Auditorías simplificadas con data rooms virtuales

A medida que las empresas continúan creciendo y expandiéndose, la cantidad de datos se vuelve más grande. Por eso la auditoría, que puede variar desde financiera hasta fiscal, se vuelve más complicada. Sin embargo, las data rooms virtuales (VDRs) están aquí para salvar el día. Data rooms facilitan las auditorías más complejas, ya que resuelven el problema de seguridad y cumplimiento. Este artículo les enseñará más sobre las características y beneficios del software de data room virtual.

Pero antes de profundizarnos en el tema, veamos la auditoría en un contexto general.

La auditoría es necesaria para todas las empresas en crecimiento, ya sea solo una auditoría de cumplimiento o una auditoría financiera. La auditoría ayuda a mejorar la transparencia en una organización, ya que implica el examen de los estados financieros y fiscales de una empresa. Como consecuencia, se asegura a los accionistas de la empresa que no existen irregularidades financieras en la empresa en la que invirtieron su dinero.

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Data room virtual como solución

En una gran empresa, una auditoría tradicional no es nada fácil. Sin embargo, las data rooms virtuales ayudan significativamente en todos los procesos complejos. No es necesario que los auditores se reúnan en un lugar físico, lo que reduce el presupuesto de la auditoría en viajes. Data rooms garantizan que ningún documento irá a parar en las manos equivocadas por error o se pierda durante el transporte. Por último,la seguridad es la característica decisiva de una data room virtual.

Una data room virtual es una aplicación basada en la web que permite el intercambio de datos, el seguimiento de los cambios realizados, la concesión de permisos de acceso a los usuarios, el acceso fácil a los documentos con búsqueda de palabras clave y muchas otras funciones que simplifican la auditoría y la hacen prácticamente 100% segura.

A continuación, mostramos algunas características de seguridad y beneficios del VDR que simplifican la auditoría:

1. Seguimiento de documentos

Las data rooms son capaces de controlar con informes detallados al equipo de auditoría siempre y cuando alguien cargue un documento, responda o simplemente lo vea. Todo esto se puede realizar sin tener la presencia física de dicho equipo auditor.

2. Intercambio seguro de documentos

La data room garantiza el intercambio seguro de documentos de la empresa al equipo de auditoría y viceversa. ¿Preocupado por la seguridad? Respire hondo y ponga su confianza implícita en el proceso de VDR.

3. Transparencia y cumplimiento de procesos

La data room virtual que cumple con las certificaciones garantizadas garantiza la seguridad de las transacciones. El proceso de auditoría se vuelve transparente ya que todos los documentos proporcionados y todas las solicitudes que se cumplieron se muestran claramente con el VDR. Este proceso es algo que cuesta mucho más (en términos de dinero, tiempo y estrés) cuando se realiza de la manera tradicional.

4. Permisos granulares

Con el software de data rooms virtuales puede otorgar acceso y permisos de usuario a gerentes y empleados específicos o a un grupo, limitando así el acceso a terceros, ya que trata de la seguridad de los datos en tránsito. Estos permisos también se pueden revocar o expirar, según sus ajustes.

5. Comunicación fluida

Mientras dure la auditoría, habrá una comunicación frecuente entre los auditores externos y la empresa. Se realizarán consultas y se darán respuestas. Esto puede resultar muy estresante cuando se realiza de la manera tradicional. Sin embargo, las data rooms virtuales vienen con una función de preguntas y respuestas, y también comentarios, lo que facilita las consultas.

6. Facilidad de uso

No es necesario ser un especialista en TI para trabajar con el software de la data room. Siempre que tenga una conexión a Internet, se puede hacer una corta demo y así preparar al equipo. Las data rooms suelen ser muy intuitivas, su interfaz fácil de usar y una vez que tenga el permiso para acceder, puede comenzar.

La data room virtual es la clave fundamental para un proceso de auditoría simplificado y más seguro en un mundo donde los datos aumentan con data segundo y su seguridad se vuelve más volátil día a día.

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