Como startup, es esencial contar con una forma segura y organizada de almacenar, acceder y rastrear documentos importantes. Además, según nuestra experiencia, las empresas en sus primeras etapas tienen mejores resultados cuando pueden compartir datos sensibles con posibles inversores y socios de forma rápida y sencilla. Finalmente, las soluciones de colaboración y gestión de flujo de trabajo pueden simplificar enormemente un complejo proceso de due diligence y ayudar a encontrar los inversores adecuados para financiar la startup.
Es por eso que los data rooms virtuales son una opción clave para que las startups inicien el proceso evitando las razones más comunes de fracaso.
¿Qué es un data room virtual para startups?
Un data room para startups es un software basado en la nube para almacenar archivos, gestionar el negocio y procesar acuerdos. Estos espacios virtuales sirven como almacenamiento de documentos con la opción de comunicarse, procesar diversas transacciones, acceder y colaborar en archivos de manera remota, entre otras funciones.
Debido a sus características avanzadas de seguridad, las tecnologías de data room son tradicionalmente reconocidas como software para fusiones y adquisiciones (M&A), procesos de due diligence y ofertas públicas iniciales. Pero el potencial de los data rooms va mucho más allá. Específicamente, sirve como un instrumento para llegar e impresionar a inversores. Luego, una vez que se ha encontrado al inversor, un data room se convierte en una solución para llevar a cabo operaciones con un valor de transacción optimizado y transparencia en los negocios.
¿Por qué una startup necesita un data room?
La respuesta es simple: las soluciones de data rooms virtuales permiten a la startup gestionar y proteger datos sensibles, a la vez que permiten a los actores clave acceder y revisar la información necesaria.
Además de proporcionar almacenamiento seguro y compartir documentos, los data rooms incluyen múltiples características de colaboración segura que fortalecen las relaciones con los inversores y aceleran el flujo de acuerdos.
Finalmente, los data rooms virtuales para startups también te pueden ayudar a cumplir con las normativas de privacidad de datos. Al tener un repositorio seguro para información sensible, la startup puede asegurarse de que todos los datos se almacenen y accedan según lo establecido por la ley.
Beneficios del data room para la recaudación de fondos en startups
Nuestros hallazgos indican que los fundadores de startups tienen muchas responsabilidades aparte de la recaudación de fondos. Cualquier negocio joven está constantemente buscando una ventaja sobre sus competidores y soluciones para asegurar documentación sensible. Todo esto se mezcla con los desafíos de gestionar un equipo en formación y visualizar los objetivos a largo plazo de la empresa.
Insight: Data room virtual vs. almacenamiento en la nube genérico. En algunos casos, cuando los fundadores de startups no tienen experiencia con software de data rooms o operan con presupuestos extremadamente bajos, deciden utilizar plataformas de acceso público como Google Drive o Dropbox. Pero aunque estas soluciones permiten almacenar y compartir documentos, su funcionalidad y mecanismos de protección de datos no pueden compararse con un data room para inversores.
Los data rooms ofrecen herramientas para todo lo que una startup podría necesitar, incluidos canales seguros para la comunicación con inversores. Y el costo del software de data room finalmente se traduce en la mejor herramienta para impresionar a los posibles inversores sin comprometer la seguridad de la información.
A continuación, se presenta un resumen de las ventajas que ofrece el acceso a un data room para la recaudación de fondos en una startup.
Protección contra fugas de datos
Una fuga de datos puede costar mucho dinero y esfuerzo a una empresa, y finalmente destruir una startup. Es por eso que los proveedores de data rooms virtuales de buena reputación protegen tanto los métodos de almacenamiento como de transferencia de datos con métodos de cifrado confiables.
La combinación de protocolos de seguridad permite monitorear el acceso a los datos, limitar las formas en que los inversores interactúan con ellos y asegurarse de que los errores humanos se eliminen con herramientas como marcas de agua digitales y derechos de solo lectura.
Instrumentos adicionales que ayudan a las startups a proteger su propiedad intelectual y otros documentos confidenciales incluyen:
- Autenticación multifactor
- Permisos granulares configurados para cada usuario o inversor
- Acuerdos automáticos de confidencialidad (NDA)
- Informes de actividad
- Revocación de acceso remoto
Mejora en el alcance a inversores
Un data room ofrece acceso regulado pero sencillo a una colección organizada de datos relevantes y recientes. Al aprovechar la centralización y las herramientas de comunicación en línea, los fundadores de startups encontrarán rápidamente enfoques efectivos para interesar y atraer a los inversores.
También es posible crear un espacio separado para tratar personalmente con un inversor líder, proporcionar más datos y facilitar las negociaciones.
Las características del data room para startups que resultan útiles en este caso son:
- Soporte para diversos formatos de archivo
- Administrador de preguntas y respuestas integrado
- Videoconferencias integradas
Mejor imagen
Con el proveedor adecuado, es posible hacer que el data room comparta los mismos colores y logotipo que el sitio web de la empresa, dando una sensación unificada a todo el proceso de recaudación de fondos. Una startup también puede personalizar cada documento en la lista de due diligence para que coincida con la marca e impregnar la imagen en la mente de los inversores potenciales.
Algunas herramientas que ayudan a causar una buena primera impresión son:
- Personalización de colores, logotipo y lenguaje
- Interfaz fácil de usar
- Navegación sencilla entre documentos, incluyendo vista previa y búsqueda de texto completo
Procesamiento acelerado
Reunir y organizar toda la documentación de due diligence y otra información sensible de antemano puede acelerar significativamente la recaudación de capital. Los inversores necesitan acceder a muchos datos durante cualquier ronda de financiamiento, desde la etapa de semilla hasta la serie C. Y cuanto más rápido un inversor pueda revisar los documentos requeridos, más rápido tomará una decisión.
Las características del data room para la recaudación de fondos que aceleran el procesamiento de acuerdos para una startup incluyen:
- Listas de verificación y plantillas de due diligence preconfiguradas
- Indexación, clasificación y etiquetado automatizados
- Carga masiva de archivos
- Chats integrados individuales y grupales
Control total
Los informes de actividad y los análisis automatizados permiten a los administradores del data room recopilar información sobre quién accedió a cada archivo y cuánto tiempo interactuaron con él.
Por ejemplo, los fundadores de la startup pueden utilizar las herramientas de informes para:
- Asignar tareas y verificar el progreso de su finalización
- Evaluar los niveles de interés de varios inversores
- Realizar ajustes organizacionales al momento
Qué incluir en un data room para startups
Un data room para inversores es la cara de la startup. Los fundadores deben trabajar con el equipo para incluir todos los documentos relevantes, artículos de prensa, visiones del mercado, presentaciones en diversos formatos, y más.
Insight: Una presentación perfecta. Una presentación impactante es más que un simple cuadro de capitalización con un logotipo. Los inversores deben comprender la misión y visión de la empresa, así como encontrar formas de relacionarse con su cultura. Para captar la atención de inversores específicos, puede ser útil estudiar las empresas de su cartera y captar las tendencias de diseño y propósito que comparten.
En cuanto a los documentos que serán esenciales, aquí hay algunos grupos universales de documentos:
| Documentos de la empresa |
Acuerdo de derechos de los inversores |
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Artículos reformulados de incorporación |
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Acuerdos de preferencia y co-venta |
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Resumen de la junta directiva |
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Investigación de mercado |
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| Documentos financieros |
Estados financieros de pérdidas y ganancias |
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Actualizaciones y proyecciones financieras
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Informes de crecimiento |
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Modelos financieros |
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| Otros documentos |
Información de propiedad intelectual, incluidas patentes y marcas comerciales |
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Onboarding documents and hiring process structure |
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Employee contracts |
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Documentación de API |
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Propiedad de nombres de dominio |
Un proveedor experimentado de data rooms para inversores ofrecería una lista completa de la documentación requerida para un proceso de due diligence ágil y te daría valiosos consejos sobre cómo estructurar un data room.
Navegando la recaudación de fondos y M&A con un data room
Las startups utilizan data rooms virtuales para organizar rondas de recaudación de fondos o acuerdos de M&A. Como regla, su aplicación se basa en el tamaño de la empresa y la etapa y naturaleza del acuerdo.
Cuando las empresas intentan que alguien invierta en ellas o las compre, preparan una presentación que muestre sus logros más significativos y su progreso. Pero, desafortunadamente, esta información sensible se envía a otros que no se pueden controlar, lo que a veces es riesgoso.
Un data room virtual ayuda a las empresas a gestionar esta etapa. Al poner la presentación en línea y proporcionar a los accionistas el enlace, puedes ver quién la ha visto, cuánto tiempo tomó y si compartieron tus datos sensibles con otros.
Además, un data room virtual se utiliza después de finalizar una M&A para intercambiar informes sobre el rendimiento financiero y otras áreas críticas. Después de todo, aún es esencial seguir hablando con tus inversores y proporcionarles actualizaciones valiosas cuando se cierre el acuerdo.
Cómo elegir un data room virtual para una startup
Los fundadores tienen la importante misión de encontrar inversores adecuados y asegurar fondos para su startup. Un data room para inversores es insustituible en este proceso, ya que permite centrarse en la visión general en lugar de en los detalles organizacionales.
No todos los data rooms son igualmente adecuados para startups. Los siguientes cuatro factores ayudarán a filtrar los proveedores que ayudarán en la recaudación de capital sin afectar el presupuesto o requerir demasiado tiempo.
Seguridad
La seguridad de los documentos es esencial para un data room de startup, y no hay mucho espacio para compromisos. Sin embargo, todavía es posible navegar entre diferentes grados de avances en seguridad. Para garantizar que el procesamiento del acuerdo sea conveniente para cada inversor y, al mismo tiempo, que la información confidencial no se vea comprometida, una startup necesita las siguientes características:
- Centros de datos físicos en una ubicación segura que se sometan a auditorías periódicas de terceros
- Varios niveles de derechos de acceso al data room
- Cifrado SSL de 256 bits aplicado a los archivos en reposo y en transferencia
- Marcas de agua y alertas de NDA para documentos extremadamente sensibles
Funciones necesarias
Los fundadores de startups no requieren demasiadas funciones de un data room virtual en las primeras etapas. Por ejemplo, el cifrado administrado por el cliente o los flujos de trabajo a nivel empresarial no se aplicarán en el proceso de recaudación de fondos, y no hay razón para pagar extra por ellos.
Para crear un entorno de negocios equipado pero sencillo para la empresa y los inversores potenciales, el data room debe ofrecer herramientas como:
- Soluciones intuitivas para cargar y organizar documentos
- Una opción para clasificar a los miembros del equipo y sus privilegios de acceso en grupos
- Visitantes invitados ilimitados
- Análisis de actividad
Precio
Cada proveedor tiene un enfoque distinto para el modelo de precios de los data rooms virtuales. Por ejemplo, los contratos de suscripción a largo plazo o los planes fijos con amplias asignaciones de usuarios y almacenamiento no son adecuados para una startup.
Los modelos de precios que funcionarán mejor para las startups son:
- Por proyecto
La recaudación de fondos es un proyecto único que normalmente no requiere varios data rooms. Los inversores y los representantes de la startup tendrán suficiente espacio para comunicarse siempre que el proveedor ofrezca suficiente almacenamiento y usuarios invitados.
- Por página
Un data room para la recaudación de fondos tendrá una cantidad relativamente limitada de documentos de la empresa, por lo que el costo final no debería ser muy alto. Sin embargo, vale la pena mencionar que el precio por página puede salirse de control si la empresa crece o adquiere otras empresas.
- Por almacenamiento
Los documentos de texto no ocupan mucho espacio, lo que hace que los pagos por gigabyte sean lógicos. Pero en caso de que el data room necesite acomodar más formatos de datos, como videos o audios, la factura aumentará significativamente.
- Por usuario
Este enfoque es perfecto cuando no hay demasiados miembros del equipo. Siempre que los inversores puedan participar en el proceso a través de acceso gratuito para invitados, los fundadores no necesitarán invertir mucho.
Prueba gratuita
Las pruebas gratuitas son extremadamente útiles para probar un data room específico desde la perspectiva de los requisitos de una startup. Los administradores y usuarios pueden utilizar el periodo de prueba para practicar el uso del software, simular presentaciones a inversores y planificar la organización de los documentos.
Nota: Una prueba gratuita no es lo mismo que una demostración gratuita. Los periodos de prueba significan acceso a la funcionalidad de la plataforma durante un cierto tiempo sin ninguna obligación de pago. Y una demostración es una introducción curada por el proveedor a las características del software, normalmente a través de una videollamada.
Reseñas de proveedores
Antes de configurar un data room virtual, la startup debe explorar todos los comentarios disponibles en plataformas de reseñas independientes. Las reseñas más valiosas incluirán opiniones de inversores o antiguos solicitantes de fondos y presentarán información sobre la usabilidad del software, las características y la calidad del servicio al cliente.
Otros aspectos de un data room para la recaudación de fondos que pueden evaluarse a través de reseñas incluyen la personalización, la asequibilidad y la adaptabilidad a los cambios del mercado.
Según nuestras observaciones, elegir un software altamente seguro y con muchas funciones para tu equipo puede ser un desafío. Aun así, puedes confiar en la mejor elección de los usuarios: iDeals. Es el mejor data room para startups, con todo lo que necesitas para acelerar el crecimiento y las oportunidades de inversión en 2024.
Puntos clave sobre los data rooms para startups
Con la recesión económica que continúa en 2023, las startups podrían enfrentar tiempos difíciles. Más específicamente, cuatro de cada cinco startups están en riesgo de fracasar, lo que sería la mayor extinción de negocios en etapa temprana desde la crisis financiera de 2008.
Sin embargo, también hay razones para ser optimistas acerca de comenzar un negocio en 2024. Y lo que es de gran importancia en el mundo empresarial digitalizado de hoy es la herramienta que elijas para atraer y cooperar con los inversores. ¡Los data rooms virtuales pueden convertirse en tu clave para el éxito durante estos tiempos desafiantes!
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