Precios de las data rooms virtuales: todo lo que necesita saber

Las data rooms virtuales actuales han superado a sus predecesoras físicas en todos los sentidos. Además de ser igual de seguras, fiables y rentables, ofrecen más flexibilidad, la comodidad del acceso remoto y precios para todos los bolsillos. Por desgracia, al elegir un proveedor de VDR para su empresa, usted busca un equilibrio entre las características y el precio, y es fácil dejarse cegar por este último.

Para evitarle el remordimiento del comprador, veamos qué es exactamente lo que está pagando por una solución de data room virtual y cómo elegir el plan adecuado con un coste predecible.

Estrategias de precios de las data rooms

Los proveedores de VDR utilizan varias estructuras de precios y varían mucho a la hora de facturar sus soluciones de salas de datos virtuales. Para tomar una decisión informada, lo mejor es conocer sus opciones.

Por usuario

En lo que respecta a los precios de las data rooms virtuales, pagar por el número de usuarios de la VDR es una de las opciones más antiguas y sencillas que existen. Si sus transacciones comerciales implican un intercambio intensivo de datos y sabe cuántos usuarios se esperan, esta opción puede ser la más adecuada para su empresa.

Por página

Muchos proveedores facturan por el número de páginas de documentos procesadas a través de la data room. Esta es una gran opción para las empresas con un flujo de documentos pequeño o mediano. El precio por página suele incluir un número determinado de páginas, con la opción de adquirir capacidad adicional por un precio extra.

Capacidad de almacenamiento de documentos

Si sus negocios en línea no generan grandes volúmenes de datos, como grabaciones de audio o vídeo y otros archivos de gran tamaño, ésta puede ser su mejor opción. De lo contrario, tendrá que actualizar constantemente su almacenamiento de datos, lo que podría suponer un coste adicional considerable.

Planes mensuales o anuales

Este es el método de facturación más popular en el mundo de las salas de datos virtuales hoy en día. Los proveedores de VDR pueden mezclar y combinar varias características y límites con precios competitivos para adaptarse a las necesidades de una empresa media. Por ejemplo, un plan básico puede permitir un solo proyecto y tener un límite de 10 GB, pero no tiene restricciones en el número de usuarios invitados.

Muchos proveedores de VDR también ofrecen planes personalizados negociables para empresas más grandes. Si usted es una empresa de gran envergadura con varios proyectos de gran envergadura en marcha, definitivamente se beneficiará de una opción con almacenamiento y data rooms ilimitadas. Lo más probable es que el proveedor de salas de datos también ofrezca algunas ventajas adicionales en forma de asistencia personalizada, un sistema más sofisticado de roles para el control de acceso, etc.

Características y precios del soporte de las data rooms

Por cierto, la cobertura del soporte es tan importante como el número de gigabytes y de usuarios que se obtiene.

Supongamos que tu equipo está a unos minutos de cerrar un acuerdo cuando una función de intercambio de archivos de su solución de data room virtual deja de funcionar de repente, y la otra parte no puede recibir ese contrato revisado. Tus clientes están en una zona horaria diferente, su jornada laboral se acerca a su fin y la fusión tiene que entrar en vigor mañana por la mañana. ¿A quién vas a llamar?

El software o el hardware pueden funcionar mal, y es entonces cuando vale la pena tener un soporte multilingüe 24/7 para su software de data room virtual. La mayoría de los proveedores de data rooms ofrecen opciones premium con sus paquetes más caros. Las características adicionales pueden ser realmente útiles y suelen incluir:

• Soporte las 24 horas del día en varios idiomas
• Chat en vivo y contacto telefónico además de la opción de correo electrónico por defecto
• Respuesta rápida: 15 minutos o menos
• Un gestor/experto dedicado
• Incorporación incluida en la tarifa del plan

La calidad del soporte es un factor clave que puede influir en el precio de la data room virtual. La verdad es que el aumento del coste es insignificante comparado con el riesgo de encontrarse con problemas técnicos inesperados.

Sin embargo, hay algunas cosas más que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una solución VDR que se adapte a sus necesidades. Echemos un vistazo rápido.

Características adicionales de la VDR

Además de conocer las características estándar de las data rooms virtuales incluidas en un plan, esté atento al valor extra que ofrecen los proveedores para adelantarse a la competencia. Ciertas funcionalidades adicionales pueden ser adecuadas para su negocio e inclinar la balanza a favor de un proveedor que se haya esforzado por incluirlas.

Estos son algunos ejemplos de las funciones adicionales que pueden hacer que una sala de datos virtual destaque entre las demás:

• Opciones de branding. Si sus clientes vieran el nombre y el logotipo de su empresa cada vez que entran en su data room, dejaría una impresión duradera. Muchos de los grandes operadores, como iDeals y ShareVault, lo ofrecen en sus planes de alto nivel.
• Funciones avanzadas de disponibilidad. Esto puede incluir una solución de alojamiento interno o en la nube bajo demanda con una garantía de tiempo de actividad del 99,5%, centros de datos adicionales y el cumplimiento de una serie de normas como ISO 27001, GDPR, HIPAA y otras.
• Seguridad mejorada. La personalización de los permisos y roles de los usuarios, la autorización de dos factores y la aceptación de conexiones desde direcciones IP preestablecidas: estas medidas de seguridad adicionales son ofrecidas por la mayoría de los proveedores de mayor precio.

Con muchos proveedores de salas de datos, puede optar por pagar por funciones adicionales específicas. Sin embargo, debe priorizarlas en función de sus necesidades.

Factores determinantes del coste de las data rooms virtuales

Comparar las siguientes opciones de salas de datos virtuales ayuda a comprender la relación calidad-precio de la solución. De este modo, podrá confiar en una buena inversión que beneficie la productividad y el rendimiento de su equipo.

Seguridad

La protección de los datos sensibles es la columna vertebral de la solución de data room virtual y su principal objetivo. Por lo tanto, este es el criterio más importante que deben comparar los usuarios potenciales. Y esto es lo que hay que buscar en la lista de características de seguridad:

• Encriptación de 256 bits
• procedimiento avanzado de autenticación de dos factores
• marca de agua dinámica
• opciones de recuperación de datos
• cumplimiento de las certificaciones internacionales de seguridad
• almacenamiento seguro de documentos confidenciales

Herramientas de gestión de documentos

Además del almacenamiento e intercambio seguro de datos, debe disponer de herramientas cómodas para la gestión de datos, es decir, para cargar, descargar, estructurar, mover, eliminar, editar, etc.

• carga masiva
• arrastrar y soltar
• indexación automática
• búsqueda ampliada de documentos
• soporte para muchos formatos de documentos
• destrucción remota
• control de versiones

Gestión de proyectos

Además de proporcionar seguridad a los documentos y funciones para la gestión de documentos confidenciales, las data rooms también ofrecen gobernanza de proyectos a lo largo de todo el ciclo de vida. En consecuencia, los equipos obtienen capacidades integradas para simplificar y agilizar los flujos de trabajo y las comunicaciones dentro del equipo y fuera de él.

Por ejemplo, siempre tienen acceso a los directorios de la empresa en la data room, a las tareas asignadas a los participantes, a todas las solicitudes de otras partes, a las solicitudes de datos de diligencia debida, a todos los documentos digitales incluidos en la lista de comprobación, a las integraciones y a los hitos.

Características adicionales

Este conjunto de características no es nativo de todos los proveedores de VDR, pero tiene un impacto muy positivo en los flujos de trabajo y la colaboración a través de:

• Gestión de tareas. El equipo se vuelve más organizado con la capacidad de asignar tareas y hacer un seguimiento de su progreso por parte del gestor. Además, cada miembro del equipo es consciente de las asignaciones y los plazos, conociendo sus funciones y responsabilidades en el proyecto.
• Integración con Slack. Esta integración hace que los flujos de trabajo se basen más en el equipo, lo que permite compartir documentos y optimizar la mensajería. Sin embargo, si el propio software de data room virtual incluye muchas funciones para estos procesos, la integración con Slack no cambia nada.
• Visor de Excel incorporado. Con el visor de Excel, se puede acceder y ver las hojas de cálculo directamente en la plataforma de la sala de datos virtual sin necesidad de ningún complemento.
• Análisis profundos. La información detallada sobre la duración de la sesión, el número de veces que se han descargado, visualizado o impreso sus documentos confidenciales y el número de usuarios que han abierto un archivo concreto es una fuente de información valiosa a la hora de tratar con inversores, compradores potenciales, etc.
• Búsqueda inteligente. Un mecanismo único le permite buscar en todo el contenido y, antes de abrir el documento, le muestra un fragmento del mismo.

Reputación del proveedor de VDR

Un sitio web de aspecto moderno, ricas funciones, precios competitivos y la promesa de un funcionamiento impecable y una asistencia ininterrumpida: ¿qué más se puede pedir? Aunque éste sea el proveedor de VDR de tus sueños, es mejor que lo compruebes con fuentes imparciales.

Para formarse una opinión imparcial de un proveedor, le recomendamos encarecidamente que lea las reseñas y los testimonios de los clientes en recursos de confianza como G2, Capterra o Software Advice. También puede consultar nuestra clasificación en profundidad de los mejores proveedores de data rooms virtuales.

¿Merece la pena invertir en una data room virtual?

Independientemente del sector, la prioridad del líder es la protección de los datos de forma ultra fiable y el control total de los procesos. Y las data rooms virtuales, a diferencia de otros programas, fueron creadas para ello. Por lo tanto, invertir en este producto es beneficioso para todos los procesos empresariales, ya que los proveedores de VDR le ofrecen

Seguridad de primer nivel

Muchos expertos creen, con razón, que el almacenamiento de información confidencial en los servidores de una organización o en los servicios convencionales de intercambio de archivos como Google Drive no se puede comparar con las data rooms virtuales. Al fin y al cabo, los proveedores de VDR modernos ofrecen protección 24 horas al día, 7 días a la semana, actualizaciones regulares del sistema y un trabajo bien coordinado de los programas antivirus para prevenir todos los riesgos.

Por último, y lo más importante, el cumplimiento de la plataforma con las normas internacionales garantiza un enfoque integral del proveedor de VDR en los aspectos de seguridad.

Gestión de documentos cómoda y segura

Las data rooms virtuales incluyen herramientas de última generación que facilitan el proceso de diligencia debida, las fusiones y adquisiciones, la recaudación de fondos, las OPI y otras transacciones corporativas. Se sabe que estas operaciones implican grandes volúmenes de documentos sensibles, y las VDR ofrecen funciones para gestionarlos y protegerlos de forma eficaz. Como resultado, los socios, los banqueros de inversión y los compradores potenciales están más dispuestos a cooperar, lo que también es una gran ventaja.

Control total sobre los datos y los usuarios

A diferencia de otras soluciones, las data rooms virtuales ofrecen funciones de vanguardia para la concesión de permisos granulares y el seguimiento de los archivos. Así, por ejemplo, para cada participante, el usuario administrador configura las funciones de ver, editar, imprimir, compartir archivos, etc., y luego puede seguir fácilmente las acciones de los usuarios en tiempo real. Además, si el administrador advierte una actividad sospechosa en la plataforma, puede rastrear la causa en unos pocos clics.

Asistencia experta

Los mejores proveedores de data rooms virtuales cuentan con un equipo de profesionales en plantilla para asistir a los clientes las 24 horas del día. De este modo, usted y sus empleados pueden recibir formación operativa y asistencia para instalar el software, cargar documentos, estructurar y resolver problemas técnicos en el futuro. Como puede ver, la cooperación con el proveedor tras la instalación de las salas de datos continúa en forma de un enorme apoyo a lo largo de los flujos de trabajo y la realización de acuerdos.

Reflexiones finales

Aunque sea confusa a primera vista, la estructura de precios de las data rooms se vuelve bastante transparente si la desglosamos en componentes significativos más pequeños. Comparar varios planes se reduce a saber qué características clave necesita su empresa y a encontrar un paquete que se ajuste a su presupuesto.

No subestime el valor de las mejores revisiones de data rooms virtuales, tómese su tiempo y recuerde: una prueba gratuita vale más que mil palabras.