Precios de las data rooms virtuales: todo lo que necesita saber

Las data rooms virtuales (VDRs) de hoy han superado a sus predecesores físicos en todos los sentidos. Si bien son igualmente seguros y confiables, ofrecen más flexibilidad, conveniencia del acceso remoto y precios para todos los presupuestos. Desafortunadamente, al elegir un proveedor de VDR para su empresa es fácil confundirse entre toda la variedad de características y precio.

Para evitarle el remordimiento, veamos cómo se forma el precio de una data room y cómo elegir el plan correcto.

Estrategias de precios de una data room

Los proveedores de data rooms utilizan varios enfoques al facturar sus servicios. Para tomar una decisión informada, es mejor conocer sus opciones.

Por usuario

Cuando se trata de precios de data rooms virtuales, pagar por la cantidad de usuarios es una de las opciones más antiguas y sencillas disponibles. Si sus transacciones comerciales implican un intercambio intensivo de datos y sus equipos son relativamente pequeños, este plan será conveniente para su empresa.

Por página

Muchos proveedores facturan por la cantidad de páginas de documentos procesadas a través de la data room. Esta es una excelente opción para empresas con un flujo de documentos pequeño o mediano. Los planes por página normalmente incluyen una cierta cantidad de páginas, con la opción de comprar capacidad adicional por una tarifa adicional.

Capacidad de almacenamiento

Si sus acuerdos no necesitan grandes volúmenes de datos, como presentaciones vídeo y otros archivos grandes, esta puede ser su mejor opción. De lo contrario, tendrá que aumentar constantemente su almacenamiento, lo que podría generar costes adicionales.

Planes mensuales o anuales

Este es el método de facturación más popular en el mundo de las data rooms virtuales. Los proveedores pueden combinar varias características y límites con precios competitivos para satisfacer las necesidades de una empresa media. Por ejemplo, un plan básico puede permitir un solo proyecto y tener un límite de 10 GB, pero no tiene restricciones en la cantidad de usuarios invitados.

data room pricing

Muchos proveedores de data rooms también ofrecen planes personalizados negociables para empresas más grandes. Si dirige una empresa grande con varios proyectos simultáneos, definitivamente se beneficiará de una opción con almacenamiento y data rooms ilimitados. Lo más probable es que el proveedor también proporcione algunas ventajas adicionales en forma de soporte personalizado, un sistema más sofisticado para acceder a los datos, etc.

Por cierto, la cobertura de soporte es tan importante como la cantidad de gigabytes y usuarios que está obteniendo.

Soporte de la data room

Supongamos que su equipo está a unas horas de cerrar un trato cuando una función para compartir archivos en su data room deja de funcionar repentinamente y la otra parte no puede recibir ese contrato revisado. Sus clientes se encuentran en una zona horaria diferente, su día laboral está llegando a su fin y la fusión debe entrar en vigor mañana por la mañana. ¿A quién va a llamar?

El software o el hardware pueden funcionar mal, y ahí es cuando vale la pena contar con soporte multilingüe 24 horas al día, 7 días a la semana para su data room virtual. La mayoría de los proveedores de data rooms ofrecen opciones premium con sus paquetes más caros. Las funciones adicionales pueden resultar realmente útiles y, por lo general, incluyen:

  • Soporte las 24 horas en varios idiomas
  • Chat en vivo y contacto telefónico además de la opción de correo electrónico predeterminada
  • Respuesta rápida: 15 minutos o menos
  • Un gerente o experto dedicado
  • Integración (onboarding) incluida en la tarifa del plan

La calidad del soporte es un factor clave que puede influir en los precios de la data room virtual. La verdad es que el aumento en el precio es insignificante en comparación con el riesgo de encontrarse uno a uno con problemas técnicos inesperados.

Sin embargo, hay algunas cosas más a considerar al elegir una solución de data rooms que se adapte a sus necesidades. Echemos una vista rápida.

Funciones adicionales de VDR

Además de conocer las funciones estándares incluidas en un plan, esté atento al valor adicional que ofrecen los proveedores para adelantarse a los competidores. Cierta funcionalidad adicional puede ser conveniente para su negocio, inclinando la balanza a favor de un proveedor que se esfuerce por incluirla en su plan.

A continuación mostramos algunos ejemplos de las funciones adicionales que pueden hacer que una data room virtual se destaque entre otras:

  • Opciones de marca. Si sus clientes vieran el nombre y el logotipo de su empresa cada vez que ingresaran a su data room compartida, dejaría una impresión duradera. Muchos grandes jugadores como iDeals y Citrix ofrecen esta opción en sus planes.
  • Funciones de disponibilidad avanzadas. Esto puede incluir una solución de alojamiento interno o en la nube a pedido con una garantía de tiempo de actividad del 99,5%, centros de datos adicionales y cumplimiento de toda una variedad de estándares, como ISO 27001, GDPR, HIPAA y otros.
  • Seguridad mejorada. Personalización de roles y permisos de usuario, autorización de dos factores y restricciones de ciertas IP —  la mayoría de los proveedores ofrecen estas medidas de seguridad adicionales.

Con muchos proveedores de data rooms, puede optar por pagar por funciones adicionales específicas. Sin embargo, una característica crucial no aparecerá en ninguna lista.

Reputación del proveedor de VDR

Un sitio web de aspecto moderno, funciones completas, precios competitivos y la promesa de un funcionamiento impecable y soporte ininterrumpido: ¿qué más se puede pedir? Si bien este puede ser justo el proveedor que necesita, es mejor verificar con fuentes imparciales.

Para formarse una opinión imparcial de un proveedor recomendamos leer reseñas y testimonios de clientes en recursos confiables como G2, Capterra o Software Advice. También le invitamos a consultar nuestra clasificación de los mejores proveedores de data rooms virtuales.

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Por confuso que sea a primera vista, el precio de la data room virtual se vuelve bastante transparente si lo dividimos en componentes más pequeños. La comparación a menudo se reduce a saber qué características necesita su empresa y encontrar un paquete que se ajuste a su presupuesto. No subestime el valor de las opiniones de usuarios de las data rooms, tómese su tiempo y recuerde: una prueba gratuita vale más que mil palabras.

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