujos transparentes e indicadores de responsabilidad mejorados
4
Rentable en comparación con data rooms tradicionales
5
Soluciones funcionales para la colaboración y toma de decisiones remota
6
Procesamiento de transacciones acelerado, del due diligence a la integración post-venta
7
Invertir en un data room otorga fiabilidad y experiencia tecnológica a la imagen de toda empresa
8
Funciones versátiles de accesibilidad de datos y personas
9
Oportunidades ilimitadas para todo tipo de proyectos
10
Los data rooms no suelen requerir hardware o plug-ins adicionales
11
Opciones para aprovechar la experiencia y asesoría del proveedor
12
Comunicación mejorada gracias a los canales de chat internos, sección de preguntas frecuentes, videollamadas, etc.
¿Cuáles son las funcionalidades de seguridad más importantes en un virtual data room?
La seguridad de datos es la principal preocupación de todo negocio moderno. La necesidad de una protección de alto nivel que se actualice constantemente es lo que motiva a las empresas a confiar sus datos confidenciales a virtual data rooms. Un software de data room avanzado cuenta con diferentes niveles de seguridad que garanticen que los archivos de los usuarios no se vean comprometidos.
Certificaciones de seguridad
Los proveedores más fiables se aseguran de que su producto cumpla con los estándares de seguridad de la industria. La mejor manera de comprobar si un proveedor toma la seguridad seriamente es revisar que cuenten con certificaciones como ISO 27001, HIPAA y SOC 2.
Seguridad de acceso
El siguiente nivel de protección de datos es controlar quién puede acceder a ellos y cómo deberían estar autorizados para interactuar con estos. El envío seguro de documentos dentro de los virtual data rooms se realiza mediante la asignación de privilegios específicos según el rol de cada usuario.
Esta categoría de medidas de seguridad ayuda a proteger datos confidenciales, monitorizar todas las interacciones y prevenir amenazas de filtraciones internas.
Seguridad de documentos
Además de asegurar que solo ciertos usuarios puedan tener acceso a datos confidenciales, los administradores pueden también asignar capas de protección adicionales. Algunos ejemplos de seguridad de documentos incluyen permisos de solo visionado, ventanas emergentes con acuerdos de confidencialidad y registros de actividad detallados.
Seguridad de comunicación
Junto a la protección de archivos, los VDR permiten el intercambio seguro de datos gracias a un ambiente protegido para todo tipo de comunicaciones. Por ejemplo, los usuarios pueden elegir formar grupos y debatir ciertas materias en privado en un ambiente en el que todas sus interacciones queden encriptadas.
Un data room fiable es una plataforma segura que permite a los usuarios almacenar y gestionar sus documentos privados con confianza. Lo más importante es seleccionar un proveedor que cuente con las funcionalidades de seguridad y certificaciones requeridas.
¿Qué funcionalidades ofrecen los virtual data rooms?
Los virtual data rooms ofrecen a sus usuarios un abanico prácticamente ilimitado de funciones. Sin embargo, existen algunas funcionalidades clave que ofrecen mayor valor, como las descritas a continuación.
Funciones de gestión de documentos
Los virtual data rooms permiten a los usuarios acceder a documentos fácilmente desde cualquier dispositivo o lugar. El espacio digital elimina la necesidad de almacenar copias físicas, reduciendo los costes y el esfuerzo de mantener un archivo tradicional. Las funciones adicionales que aumentan la experiencia de gestión de documentos para los usuarios son:
Indexado automático
Vista instantánea
Almacenamiento de datos de alto volumen
Creación y sistematización simplificada de carpetas
Marcas de agua
Administración de usuarios
Un data room bien diseñado cuenta con varios niveles de acceso que determinarán qué tipos de datos cada usuario puede obtener y qué acciones pueden tomar. Otras funcionalidades que ayudan con la administración de usuarios son:
Invitaciones masivas
Configuración grupal e individual
Gestión de derechos digitales específicos para cada rol
Autenticación de múltiples factores en cada acceso
Facilidad de uso
Los usuarios de un virtual data room tienen todo tipo de experiencia técnica, lo cual significa que el software tiene que ser fácil de usar para que cualquiera pueda aprovecharlo eficientemente. Los dos principales aspectos de una usabilidad avanzada son una interfaz intuitiva y una implementación versátil, la cual incluye compatibilidad con todos los sistemas operativos como Windows, Linux y macOS.
Otras funciones que mejoran la experiencia de usuario incluyen:
Compatibilidad con múltiples idiomas
Búsqueda avanzada
Personalización
Acceso único para múltiples proyectos
Alta disponibilidad de la plataforma VDR
Función de informes
El seguimiento y los informes de actividad permiten examinar el número exacto de usuarios que han interactuado con documentos específicos, evaluar sus interacciones y redirigir el flujo de trabajo cuando sea necesario. Las siguientes funciones de informes son las más útiles:
Registros de auditoría detallados
Visualización infográfica de la actividad del data room
Marcas de agua dinámicas
Notificaciones de acceso
Funciones de comunicación
Los virtual data room permiten diferentes niveles de comunicación remota. Con la tecnología adecuada, los usuarios pueden mantener conversaciones por medio de chat, llamadas, email y mucho más. Las funciones típicas en una VDR que mejoran la comunicación son:
Herramientas de colaboración como administrador de tareas con medidas concretas
Sección de preguntas frecuentes
Integraciones ágiles con herramientas de email y calendario de terceros
Servicio de soporte
Un equipo de soporte eficiente es muy importante para una experiencia de data room exitosa. La mejora manera de evaluar la calidad de soporte es solicitando una demostración gratuita o registrándose para un periodo de prueba y buscando funcionalidades como:
Disponibilidad 24/7/365 a través de chat, teléfono o email
Posibilidad de hablar en múltiples idiomas
Soporte técnico capaz de dar soluciones desde un único punto de contacto
La combinación de todos estas herramientas creará una base sólida para una experiencia productiva con un virtual data room.
Cómo configurar un virtual data room en 3 sencillos pasos
Una vez haya seleccionado al proveedor más adecuado, lo único que queda pendiente es configurar el virtual data room para la operación. Esto se puede hacer en tres pasos.
Cree grupos e invite a usuarios
Enumerar a todos los usuarios potenciales y dividirlos en grupos ya sea por rol en la empresa o contribución al proyecto acelerará de manera importante el proceso de invitaciones.
Gestione permisos
Al asignar permisos, es importante combinar seguridad y conveniencia. Esto significa establecer condiciones de acceso según las responsabilidades de cada usuario en el proyecto.
Añada documentos y archivos
La etapa final es llenar de contenido al virtual data room. La manera más fácil es creando primero una estructura de carpeta y luego transfiriendo documentos en masa.
Comparación de data rooms virtuales: cómo elegir un data room virtual
Seleccionar el mejor virtual data room puede ser una tarea complicada, especialmente si es su primer contacto con la industria y nunca ha trabajado con este tipo de plataformas.
Existen muchos proveedores de VDR en el mercado y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas.
¿Cómo seleccionar el mejor data room para sus necesidades? Naturalmente, debería elegir uno dependiendo de las particularidades de su negocio.
En primer lugar, determine qué objetivos tiene y qué resultados quiere conseguir.
En segundo lugar, compare los virtual data rooms en la web considerando criterios como experiencia, modelo de precios, medidas de seguridad, capacidad de almacenamiento, etc.
¿En qué se debe prestar atención al realizar una comparación de data rooms?
Optar por la tabla comparativa de data rooms que mostramos antes puede ahorrarle tiempo de manera importante. En la misma, verá ya a diez de los proveedores más importantes en el sector. Simplemente fíjese en las calificaciones, reseñas y comentarios de cada proveedor y decida cuál es el más indicado para usted.
Aún así, siempre puede hacer una comparación de virtual data rooms por sí mismo.
¿Qué debe tener en cuenta si hace su propia comparación? Para una imagen más completa, recomendamos prestar atención a estos criterios:
Reputación del proveedor
Facilidad de uso
Seguridad de acceso
Funciones de seguridad de documentos
Funciones de gestión de documentos
Posibilidad de informes y analíticas
Funcionalidades únicas que hacen destacar a un proveedor
Por regla general, los proveedores de VDR más fiables gozan de la recomendación de sus clientes.
Por eso mismo, si busca un virtual data room, busque los comentarios de sus clientes.
Puede revisar plataformas de reseñas populares como Capterra o G2. Tenga en cuenta la calificación general, cuántas reseñas recibe un vendedor en particular y si estos comentarios fueron positivos o negativos.Cuando se trata de los proveedores que hemos revisado, esto fue lo que encontramos:
iDeals es bastante popular entre sus clientes. La mayoría de reseñas que recibe iDeals son positivas, y aquellas con baja calificación son más sugerencias que experiencias negativas.
El número de reseñas de usuarios que recibe Citrix es ligeramente superior al de iDeals, y también son en su mayoría positivas. Esto habla muy bien de la popularidad del proveedor. Aún así, y a diferencia de Citrix, iDeals no tiene ninguna calificación de una sola estrella.
La impresión general que tienen los usuarios de Datasite es principalmente positiva. No hemos encontrado ninguna calificación por debajo de cuatro estrellas. Por el contrario, el número de reseñas es muy inferior al de iDeals o Citrix. Podemos concluir que si bien la calidad de servicio de Citrix es alta, su popularidad todavía está creciendo.
La interfaz de usuario de su futuro software de VDR es más importante de lo que cree.
Tiene que ser fácil navegar en el virtual data room, independientemente de su formación técnica. Y esto no depende solo del diseño. Son importantes también la manera en que la información queda presentada, cómo se distribuyen las carpetas y si existen opciones de organización automática.
Esto es lo que los usuarios dicen sobre la usabilidad de iDeals, Citrix y Datasite:
La facilidad de uso es la ventaja que más mencionan los clientes actuales y previos de iDeals. Y entendemos por qué. El software es extremadamente sencillo de usar. Es muy fácil configurarlo y empezar a navegar en la plataforma. No hacen falta plug-ins ni software adicional para empezar a usar iDeals, lo cual lo hace muy atractivo para todo tipo de usuarios.
Por el contrario, algunos usuarios indican que Citrix podría ser mejor en cuanto a la usabilidad. Entre otras cosas, mencionan algunas desconexiones de la integración con Outlook y que la navegación es confusa para los destinatarios.
No existen suficientes reseñas de usuario de Datasite para evaluar la usabilidad en general, pero los comentarios que sí existen aplauden su facilidad de uso. Esto es algo que también podemos confirmar. El software es moderno y tiene una interfaz intuitiva. Es fácil configurarlo, compartir archivos y navegar a través de la plataforma.
Probablemente su objetivo al usar un virtual data room sea el de compartir archivos confidenciales con múltiples destinatarios.
Obviamente, será importante para usted poder controlar los permisos que cada uno de los usuarios tiene. Los mejores data room ofrecen funciones básicas como autenticación de múltiples factores, permisos de usuario granulares y mucho más.
iDeals ha probado ser un proveedor que cuenta con el mínimo de funcionalidades de seguridad de acceso. También ofrecen a administradores la opción de hacerse pasar por un usuario, gestión de dispositivos móviles, control y caducidad de accesos y restricción por tiempo y por IP.
Citrix también parece ganar la admiración de sus clientes cuando se trata de funciones de seguridad. Los clientes no mencionan ningún problema en particular en cuanto a los derechos de acceso. Lo que más nos gustó de Citrix es que se puede configurar un acceso de solo visualización para cualquier archivo, de manera que nadie pueda editarlo.
Datasite también permite controlar todos los permisos de usuario y mantener los datos protegidos ante ojos no deseados.
La seguridad de documentación confidencial es lo primero que uno espera que pueda ofrecer un proveedor de VDR. Todas las empresas de virtual data rooms protegen la seguridad de los documentos con la ayuda de diferentes funciones. Las más comunes son marcas de agua dinámicas, redacción y muchas más.
Hemos estudiado detenidamente lo que nuestros tres proveedores tienen que ofrecer, y aquí están nuestras observaciones:
iDeals parece cumplir con todo lo básico y más. Además de las opciones de marca de agua y redacción, cuentan también con un visor seguro de hojas de cálculo, vista de valla y borrado remoto. Como suscriptores potenciales, nos gustaría ver también que el proveedor preste la misma atención a funcionalidades para proteger nuestra información confidencial.
Los clientes de Citrix también están satisfechos con la seguridad de documentos que ofrece el proveedor. La mayoría de las reseñas comentan que las medidas de seguridad son el punto fuerte del software. Aún así, el rango de funcionalidades de seguridad de datos no llega a ser tan variado en comparación con iDeals.
En lugar de implementar varias opciones de seguridad de documentos, Datasite se enfoca en solo algunas importantes, con la redacción por IA como su funcionalidad clave. Es fácil redactar información relacionada con la RGPD con un solo clic. Para algunos, es visualmente atractiva. En nuestra opinión, no estaría de más actualizar las funciones de seguridad de documentos.
Al subir grandes cantidades de información, tanto usted como otros usuarios deben poder navegar fácilmente y gestionar todos esos archivos.
¿Cómo se deberían comparar las funcionalidades de gestión de datos en un VDR? Como es de esperar, el rango de funciones que debería esperar de un proveedor particular dependerá del tamaño de su negocio. Por ejemplo, si su negocio es una startup, el volumen de documentación será considerablemente menor al de una corporación. Por tanto, no necesitará grandes herramientas de gestión de documentos.
Hemos estudiado detenidamente las opciones que ofrecen iDeals, Citrix y Datasite para administrar la documentación que sus usuarios suben al data room.
De la lista de herramientas de iDeals para la gestión de documentos, nos queda claro que este software encajaría perfectamente con las necesidades de cualquier tamaño de negocio. La compañía también ofrece subidas de múltiples archivos, indexado automático, búsqueda completa por texto, reconocimiento óptico de caracteres (OCR), varias integraciones y mucho más. También se pueden subir más de 25 formatos, lo cual simplifica de manera importante el flujo de trabajo.
Citrix también busca hacer la gestión de documentos más fácil para usuarios con la ayuda de funciones como búsqueda completa por texto, plantillas de creación de carpetas y versión de documentos. Si bien estas herramientas son suficientes, las grandes compañías podrían desear una mayor variedad.
En comparación con Citrix, Datasite es más universal. Hemos encontrado que los usuarios pueden gestionar sus archivos a través de búsqueda en múltiples idiomas (alrededor de 16), OCR, vista previa, categorías inteligentes por IA e incluso traducción de documentos. Esto significa que empresas grandes y pequeñas pueden navegar fácilmente a través de grandes cantidades de datos.
La posibilidad de rastrear toda la actividad en su virtual data room durante un proyecto añade mayor efectividad.
Busque qué analíticas y funciones de informes ofrece un proveedor particular y decida dependiendo de si estos servicios cumplen con las necesidades de su negocio.
Según nuestros estudios, podemos confirmar que iDeals entiende la necesidad de los usuarios por controlar la actividad en su VDR. Con el virtual data room de iDeals, puede hacer un seguimiento de cada acción tomada con los archivos. Esto se hace por medio de registros de auditoría, informes divididos por color e informes de grupo.
Si bien Citrix cuenta con pocas opciones para informes, sí que permiten un seguimiento eficiente. La sección de analíticas ofrece una visita rápida de las estadísticas de los usuarios más activos, documentos más vistos, búsquedas recientes y documentos visualizados por más tiempo.
Hemos encontrado que las herramientas de informes y analíticas de Datasite no son mucho más variadas en comparación con iDeals, pero siguen siendo efectivas. Obtendrá un informe de actividad detallado en el panel de control y eso debería ser suficiente para ver hacia dónde se dirige su proyecto y qué tan rápido lo hace.
Cuando sea difícil decidir, preste atención a lo que hace destacar a cada proveedor por encima de otros. Como regla general, todo software VDR tiene ciertas funcionalidades únicas que no ofrecen los competidores.
Después de realizar una detallada comparación entre virtual data rooms, esto es lo que encontramos en iDeals, Citrix y Datasite.
A primera instancia, puede pensar que iDeals ofrece solo funciones básicas, pero eso es justamente lo que hace único a este proveedor. iDeals se enfoca en la calidad de su experiencia más que en su originalidad. El proveedor asegura un uso sencillo con funciones básicas de seguridad y administración pero que las hacen mucho más variadas en comparación con otras plataformas. Incluye personalización total, un acceso muy sencillo para todo tipo de usuarios, varias herramientas de seguridad y mucho más.
En cuanto a Citrix, este proveedor ofrece Citrix ShareFile StorageZone Connectors. Esta función permite a los usuarios móviles crear una conexión segura a redes CIFS y bibliotecas de documentos SharePoint.
Datasite destacada gracias a Sandbox (una carpeta de ‘staging’). Es básicamente un área de diseño gratuita a utilizar antes y durante el periodo de transacción y en la cual puede organizar nuevos documentos.
Al buscar el mejor virtual data room, considere la calidad del servicio al cliente que ofrece el proveedor.
Preste atención a las vías de contacto que ofrecen, qué tan rápido puede obtener la respuesta y lo informado que está el equipo en el tema.
La mayoría de usuarios de iDeals comentan que el servicio de soporte fue excepcional. Y podemos confirmarlo. Probamos a contactar con el equipo de soporte a través de tres canales: chat, email y teléfono. La velocidad de respuesta en el chat fue de tan solo 15 segundos, lo cual dice mucho de la atención al cliente que ofrecen en la empresa.
Por el contrario, la experiencia con Citrix no fue tan satisfactoria. El software no cuenta con opción de chat en la web, así que si surge algún tema urgente, es posible que no pueda obtener ayuda a tiempo. Aún así, la calidad del servicio de soporte es muy buena: los miembros del equipo son expertos en el tema y están listos para asistir en cualquier momento.
El equipo de soporte de Datasite también parece ser excepcional, aún cuando tampoco cuentan con chat en línea. Tienen disponibilidad 24/7 y se puede contactar con ellos por mail o teléfono. Los usuarios indican que su experiencia con soporte fue satisfactoria y que el administrador les ayudó bastante.
Como es de esperar, el precio es uno de los factores clave que pueden influenciar su decisión.
Los modelos de precio en proveedores modernos de VDR son bastante diferentes, así que debería enfocarse en sus necesidades y asegurarse de que la relación calidad-precio quede justificada.
Esto es lo que encontramos sobre los precios de iDeals, Citrix y Datasite.
iDeals ofrece tres planes de suscripción en base a las necesidades de negocio. Puede revisar todos los detalles de lo que incluye cada plan, lo cual ayuda al momento de tomar la mejor decisión. Lo único que echamos en falta es información de precios en la web: para saber el precio final, tendrá que contactar con el equipo de soporte.
Por otro lado, Citrix adopta una estrategia de precios transparente. Pudimos ver no solo qué funcionalidades incluye cada uno de los cuatro planes, sino también el precio exacto por mes.
Los precios de Datasite no son tan obvios a primera vista. Para obtener información de los precios, tuvimos que contactar con soporte y ventas, porque no hay nada del modelo de precios en la web oficial.
Teniendo en cuenta la comparación detallada entre iDeals, Citrix y Datasite que hemos planteado, puede ver las ventajas y desventajas de cada proveedor.
Al elegir un virtual data room, enfóquese primero en sus necesidades de negocio y preste atención a los factores que hemos revisado al comparar estos tres proveedores.
El coste de los servicios de un virtual data room depende del modelo de precios y del proveedor. Los factores a considerar son los objetivos de su proyecto porque cada uno puede ser convertido a una función independiente dentro del VDR. Por lo general, los proveedores pueden cobrar por página, por usuario o por capacidad de almacenamiento. Pueden también contar con una tarifa mensual para un conjunto particular de funciones. El precio puede aumentar aún más si el proveedor del VDR ofrece funcionalidades avanzadas.
Un virtual data room es un repositorio seguro en línea para almacenar y compartir datos entre partes interesadas. Se suele usar durante negociaciones para fusiones y adquisiciones. Las funcionalidades estándar incluyen permisos avanzados, herramienta de preguntas frecuentes, autenticación de múltiples factores, informes y seguimiento, entre otros. En la mayoría de casos, se da preferencia a una solución en la nube para la que no haga falta instalación.
“Data room” es un repositorio en línea dedicado al almacenamiento de datos empresariales confidenciales y sensibles. Un data room se suele usar en procesos legales, due diligence para fusiones y adquisiciones. Antes de los virtual data rooms, las empresas tenían que recurrir a data rooms físicos, oficinas estándar con un alto nivel de protección.
Los virtual data rooms son el siguiente paso y han cambiado a la oficina tradicional por un repositorio en línea. La funcionalidad de un VDR se ha vuelto más divergente: además de proteger la información de la compañía, es ahora posible hacer seguimientos de las entradas y del flujo de datos, realizar transacciones financieras, editar, borrar o actualizar archivos, etc.
El propósito y la función de los data rooms en banca de inversiones no es muy diferente a su uso en otros sectores. Un data room para banca de inversiones es un repositorio en línea que permite acceder a los archivos descargados por cualquier usuario autorizado desde diferentes regiones. Los virtual data rooms simplifican el due diligence para todas las partes de la operación, permitiendo administrar transacciones de M&A de manera más eficiente. En cambio, los banqueros de inversiones pueden revisar qué usuarios ingresan al VDR, hacer un seguimiento de la duración de las sesiones y de la documentación en la que han trabajado.
El uso más común de los virtual data rooms se da en operaciones de M&A, en particular en los procesos de due diligence, los cuales requieren almacenar y compartir grandes cantidades de archivos relacionados a la compañía que va a ser adquirida. Estos repositorios en línea pueden ser muy útiles para negocios con un volumen similar de datos o para empresas que necesiten implementar acceso remoto a múltiples usuarios a la vez que garantizan la confidencialidad de la información.
Las fusiones y adquisiciones (M&A) ocurren cuando una compañía vende su oferta a inversores potenciales para recibir los ingresos estimados. Esta transacción no puede ser concluida sin que antes la empresa adquirente realice revisiones de due diligence y analice información confidencial. Los virtual data rooms para M&A son necesarios porque están diseñados para guardar toda la información pertinente en una solución segura basada en la nube y facilitar el envío sencillo y la actualización de documentos.
Un software de data room es una solución digital única para almacenar y compartir datos confidenciales y protegidos con las partes interesadas de una operación de M&A o cualquier otra transacción empresarial. Los documentos descargados son protegidos con tecnologías de cifrado electrónico, autenticación de múltiples factores y permisos configurables por roles. Teniendo en cuenta que varios usuarios pueden acceder a los archivos de manera simultánea, es posible controlar su rendimiento con conjuntos separados de reglas.
Due diligence es el proceso de revisar la fiabilidad y los beneficios de la oferta de la compañía destino, elegir la estrategia más apropiada para operaciones de M&A y establecer el acuerdo más adecuado para todas las partes..
El proceso inicia cuando las partes firman el acuerdo de intenciones, algo requerido en prácticamente toda fusión o adquisición. El due diligence involucra el estudio y auditoría de toda información relacionada con las actividades de la organización a ser adquirida, incluyendo sus registros corporativos, estados financieros, contratos con clientes, listados de propiedad intelectual, inmuebles y cualquier otro activo, los cuales pueden ser almacenados en un VDR diseñado para due diligence M&A. Este paso permite al comprador determinar si los hechos demostrados hacen rentable la inversión.
Además de preparar los datos a almacenar y compartir en el data room, las partes interesadas deben seleccionar un proveedor fiable y reconocido. Una vez esta tarea ha sido completada, todo lo que tiene que hacer para crear un data room es abrir el repositorio, crear grupos de documentos, invitar nuevos usuarios añadiendo sus e-mails y personalizar los accesos a los documentos y archivos.
Los data rooms simplifican el almacenamiento y envío de datos confidenciales y comerciales de cualquier negocio. Esto es especialmente útil durante acuerdos de fusión y adquisición. Al mismo tiempo, el software de data room garantiza un alto nivel de seguridad y favorece una toma de decisiones más rápida tanto para la parte vendedora como para la compradora. La razón es la posibilidad de analizar información desde cualquier parte del mundo sin necesidad de viajar a las oficinas de la compañía que va a ser adquirida, algo que permite oportunidades de revisión muy limitadas. Los virtual data rooms tienden a ser más rentables e intuitivos en su operación y ajustes a largo plazo.
1. iDeals Virtual Data Room
Un servicio de data rooms virtuales ágil que puede satisfacer las necesidades de empresas de distintos tamaños en cualquier industria
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