Data rooms virtuales para las ciencias de la vida: beneficios y casos

La industria de las ciencias de la vida (farmacéutica, biotecnológica, dispositivos médicos y productos médicos) está creciendo rápidamente. Muchas de empresas biomédicas líderes ya han reconocido las oportunidades que ofrecen las data rooms virtuales.

Dado que muchas empresas biomédicas trabajan a escala mundial, la colaboración eficaz es fundamental para su éxito. Las data rooms brindan protección de datos confidenciales y una colaboración fluida de manera eficiente. Estos son los principales beneficios de las data rooms para las compañías biomédicas.

Ventajas clave de las data rooms para la industria de las ciencias de la vida

Las data rooms pueden ayudar a las empresas biomédicas a optimizar la I+D sin comprometer la seguridad de los datos. Además, las data rooms virtuales ofrecen los siguientes beneficios:

Configuración fácil

Data rooms virtuales poseen una interfaz intuitiva y funciones automatizadas, como la numeración de índices automática a medida que carga archivos, lo que facilita la configuración e integración de una data room en sus operaciones comerciales. Todo lo que debe hacer es preparar todos los documentos en formato digital y crear una clara estructura de permisos del usuario. Las data rooms le permiten configurar permisos de usuario granulares, restringir algunas funciones, como descargar, imprimir, y especificar permisos para ciertos tipos de archivos.

Confidencialidad

Quizás el beneficio más importante para los usuarios de la data room es la confidencialidad y alta seguridad. Las empresas biomédicas trabajan con datos confidenciales de pacientes o propiedad intelectual que deben compartirse con precaución y cumplir con las normativas, tales como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA, EE. UU.), Ley de Protección de Datos (Reino Unido) o Reglamento General de Protección de Datos (GDPR , UE). Las data rooms virtuales garantizan una seguridad de alto nivel y permisos de usuario personalizables, que reducen posibilidades del error humano, es decir, compartir accidentalmente datos confidenciales con las partes equivocadas.

Cumplimiento de HIPAA

Cuando se comparte información confidencial sobre la salud del paciente con cuidadores, proveedores o investigadores involucrados, los datos deben estar protegidos por la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA). Lo mismo se aplica a los datos de pacientes utilizados para I+D en las industrias biotecnológica y farmacéutica. El cumplimiento de HIPAA es importante no solo para la protección legal, sino también para mantener la confianza del paciente. Para garantizar la protección de la privacidad del paciente, busque un proveedor de data room virtual cuyo servicio esté confirmado por la certificación HIPAA y cumpla con la norma ISO/IEC 27001: 2013.

Seguimiento de documentos y usuarios

La investigación y el desarrollo en ciencias de la vida a menudo involucran a muchos participantes: investigadores, médicos, vendedores, expertos en márketing, inversores, reguladores y distribuidores. Como administrador de la data room, puede acceder a un registro de actividad del usuario y supervisar todas las acciones dentro de la data room, controlando así el espacio de trabajo. La función de seguimiento de la actividad de los usuarios garantiza la transparencia y ayuda a comprender los intereses de los socios, por ejemplo, los estudios de casos más vistos, los documentos más actualizados/editados, etc. También puede monitorear todas las comunicaciones entre socios y generar informes fácilmente.

Colaboración de los socios

Una data room virtual aporta estructura y orden a cualquier proyecto. Dado que los datos en sí se han convertido en uno de los activos más importantes en la I+D (Investigación y Desarrollo) de biotecnología y farmacéutica, un espacio de trabajo digital garantiza que los datos se utilicen y compartan de manera eficaz. Las data rooms facilitan la colaboración de los equipos globales en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los equipos locales también pueden beneficiarse de una data room: un espacio de trabajo online puede ayudar a organizar el flujo de trabajo, delegar tareas, realizar seguimiento del progreso y mitigar las filtraciones de datos de manera más efectiva.

Soporte 24/7

Las organizaciones biomédicas suelen ejecutar proyectos simultáneos, que incluyen recaudación de fondos, ensayos clínicos, desarrollo de fármacos, y acuerdos de fabricación y distribución (F&D). Tratar los problemas técnicos o de TI debe ser sencillo. La elección de un proveedor de data room virtual con un equipo de atención al cliente disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede ahorrar mucho tiempo y evitar problemas de software inesperados. El soporte al cliente disponible también es crucial en caso de que se necesite orientación al configurar algunas funciones avanzadas de VDR. En las ciencias de la vida, el tiempo puede serlo todo; por lo tanto, un buen proveedor de data room puede resolver problemas de manera rápida y eficiente.

Casos de uso de data rooms en industrias de ciencias de la vida

Independientemente del proyecto, las empresas biotecnológicas y farmacéuticas trabajan con una enorme cantidad de datos y papeleo. Teniendo en cuenta que las data rooms ofrecen amplias funciones de seguridad y gestión de documentos, el software de data rooms virtuales tiene muchos usos en las ciencias de la vida. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo utilizar su data room virtual para situaciones específicas:

• Ensayos clínicos. Organice toda la documentación y los archivos, comuníquese de manera eficaz con los proveedores de servicios de investigación clínica directamente en la plataforma; cargue, revise y comparta informes en un espacio de trabajo virtual centralizado. Mantenga segura la información confidencial estableciendo acceso basado en permisos a las partes autorizadas.
• OPI de biotecnología. Pase por todas las etapas de la OPI (oferta pública inicial) de manera más eficiente y ahorre recursos. Utilice Q&A avanzadas para una comunicación rápida y eficaz. Cree varios equipos, incluidos los legales, financieros y ejecutivos, y configure el acceso adecuado a los documentos para cada equipo. Aproveche el acceso las 24/7, los 365 días del año para ampliar su grupo de inversores potenciales.
• Recaudación de fondos. Utilice una data room para presentar información confidencial con posibles inversores mientras mantiene seguros los secretos comerciales, la propiedad intelectual y la información personal de los empleados. Comparta grandes volúmenes de información y gestione la diligencia debida de una manera organizada y sin estrés.
• Acelerar la I+D. Las funciones de VDR como la de arrastrar-y-soltar, carga masiva, numeración de índices y las etiquetas pueden acelerar la I+D y facilitar el análisis de grandes grupos de datos. Las revisiones de progreso se pueden realizar de manera más eficaz con informes automatizados. Mejore la colaboración con acceso 24/7/365, opciones para delegar tareas y funciones avanzadas de Q&A.
• Licenciación y colaboración. Acelere la diligencia debida para la concesión de licencias y las asociaciones sin poner en peligro la seguridad de los datos. Tener toda la información necesaria en un espacio de trabajo virtual amplía su alcance en el mercado global y le permite negociar simultáneamente con múltiples partes interesadas.
• Gestión de la propiedad intelectual. Utilice una data room para proteger la propiedad intelectual de su organización durante ensayos clínicos, licenciaciones, recaudación de fondos, fusiones, auditorías y otras operaciones comerciales. Con una data room puede revocar el acceso a los archivos en cualquier momento, incluso a los documentos ya descargados. También puede monitorear quién ha visto elementos confidenciales en su VDR y realizar un seguimiento de toda la actividad de los usuarios. Utilice la autenticación de dos factores y las marcas de agua para agregar una capa adicional de protección.

La capacidad de adaptarse rápidamente e introducir herramientas digitales innovadoras determina el éxito de los incentivos de I+D de la empresa y la confianza de los pacientes. Las organizaciones que no actúan rápidamente, pueden perder una ventaja competitiva,  y precisamente data rooms virtuales ofrecen esta ventaja.

Referencias:

• The Digital Revolution of Life Sciences Companies. Debashis Gnosh, Sanjeev Sachdeva. https://www.tcs.com/perspectives/articles/the-digital-revolution-of-life-sciences-companies
• The Biotechnology Sector Continues To Defy Markets With Secular Growth. Noah Kiedrowski. https://www.ino.com/blog/2015/07/the-biotechnology-sector-continues-to-defy-markets-with-secular-growth/
• Biotechnology software in the digital age: are you winning? Cornelia Johanna Franziska Scheitz, Lawrence J. Peck & Eli S. Groban. https://link.springer.com/article/10.1007/s10295-018-2009-5

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