¿Puede Google Drive reemplazar a data rooms virtuales?

Antes de introducir soluciones para el almacenamiento de archivos, las empresas utilizaban bases de archivos o data rooms físicas para almacenar y compartir datos. Sin embargo, este método era propenso a la pérdida de archivos y filtraciones de información confidencial. Afortunadamente, las innovaciones tecnológicas como las data rooms virtuales (VDRs) y Google Drive han hecho posible almacenar información de manera más eficiente, pero ¿puede Google Drive reemplazar a data rooms virtuales en el mundo empresarial?

¿Qué es una data room, Google Drive y en qué se diferencian?

Dado que el método manual de compartir y almacenar archivos ya no se puede mantener o hacer factible, las empresas han empleado bases de datos y proveedores de data rooms como una forma segura de acceder, transmitir, almacenar, compartir y editar información confidencial sin perder su singularidad.

data room

¿Qué es una data room virtual?

Una data room virtual es un repositorio en línea extremadamente seguro que sirve como almacén de documentos confidenciales para las empresas, proporcionando herramientas para compartir, almacenar y trabajar con información sensible con clientes o usuarios en un entorno restringido y controlado. Las empresas que participan en proyectos de fusiones y adquisiciones son los principales usuarios de data rooms.

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un repositorio en nube que implica servicios de intercambio de archivos, igual que Dropbox. Permite a los usuarios generar, compartir y guardar archivos en línea desde cualquier lugar del mundo utilizando cualquier dispositivo, pero proporciona funciones de control y seguridad más limitadas. Por otro lado, las data rooms virtuales están diseñadas para ofrecer soluciones a las empresas que quieren controlar sus permisos de usuario.

Mientras que Google Drive  está destinado al uso personal, las data rooms tienen como objetivo cubrir las necesidades de mayores entidades que requieren funciones adicionales para compartir y proteger los archivos.

Dado que Google Drive fue diseñado para mejorar la productividad a través de una comunicación efectiva entre clientes o empleados en una organización, no se preocupa particularmente por proteger los archivos del usuario final.

Las data rooms virtuales están orientadas a la seguridad de los datos empresariales confidenciales, por lo que ofrecen mayores funciones de seguridad para proteger los documentos.

Diferencias en seguridad entre data rooms y Google Drive

Para garantizar que no se filtre información confidencial y para evitar el riesgo de robo de archivos, una data room virtual está altamente protegida a varios niveles. Sin embargo, un servicio de almacenamiento en la nube genérico como Google Drive se beneficia relativamente del almacenamiento y el intercambio de archivos personales sin una gran preocupación por la seguridad de los datos.

Algunas de las características de protección de datos de una data room incluyen:

  • Configuración de permisos / autorización. A cada usuario de un equipo se le asignan diferentes niveles de acceso; estas variaciones de acceso ayudan a mantener una autorización específica y protegen la confidencialidad de los datos.       
  • Copia de seguridad de datos. Tener la capacidad de realizar copias de seguridad de los archivos garantiza la protección de los datos a través de túneles VPN codificados; esto significa que los archivos cargados siempre se pueden recuperar.       
  • Accesibilidad de documentos. Data rooms forman un entorno controlado para monitorear la accesibilidad y visualización de cualquier dato. Una persona no autorizada será revocada.       
  • Verificación de dos factores. Este método de verificación requiere una contraseña y un código de un solo uso que se envía al usuario y que expira en unos minutos.       
  • Seguridad del usuario. Los administradores pueden monitorear el acceso a los documentos desde cualquier perspectiva para garantizar que los usuarios solo puedan ver los documentos que pueden ver.       
  • Pantalla barrada. Los usuarios no pueden participar en capturas de pantalla, impresión de pantalla o actividades de pantalla injustificadas para evitar la filtración de información.          
  • Borrado remoto. Los datos encontrados en un dispositivo extraviado o robado se pueden bloquear y borrar para evitar fuga de datos.       
  • Trituración remota. Esto permite al administrador establecer un período de tiempo en el que se puede descargar un documento en particular, después del cual se revocará el documento.       

Las data rooms virtuales y Google Drive fueron diseñados de forma diferente para distintos objetivos. Aunque ambos brindan un fácil acceso para almacenar y compartir datos, una data room virtual se preocupa por la seguridad de los datos cargados por las empresas. Al mismo tiempo, Google Drive se centra en el acceso personalizado para cargar y compartir datos con una protección de datos mínima. Por lo tanto, las data rooms virtuales deben considerarse una mejor opción para las empresas que desean almacenar archivos y obtener el control de los permisos de acceso de los usuarios de forma segura.

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