Precios de los data rooms virtuales en 2023: ¿Cuánto cuesta proteger los datos?

La encuesta de perspectivas de CEO de Ernst & Young ha descubierto que los sistemas de TI se encuentran entre los cinco impulsores clave de los costes de M&A en 2023. Las empresas reducen sustancialmente los costes de los acuerdos mediante el uso dedata rooms virtuales si eligen un modelo de precios de salas de datos virtuales beneficioso;

Datarooms.org investigó la información de precios de 116 proveedores de data rooms virtuales y compartió los resultados en este artículo. Esta vez, usted aprenderá acerca de los seis modelos de precios de salas de datos con rangos de precios y promedios. Siga leyendo para descubrir la comparación de precios de salas de datos de los 15 principales proveedores de data rooms y siete factores que influyen en los precios de VDR. Por último, compruebe cinco enfoques diferentes para seleccionar los precios de VDR y obtenga una lista de 16 preguntas de autoevaluación para la selección de VDR.

Modelos de precios de los data rooms

Los proveedores de salas de datos virtuales utilizan varias estructuras de precios y varían mucho a la hora de facturar sus soluciones de data rooms virtuales. Hemos analizado la estructura de precios de 116 proveedores de data rooms virtuales, 72 de los cuales proporcionaron detalles de precios públicamente. 

Estos proveedores de VDR cobran por usuario, por página, por función, en función de la capacidad de almacenamiento de documentos, o proporcionan planes mixtos, que combinan algunas de estas funciones. Muchos proveedores también ofrecen suscripciones fijas.

Para tomar una decisión informada, lo mejor es conocer sus opciones. Así que aquí tienes descripciones detalladas de los modelos de precios con cifras medias basadas en 72 proveedores de data rooms.

Planes fijos (tarifa plana mensual)

Las suscripciones fijas incluyen planes de precios a tanto alzado con servicios y productos predeterminados. Este es el enfoque de facturación más popular en el mundo de las salas de datos virtuales hoy en día, ofrecido por 29 de 72 proveedores de VDR. Estos proveedores de data rooms cobran entre 10 y 1.295 dólares mensuales o 241,87 dólares al mes de media.

Vale la pena señalar que estos rangos de precios se basan en pagos mensuales, mientras que muchos proveedores de VDR ofrecen descuentos de suscripción bajo planes anuales.

Los proveedores de VDR pueden mezclar y combinar varias características, como 10 GB de almacenamiento + un proyecto + usuarios ilimitados, y límites de precios competitivos para adaptarse a las necesidades de la empresa media.

Muchos proveedores de VDR también ofrecen planes personalizados negociables para grandes empresas. Si eres una empresa con varios proyectos de gran envergadura, sin duda te beneficiarás de una opción con almacenamiento y data roomss ilimitados;

Lo más probable es que el proveedor de data rooms también ofrezca algunas ventajas adicionales en forma de asistencia personalizada, un sistema más sofisticado de roles para el control de acceso, etc.

Mejor para: Todo tipo de empresas, ya que los planes fijos escalonados se adaptan a empresas de cualquier tamaño.

Por usuario

El modelo de precios por usuario implica una cuota mensual recurrente basada en el número de usuarios de la data room. Pagar por el número de usuarios de la VDR es una de las opciones más antiguas y sencillas que existen. En general, 24 de los 72 proveedores de data rooms cobran por usuario.21 proveedores ofrecen entre 2,5 y 120 dólares por usuario al mes, con una media de 31,72 dólares por un usuario. Los otros tres proveedores ofrecen suscripciones mensuales en función del número de usuarios, entre 500 y 1.000 dólares al mes.

Si sus transacciones comerciales implican un intercambio intensivo de datos y sabe cuántos usuarios se esperan, este modelo de precios puede ser el más adecuado para su empresa.

Mejor para: Pequeñas empresas (menos de 100 empleados) y startups que utilicen grandes volúmenes de datos.

Por página 

El modelo de precios por página implica una suscripción mensual basada en el número de páginas de documentos procesadas a través de la data room. Este modelo de precios no parece ser popular, ya que sólo cinco de 72 proveedores ofrecen este modelo de precios. El precio oscila entre 0,1 y 0,75 dólares por página, con una media de 0,48 dólares por página o 4.800 dólares por 10.000 páginas (~ 1 GB)..

Los precios por página suelen incluir la opción de adquirir capacidad adicional por un precio extra. Además, las empresas de VDR pueden contar las páginas de forma diferente según el tipo de documento, especialmente los archivos que no son PDF. Como resultado, este modelo de precios parece muy caro e impredecible a largo plazo.

Mejor para:Empresas con un flujo de documentos pequeño en tratos cortos, normalmente menos de 1 GB al mes. De lo contrario, pagará significativamente de más en comparación con otros modelos de precios.

Capacidad de almacenamiento de documentos

El modelo de tarificación de la capacidad de almacenamiento implica una suscripción recurrente basada en los GB utilizados en la sala de datos. Es un enfoque poco común, representado por DealVDR by Finsight. Cobra 416 dólares por GB de almacenamiento, con un número ilimitado de administradores y usuarios.

El modelo de precios por GB puede ser su mejor opción si sus negocios en línea no generan grandes volúmenes de datos, como grabaciones de audio o vídeo y otros archivos de gran tamaño. De lo contrario, tendrás que actualizar constantemente el almacenamiento de datos, lo que podría suponer un coste adicional considerable.

Mejor para: Empresas que intercambian predominantemente pequeños archivos de texto.

Por función

El modelo de precios por función incluye una suscripción recurrente basada en productos y servicios seleccionados a mano y adaptados a necesidades específicas. Sólo dos de 72 proveedores de VDR siguen este enfoque, ofreciendo 92,25 $ y 184,5 $ al mes como precios iniciales. Debido a la escalabilidad de las salas de datos, a la larga puede pagar mucho más que eso.

Mejor para: Empresas que trabajan con operaciones cortas bajo requisitos predeterminados.

Planes mixtos

Los planes mixtos son suscripciones recurrentes que combinan características de planes fijos y otros modelos de precios. Estos proveedores de VDR cobran una media de 337,3 $ al mes. Algunos proveedores de VDR pueden ofrecer planes de bajo nivel por usuario y por característica y suscripciones fijas de alto nivel. En general, 11 de 72 proveedores de VDR siguen este enfoque.

Mejor para: Pequeñas y medianas empresas con acuerdos bajo demanda y requisitos variables.

Factores que influyen en el coste de la data room virtual en 2023

Comparar las siguientes opciones de data rooms virtuales ayuda a comprender el coste de las salas de datos virtuales y su relación calidad-precio. De este modo, puede ganar confianza en una buena inversión que beneficia a la productividad y el rendimiento de su equipo.

Seguridad

Proteger los datos confidenciales es la columna vertebral de la solución de data room virtual y su principal objetivo. Por lo tanto, es el criterio más importante que deben comparar los usuarios potenciales. Y esto es lo que hay que buscar en la lista de características de seguridad:

• Cifrado de 256 bits
• Procedimiento avanzado de autenticación de dos factores
• Marca de agua dinámica
• Opciones de recuperación de datos
• Cumplimiento de las certificaciones internacionales de seguridad
• Almacenamiento seguro de información confidencial

Herramientas de gestión de documentos

Además de almacenar e intercambiar datos de forma segura, debe disponer de herramientas cómodas para la gestión de datos, es decir, cargarlos, descargarlos, estructurarlos, moverlos, borrarlos, editarlos, etc.

• Carga masiva
• Arrastrar y soltar
• Indexación automática
• Búsqueda ampliada de documentos
• Compatibilidad con numerosos formatos de documentos
• Trituración remota
• Control de versiones
• Firma electrónica integrada

Gestión de proyectos

Además de proporcionar seguridad documental y funciones para gestionar documentos confidenciales, los data rooms también ofrecen gobernanza de proyectos a lo largo de todo el ciclo de vida. En consecuencia, los equipos obtienen funciones integradas para simplificar y agilizar los flujos de trabajo y las comunicaciones dentro del equipo y gestionar varias operaciones simultáneamente.

Por ejemplo, siempre tienen acceso a los directorios de las empresas en la sala de datos, las tareas asignadas a los participantes, todas las solicitudes de otras partes, las solicitudes de datos de diligencia debida, todos los documentos digitales incluidos en la lista de comprobación, las integraciones y los hitos.

La cantidad de almacenamiento

Es esencial disponer de suficiente almacenamiento en la nube para el intenso intercambio de información durante el acuerdo y la integración posterior a la fusión. En cuanto al almacenamiento, tenga en cuenta las necesidades de su empresa, pero es importante tener al menos 10 GB (100-500 GB es mejor) para una cooperación a largo plazo.

El número de usuarios

Las operaciones de M&A implican a muchos participantes, desde altos directivos, miembros del consejo de administración, directores financieros y consejeros delegados, hasta abogados, banqueros de inversión y otros asesores;

Harvard Business Review ha descubierto que las empresas gastan más de 40.000 millones de dólares en asesores al año, y eso son muchas licencias de usuario en la data room. Por lo tanto, es mejor optar por planes que ofrezcan usuarios y administradores ilimitados.

Opciones de branding

La marca del empleador ayuda a captar nuevos empleados, reducir los costes de contratación y mejorar el compromiso de los trabajadores, según Entrepreneur. 

Las mismas reglas se aplican a la marca digital, incluidas las salas de datos virtuales. Por lo tanto, es mejor cuando un data room cuenta con las siguientes opciones de marca:

• Acuerdos de confidencialidad y otros acuerdos personalizados
• Logotipos corporativos y temas de color
• Correos electrónicos de invitación personalizables
• Encabezados y pies de página personalizables

Funciones avanzadas 

Este conjunto de características no es nativo de todos los proveedores de VDR, pero tiene un impacto muy positivo en los flujos de trabajo y la colaboración a través:

• Gestión de tareas. El equipo se vuelve más organizado con la capacidad de asignar tareas y hacer un seguimiento de su progreso por parte del gestor. Además, cada miembro del equipo es consciente de las asignaciones y los plazos, y conoce sus funciones y responsabilidades en el proyecto.
• Integración con Slack. Esta integración hace que los flujos de trabajo se basen más en el trabajo en equipo, lo que se traduce en el intercambio de documentos y la optimización de la mensajería. Sin embargo, si el propio software de la sala de datos virtual incluye muchas funciones para estos procesos, la integración con Slack no cambia nada.
• Visor de Excel integrado. Con el visor de Excel, puedes acceder y ver hojas de cálculo directamente en la plataforma de la data room virtual sin necesidad de plugins.
• Análisis exhaustivos. La información detallada sobre la duración de la sesión, cuántas veces se han descargado, visualizado o impreso sus documentos confidenciales y el número de usuarios que han abierto un archivo concreto es una fuente de información valiosa a la hora de tratar con inversores, compradores potenciales, etc.
• Búsqueda inteligente. Un mecanismo único te permite buscar en todo el contenido y, antes de abrir el documento, te muestra un fragmento del mismo.

¿Cómo elegir el método más ventajoso para fijar los precios de los data rooms?

Puede seguir esta pauta con preguntas de autoevaluación para elegir el método de fijación de precios de salas de datos más rentable.

Describa sus necesidades

En primer lugar, debe definir sus requisitos, incluido el tipo de acuerdo, la duración del uso de la sala de datos, el número de usuarios, etc. Le ayudará a dar forma a la data room ideal para sus necesidades. Compruebe las siguientes cuestiones:

1. Para qué voy a utilizar la sala de datos?
   Ejemplo: M&A, almacenamiento de documentos, colaboración diaria.
2. ¿Cuántos usuarios necesito?
   Ejemplo: 20, 30, 50 usuarios, o una empresa entera.
3. ¿Qué tipos de documentos almacenaré en la data room?
   Ejemplo: Vídeos, PDF, imágenes y archivos de texto.
4. ¿Cuánto almacenamiento necesito para estos documentos?
   Ejemplo: 1 GB son 30 minutos de vídeo HD, 600 imágenes HD y 10.000 documentos.
5. ¿Qué funciones de VDR necesito para ello?
   Ejemplo: Carga rápida, cifrado de 256 bits, permisos granulares, etc.

Defina su presupuesto para la data room

Será más fácil elegir el modelo de precios de data rooms que mejor se adapte a sus necesidades si calcula el presupuesto de su proyecto. Compruebe las siguientes cuestiones:

6. ¿Cuánto puedo gastar en la data room, teniendo en cuenta mis necesidades y la duración del proyecto? 
   Ejemplo: 2.500 dólares por tres meses, 15.000 dólares al año.
7. ¿Cuánto puedo destinar para ampliar mi data room?
   Ejemplo: 5.000 dólares de costes adicionales al año.
8. ¿Qué diferencia hay entre el presupuesto de un proyecto tradicional y el de un data room?
   Ejemplo: 50.000 $ frente a 20.000 $.

Compare proveedores de data rooms virtuales

Una vez establecidos sus requisitos y presupuestos para la sala de datos, puede comprobar si las políticas de precios de los proveedores de salas de datos se ajustan a ellos. Compruebe las siguientes preguntas de autoevaluación:

9. ¿Qué modelo de precios ofrece un proveedor de VDR?
10. ¿Cumple este proveedor de VDR los requisitos de mi proyecto?
11. ¿Cumple este proveedor de VDR mis requisitos de seguridad?
12. ¿Ofrece este proveedor usuarios, administradores y almacenamiento ilimitados?
13. ¿Cuánto cuestan las opciones de escalabilidad de la sala de datos en este proveedor de VDR?
14. ¿Ofrece este proveedor una prueba gratuita?
15. ¿Ofrece este proveedor planes personalizados en función de las necesidades y requisitos del cliente?
16. ¿Existen opiniones reales de este proveedor de salas de datos?

Contacte con proveedores de data rooms

Es posible negociar condiciones de pago y características específicas en los planes de precios de las VDR. Por ejemplo, algunos proveedores de data rooms no cobran nada hasta que el proyecto entra en funcionamiento. Puedes comunicarles tus necesidades y acordar tarifas inferiores a las oficialmente establecidas.

Busque promociones y descuentos

Puede comprobar si hay descuentos y promociones. Muchos proveedores de salas de datos ofrecen descuentos anuales de hasta el 45%, descuentos de bienvenida y ofertas especiales para paquetes de servicios. También puedes seguir las páginas web de los proveedores de data rooms a través de programas de recomendación que ofrecen bajadas de precios para los clientes afiliados.

Decida cuál es el mejor sistema de tarificación

Ahora, calculemos el coste de un proyecto de data room con los siguientes parámetros basados en los precios medios de los proveedores de VDR de nuestra investigación:

• 30 usuarios
• 10 GB de almacenamiento seguro de archivos
• 6 meses de duración

Reputación del proveedor de VDR

Un sitio web de aspecto moderno, numerosas funciones, precios competitivos y la promesa de un funcionamiento impecable y asistencia ininterrumpida: ¿qué más se puede pedir? Aunque puede que este sea el proveedor de VDR de tus sueños, es mejor que lo compruebes con fuentes imparciales;

Para formarse una opinión imparcial sobre un proveedor, recomendamos encarecidamente leer las reseñas y los testimonios de clientes en recursos de confianza como G2, Capterra, o Softwareadvice. También puede consultar nuestra clasificación detallada de los mejores proveedores de data rooms virtuales.

¿Merece la pena invertir en un data room virtual?

Invertir en una solución de sala de datos virtual beneficia a todos los procesos empresariales, ya que los proveedores de VDR le ofrecen:

• Seguridad de primera. Los proveedores modernos de VDR ofrecen protección 24/7, actualizaciones regulares del sistema y un trabajo bien coordinado de los programas antivirus para prevenir todos los riesgos. El cumplimiento de las normas internacionales garantiza un enfoque integral del proveedor de VDR en los aspectos de seguridad.
• Intercambio cómodo de archivos y gestión de documentos. Los data rooms virtuales incluyen herramientas de última generación que agilizan el proceso de diligencia, M&A, fundraising, IPOs, y otras transacciones corporativas. Los flujos de trabajo de M&A, las herramientas de mensajería, la carga mediante arrastrar y soltar, la redacción y los informes de compromiso ayudan a los socios, banqueros de inversión y compradores potenciales a acelerar los acuerdos.
• Control total sobre los datos y los usuarios. Los data rooms virtuales ofrecen funciones de vanguardia para permisos granulares y seguimiento de archivos. Los administradores pueden configurar las funciones de ver, editar, imprimir, compartir archivos, etc.
• Soporte de expertos. Los mejores proveedores de salas de datos virtuales cuentan con un equipo de profesionales que ofrecen asistencia técnica y de incorporación las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Consejos clave

La investigación de Datarooms.org sobre 116 proveedores de data rooms encontró seis modelos de precios, incluyendo planes fijos, por usuario, por página, por función, por GB y mixtos.

Los principales factores que definen el precio de un data room son la seguridad, las características de la sala de datos, la capacidad de almacenamiento, el número de usuarios y las opciones de marca;

Es crucial para encontrar su mejor enfoque de precios, ya que le permite ahorrar los costes de TI de su acuerdo y mejorar los flujos de trabajo con la data room más beneficioso. 

Al elegir un plan de precios para un data room, defina sus necesidades y presupuestos, utilice la comparación de costes de salas de datos virtuales y negocie descuentos. No subestime el valor de las opiniones reales sobre data rooms virtuales, tómese su tiempo y recuerde: una prueba gratuita vale más que mil palabras.

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