Sobre Ideals Virtual Data Room

Ideals es un proveedor de data rooms virtuales orientado al consumidor que garantiza un servicio de atención al cliente impecable, facilidad de uso y seguridad de nivel bancario. Con la ayuda de funciones como la redacción integrada, el control de acceso granular y los flujos de trabajo avanzados de preguntas y respuestas, Ideals ayuda a las empresas a crecer, destacarse y ser eficaces y rentables. Ideals es extremadamente fácil de configurar y personalizar, y su servicio de atención al cliente 24/7 siempre está ahí para hacer que la experiencia del usuario sea impecable a través del chat en la aplicación, el teléfono y el correo electrónico.

El objetivo de una data room virtual de Ideals es hacer que los negocios de los usuarios sean más eficientes y rentables. Esta actitud orientada a los negocios y a los clientes se desprende claramente de la declaración de objetivos de la empresa: “crear más prosperidad en el mundo acelerando las decisiones empresariales de alto riesgo”.

La empresa tiene su sede central en Suiza. No obstante, Ideals también cuenta con oficinas en Nueva York, Londres, Hong Kong, Kyiv, São Paulo y Melbourne.

Los usuarios de Ideals indican que les gustan especialmente los servicios de atención al cliente que ofrece la empresa, la facilidad de uso de un data room virtual, la variedad de funciones ofrecidas y su rentabilidad.

El equipo de atención al cliente de Ideals cuenta con un servicio impecable: un tiempo de respuesta telefónica de 25 segundos, un tiempo de respuesta por chat de 30 segundos y un tiempo de respuesta por correo electrónico de 30 minutos. Además, ofrecen formación en directo con expertos, un equipo dedicado a la gestión de proyectos y asistencia por chat in-app 24 horas al día, 7 días a la semana. Además, el equipo de soporte habla 13 idiomas, por lo que los usuarios de todo el mundo pueden estar seguros de que serán escuchados, comprendidos y ayudados.

Además del software de data rooms virtuales, Ideals también tiene otro producto: Ideals Board. Se trata de una solución de software de gestión de juntas directivas cuyo objetivo es mejorar las comunicaciones de las juntas directivas y aumentar la eficacia de sus reuniones.

Todos los nuevos clientes de Ideals son bienvenidos con un periodo de prueba gratuito de 30 días para probar todas las funciones de las data rooms virtuales. Para obtener información sobre precios y un presupuesto personalizado, los usuarios pueden ponerse en contacto con el representante de ventas.

Planes de precios

Ideals tiene un modelo de precios por suscripción con tres cómodos planes: Pro, Business y Enterprise. Los clientes potenciales pueden ponerse en contacto con un representante de ventas para obtener información sobre precios y un presupuesto personalizado.

La gama de características y servicios difiere con cada suscripción, ya que cada plan fue diseñado para adaptarse a las diferentes necesidades del proyecto o trato. Esto es lo que ofrecen los planes de suscripción:

Independientemente del plan de suscripción elegido, todos los clientes obtienen:

• Autenticación de dos factores
• Informes y registros de auditoría detallados
• Destrucción remota
• Marca distintiva
• Centros de datos con certificación SOC 1/2/3 e ISO 27001:2013

Además, todos los clientes potenciales de Ideals son bienvenidos con una prueba gratuita de 30 días.

Sin embargo, el número de funciones varía con cada plan de suscripción. La siguiente tabla muestra las funciones incluidas en las suscripciones Pro, Business y Enterprise.

	Pro	Business	Enterprise
Atención al cliente	Estándar	Premium	Premium
Nivel de asistencia	Estándar 24/7: correo electrónico, chat, teléfono	Premium 24/7: correo electrónico, chat, teléfono	Equipo dedicado
Periodo de preparación/prueba	30 días	30 días	Ilimitado
Formación en vivo con un experto	1 hora por proyecto	Ilimitado con expertos compartidos	Ilimitado con experto dedicado
Configuración de data rooms	❌	❌	✅
Equipo de proyecto dedicado	❌	❌	✅
Seguridad	Estándar	Estándar	Avanzada
Redacción integrada	✅	✅	✅
Expiración de acceso por horas	✅	✅	✅
Caducidad de acceso por dirección IP	❌	✅	✅
Login a data room desde el propio sitio web	❌	✅	✅
Vista de la valla	✅	✅	✅
Gestión de documentos	Estándar	Avanzada	Avanzada
Indexación automática	✅	✅	✅
Full-text search	✅	✅	✅
Reconocimiento óptico de caracteres	✅	✅	✅
Etiquetado de documentos	❌	✅	✅
Colaboración e informes	Estándar	Avanzada	Avanzada
Seguimiento de la actividad de los usuarios	✅	✅	✅
Registro de auditoría detallado	✅	✅	✅
Notas y comentarios	✅	✅	✅
Q&A	Workflows estándares	Workflows estándares	Workflows avanzados
Customization and integrations	Estándar	Avanzada	Avanzada
Branding personalizado	Estándar	Avanzada	Completo
Condiciones de acceso y NDA personalizados	✅	✅	✅
Single Sign-On integración	❌	❌	✅
Claves de cifrado gestionadas por el cliente	❌	❌	✅

Asistencia al cliente

La calidad del servicio de atención al cliente es lo que Ideals considera prioritario, y los comentarios positivos de los usuarios en plataformas de confianza como G2 y Capterra lo demuestran. Por ejemplo, el servicio de atención al cliente de Ideals ofrece:

• Asistencia por chat en vivo dentro de la aplicación. Los usuarios pueden obtener asistencia desde dentro de la aplicación a través del chat en directo.
• Asistencia multilingüe. El equipo de atención al cliente de Ideals habla 13 idiomas.
• Disponibilidad 24/7/365. Todas las consultas de los usuarios se atienden rápidamente a cualquier hora del día.
• Tiempo de respuesta del correo electrónico de 30 minutos. El equipo de atención al cliente de Ideals suele responder a los problemas por correo electrónico en 30 minutos.
• Tiempo de respuesta del chat de 30 segundos. La respuesta a través del chat es muy rápida: los usuarios obtienen respuesta de un miembro del equipo de asistencia en 30 segundos.
• 25 segundos de asistencia telefónica. Al ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente por teléfono, los usuarios reciben una respuesta en 25 segundos.
• Formación en directo con un experto. Ideals se asegura de que todos los usuarios sepan cómo utilizar su data room virtual ofreciéndoles formación en directo impartida por expertos.
• Centro de ayuda con guías y una detallada sección de preguntas frecuentes. Las preguntas más frecuentes y las situaciones más comunes se explican en detalle.
• Gestor de proyectos o equipo dedicado. iDeals ofrece gestores de proyectos o equipos dedicados para simplificar la gestión de proyectos a los clientes.
• Período de prueba/preparación. Ideals ofrece un período de prueba gratuito de 30 días para probar su data room virtual o prepararse para su uso activo.

Funciones de seguridad

Básicamente, todas las funciones de seguridad que ofrece la data room virtual de Ideals se pueden dividir en tres categorías principales: seguridad de los documentos, seguridad de acceso y cumplimiento y certificaciones de seguridad. A continuación, enumeramos las principales características de cada categoría.

Seguridad de los documentos

• Redacción integrada. Esta función permite tachar ciertas áreas del texto/documento o imágenes que contienen información altamente confidencial o de identificación personal.
• Destrucción remota e IRM sin plug-in. Esta función permite cifrar los archivos al abrirlos o descargarlos.
• Vista de valla. La vista de valla crea una valla digital que impide al usuario ver un archivo completo y, por tanto, copiar un archivo o hacer capturas de pantalla.
• Marcas de agua dinámicas. Cada vez que se visualiza, imprime o descarga un documento, las marcas de identificación personal se superponen automáticamente al archivo para ofrecer una capa adicional de seguridad.
• Visor seguro de hojas de cálculo. Esta función exclusiva de Ideals permite ver y analizar archivos de Excel de forma segura. Spreadsheet Viewer descarga, descifra, aplica marcas de agua y muestra los documentos en cualquier navegador web en un archivo Excel original y seguro, en lugar de convertirlo a PDF.
• Permisos granulares para documentos. Con esta función, los administradores de data rooms virtuales pueden especificar permisos de acceso para cada documento o carpeta individual. Ideals ofrece ocho niveles de permisos granulares: Ninguno, Ver valla, Ver, Descargar PDF cifrado, Imprimir, Descargar PDF, Descargar original y Cargar.

Seguridad de acceso

• Restricción de acceso por tiempo e IP. Con esta función, los administradores pueden restringir el acceso a una data room virtual desde direcciones IP específicas y durante un periodo de tiempo determinado.
• Control de acceso y caducidad. Esta función permite establecer fechas de caducidad para el acceso a archivos y especificar la duración de las sesiones de usuario. Además, los administradores pueden configurar políticas de seguridad relativas a la seguridad de las contraseñas.
• Permisos de usuario granulares. Esta función permite a los administradores gestionar los permisos de acceso de los usuarios en función de su función en el proyecto. Hay dos grupos principales de usuarios: administradores y usuarios. La configuración de permisos de usuario permite especificar qué usuarios pueden ver, descargar PDF de forma segura, imprimir, descargar originales y editar archivos en un data room virtual.
• Autenticación de dos factores. Esta función permite activar un paso de seguridad adicional para todos los usuarios de la VDR. Los usuarios deben verificar su identidad introduciendo un código de verificación por SMS o un código de la aplicación autenticadora para acceder a la data room virtual.
• Suplantación de seguridad de usuarios. Esta función permite a los administradores comprobar dos veces si determinados usuarios tienen los derechos de acceso correctos a través del modo “Ver como”. En otras palabras, permite a los administradores ver los documentos desde la perspectiva de un usuario concreto.
• Gestión de dispositivos móviles. Esta función permite controlar la accesibilidad de los documentos sensibles y gestionar las funciones de seguridad de los dispositivos móviles de determinados usuarios.

Cumplimiento y certificaciones de seguridad

• GDPR. Se trata de una ley de la UE y se considera una de las normativas de privacidad y seguridad más estrictas del mundo. Ayuda a proteger a los residentes de la UE y a las organizaciones contra las violaciones de datos desde cualquier parte del mundo.
• CCPA. Este es un estatuto estatal que mejora la protección del consumidor y los derechos de privacidad de los residentes de California, Estados Unidos.
• SOC 1/2/3. La disponibilidad de la conformidad SOC garantiza que los datos de los usuarios se gestionan de forma segura y que su privacidad e intereses están protegidos.
• HIPAA. La HIPAA mantiene la seguridad y confidencialidad de la información sanitaria.
• ISO 27001. Se trata de una norma internacional sobre gestión de la seguridad de la información que aborda tres dimensiones de la seguridad de la información: confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Funciones de gestión de usuarios

La lista de funciones de gestión de usuarios que ofrece Ideals incluye las siguientes:

• Invitación de usuario único/grupo. Con esta función, los administradores pueden invitar a usuarios a un espacio de data rooms virtuales de forma individual o en grupos de cientos e incluso miles, si es necesario, con unos pocos clics.
• Permisos de usuario detallados. Los administradores de data rooms virtuales pueden gestionar los derechos de acceso de los usuarios asignándolos a un grupo, Administradores o Usuarios, y configurando determinados permisos de acceso, como la visualización, la creación de notas, la visualización de informes y la gestión de preguntas y respuestas.
• Permisos Excel. Esta función permite configurar dos permisos de visualización especiales para archivos Excel: Ver Excel con fórmulas y Ver Excel sin fórmulas.
• Notificaciones. Con esta función, los administradores reciben notificaciones cada vez que se eliminan o cargan documentos y para la actividad de preguntas y respuestas.
• Configuración de grupos. Esta función permite a los administradores gestionar fácilmente los permisos de acceso de los usuarios dividiéndolos en grupos con distintos niveles de acceso: administradores y usuarios.

Funciones de gestión de documentos

Ideals facilita y agiliza la gestión de grandes volúmenes de datos mediante las siguientes funciones:

• Arrastrar y soltar y carga masiva. Esta función permite cargar datos con un solo clic. Significa que los usuarios pueden cargar varios archivos a un data room virtual arrastrándolos y soltándolos desde el ordenador a la ventana de carga.
• Compatibilidad con múltiples formatos. Ideals convierte más de 25 formatos de archivo en versiones protegidas para su visualización en línea en una data room. Sin embargo, los usuarios de Ideals pueden cargar archivos de cualquier formato.
• Etiquetas de archivos. Los administradores de data rooms virtuales pueden etiquetar archivos y carpetas, categorizándolos y facilitando la búsqueda de documentos.
• Numeración automática de índices. Cuando se cargan grandes volúmenes de datos en un data room virtual, todos los archivos se indexan automáticamente y se numeran en orden consecutivo.
• Búsqueda de texto completo. La función de búsqueda de texto completo está representada por la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que permite encontrar rápidamente determinada información con sólo introducir palabras clave y aplicar varios filtros de búsqueda.
• Integración con el Explorador de Windows. Ideals garantiza la sincronización de los contenidos del data room con un escritorio, carpeta compartida, FTP o almacenamiento corporativo.

Funciones adicionales

Además de las funciones mencionadas anteriormente, Ideals también ofrece varias funciones adicionales que garantizan un uso sencillo de la VDR, la colaboración en proyectos y el control sobre el entorno seguro de la VDR y la actividad de los usuarios. Revisemos las funciones de informes, personalización y preguntas y respuestas de Ideals.

Informes

• Registros de auditoría completos. Con la función de registros de auditoría, cada acción realizada en una data room virtual queda registrada. Así, los administradores pueden recibir informes en PDF, Excel o en versión para imprimir.
• Seguimiento de la actividad de los usuarios. Ideals permite a los administradores supervisar las acciones de los usuarios, incluido el historial de búsquedas. Incluso pueden ver durante cuánto tiempo ha visto un archivo determinado un usuario concreto.
• Informes generales de grupo. Esta función permite a los administradores seguir fácilmente la actividad de los grupos dentro de una data room. Los administradores reciben información variada, como el número de usuarios invitados, cuántos de ellos han iniciado sesión, el número de documentos a los que se ha accedido y el número de preguntas y respuestas formuladas.
• Informes codificados por colores. Esta función muestra gráficamente qué grupo de usuarios es el más activo y qué secciones de un data room les interesan más.

Personalización

Ideals permite a los clientes personalizar su data room virtual ofreciéndoles una serie de opciones de personalización, entre las que se incluyen las siguientes:

• Marcas de agua
• Encabezado y pie de página
• Logotipo
• Etiquetas de documentos
• Condiciones de acceso
• Configuración de idioma
• Funciones generales de data rooms
• Archivo de proyectos

Q&A

La sección de preguntas y respuestas permite a los usuarios de la VDR interactuar sobre temas importantes y resolver preguntas rápidamente con las siguientes características de la funcionalidad de preguntas y respuestas de Ideals:

• Flujo de trabajo y roles de Q&A personalizables. Ideals permite a los usuarios personalizar el flujo de trabajo y los roles de Q&A en función de las necesidades del acuerdo o proyecto.
• Asignación de expertos. Al publicar una pregunta, un usuario puede clasificarla en el tema más apropiado, por ejemplo, Legal, Fiscal, Intelectual, Marketing o Financiero. Así, un administrador puede asignar una pregunta a un experto pertinente, o la pregunta también puede ser autoasignada.
• Debate en directo. Los usuarios de Ideals pueden interactuar entre sí de forma segura en un foro en directo protegido con permisos de acceso específicos para cada persona. Todo el que tenga permiso puede acceder a varios hilos y publicar respuestas.
• Preguntas frecuentes. Esta función permite preparar una lista de las preguntas más frecuentes y sus respuestas para que los usuarios puedan consultarlas cuando tengan problemas. Esto puede mejorar significativamente la colaboración en un acuerdo o proyecto y facilitar el cierre.
• Estado de las preguntas. El administrador o un experto asignado puede añadir un estado a cada pregunta publicada. Esto ayuda a ahorrar tiempo al administrador o al experto y mejora la colaboración en la operación o proyecto. Los estados de pregunta que ofrece Ideals son Respuesta enviada, Cerrada y Reabierta.
• Informes de preguntas y respuestas. Esta función permite obtener informes detallados sobre todas las comunicaciones de preguntas y respuestas. Esto es especialmente útil para fines legales. Los informes de preguntas y respuestas se pueden exportar a una hoja de cálculo.
• Acceso granular a los temas. Con esta función, los administradores pueden controlar el acceso a los debates confidenciales proporcionando un acceso granular a los hilos y archivos adjuntos. Así, los usuarios sólo tienen acceso a los foros en los que participan.

FAQ