Certificación y conformidad de data rooms

El deseo de tener éxito en su segmento de mercado y ampliar la lista de servicios o bienes es común para muchas empresas. Además de garantizar la mejor calidad, cualquier marca debe considerar requisitos legales de cumplimiento normativo.

Independientemente de la industria y del mercado, manejar datos confidenciales de los clientes ya se ha convertido en una rutina diaria. De lo contrario, si la tarea de satisfacer esta demanda fracasa, la empresa corre el riesgo de perder millones. Uno de los ejemplos de desastres más importantes es el caso de Anthem Inc. Este gigante de los seguros de salud no logró proporcionar las medidas adecuadas de protección de datos del consumidor. Por la incapacidad del equipo para cumplir con los estándares de HIPAA en los años 2014-2015, las autoridades de Estados Unidos multaron a  Anthem Inc. por 16 millones de dólares.

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Dependiendo de las especificaciones de su mercado e industria, los estándares de cumplimiento varían.

Cumplimiento de RGPD

La heredera de la Directiva de Protección de Datos 95/46/EC, esta versión actualizada es legítima desde el 25 de mayo de 2018. Esta estrategia impone obligaciones a cualquier negocio internacional que se centre en los ciudadanos de la Unión Europea como audiencia destinataria. La incapacidad de cumplir con los estándares del Reglamento General de Protección de Datos dará lugar a severas multas. De acuerdo con las especificaciones actuales de RGPD, los infractores tendrán que gastar un máximo de sus ingresos globales, además de la compensación por riesgos y daños para quienes sufrieron problemas de seguridad de datos y, por lo tanto, aumentarán la suma de las pérdidas.

El concepto determina varios principios fundamentales para procesar datos de conformidad con el RGPD:

  • El uso de cifrado u otros métodos avanzados es imprescindible para proporcionar un mayor grado de confidencialidad e integridad. Esto también es esencial para almacenar documentación en las data rooms virtuales.
  • El cliente debe ser informado sobre qué datos se recopilan y cómo se procesan. Solo se permiten fines legítimos.
  • La minimización de datos, precisión y responsabilidad tienen un significado crucial.

Centros de datos certificados ISO/IEC 27001:2013

La certificación considerada tiene como objetivo gestionar los riesgos y garantizar que se puedan cumplir las medidas de protección para controlar el desempeño comercial en el mercado de la legislación. El cumplimiento de estos estándares es una señal obvia de que una empresa garantiza altos niveles de seguridad de la información e implementa las mejores prácticas para operar con los datos recibidos de los socios y clientes.

La certificación ISO/IEC 27001:2013 se proporciona sólo para aquellas organizaciones que utilizan un Sistema de Seguridad de la Información ( conocido como ISMS) y tienen evidencia documentada para demostrarlo. El conjunto de controles de seguridad seleccionados puede diferir: lo importante es demostrar el enfoque adecuado para su implementación.

Centros de datos certificados por SOC

Esta abreviatura se refiere a Service Organization Controls: estos son los estándares internacionales para trabajar con la documentación financiera de una manera segura. Los principios de cumplimiento mencionados implican organizar una gestión avanzada y profunda de riesgos y cambios, un acceso personalizable pero flexible a los datos, control de su seguimiento, etc.

Cumplimiento de HIPAA

Si su empresa realiza algún servicio en el sistema de salud, esta auditoría es imprescindible. El conjunto de estándares incluye medidas de seguridad físicas, de proceso y de red para lograr un entorno seguro para cualquier tipo de información de salud. Independientemente del tipo de entidad, se debe lograr el cumplimiento de HIPAA. Además de las garantías físicas para las partes interesadas, se necesitan también actualizaciones técnicas. Los ejemplos típicos son el uso de ID de usuario único, servicios de cifrado y descifrado de datos, control de acceso para limitar las capacidades de transferencia de datos para aquellos que no tienen autorización para manipular la información en las data rooms.

Cómo el cumplimiento normativo afecta a una data room virtual

Con el avance de las tecnologías modernas, las empresas de diferentes industrias prefieren soluciones que simplifican el intercambio de datos y el acceso a la información sensible. La necesidad de tener la documentación empresarial protegida y mantenerla actualizada ha provocado la popularidad de las data rooms virtuales.

Esta solución permite compartir de manera segura los documentos más importantes e interactuar con equipos de terceros sin dificultad. Data rooms virtuales son  especialmente solicitadas para ayudar con transacciones de M&A. Para definir el valor del trato es importante organizar la debida diligencia de tal manera que facilite el proceso para ambos miembros de la cooperación.

La debida diligencia realiza el análisis de 360 ​​grados de la situación de desarrollo comercial al final de la empresa objetivo, y este proceso puede durar de unos meses a muchos años, por lo que el acceso multidimensional a los datos no debería causar ningún desafío de información grave. El cumplimiento de una data room virtual y los siguientes estándares de seguridad se pueden notar claramente en las siguientes características:

  • Una de las principales tareas de cualquier acuerdo de M&A es mantener la confidencialidad. La restricción de visualización de documentos permite al vendedor asignar solo empleados responsables para ver los detalles compartidos. En este caso, la empresa adquirente tiene la oportunidad de comprobar, por ejemplo, la hora de las entradas. Esto, por un lado, conlleva a mejor control sobre la seguridad de la colaboración. Por otro lado, permitirá investigar el interés de la parte interesada.
  • Con la ayuda de marcas de agua, la empresa tiene la oportunidad de marcar sus archivos para identificarlos más fácilmente.
  • Las funciones de acceso de solo lectura y los permisos de documentos personalizables garantizan que la información proporcionada llegue al destinatario correcto y se mantenga alejada de las manos equivocadas.

La organización de un flujo de trabajo estable de sus actividades comerciales no se puede realizar sin una verificación de auditoría de su documentación y sin cumplir con los requisitos legales adoptados en su área. Mantenerse al día con el concepto de cumplimiento y regulación de una data room virtual es una excelente forma de seleccionar una estrategia de protección de datos flexible y fácil de actualizar. 

Además de prevenir cualquier tipo de problema legal, este enfoque trae una ventaja competitiva: la cooperación con su brand es segura para los clientes y tiene el potencial de atraer a un público objetivo más grande, aumentando las tasas de opt-in de manera más eficiente.

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