Data rooms virtuales para la diligencia debida

¿Qué es la diligencia debida?

La debida diligencia es un procedimiento que implica una investigación exhaustiva de hechos y datos relevantes para una transacción. En un posible acuerdo de inversión o fusiones y adquisiciones (M&A), se lleva a cabo para proteger a las partes involucradas de pasivos no deseados e inesperados.

La investigación puede ser de naturaleza operativa, legal, técnica, ambiental, fiscal, económica o financiera.

Por qué los vendedores necesitan la diligencia debida

Al realizar la debida diligencia, la mayor parte de la responsabilidad recae en el comprador, pero se aconseja a los vendedores que también realicen sus propias investigaciones. De esta manera pueden identificar problemas y solucionarlos antes de que el comprador se involucre, dándoles más influencia para negociar términos favorables.

Por qué los compradores necesitan la diligencia debida

Los compradores necesitan la diligencia debida para asegurarse de obtener un trato digno de su inversión. Eso ayuda a prevenir la exposición a riesgos financieros y legales inesperados. Una investigación exhaustiva proporciona la certeza que se necesita para sellar el trato con tranquilidad.

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Debida diligencia: una etapa crucial de las fusiones y adquisiciones

En las transacciones de fusiones y adquisiciones, la diligencia debida permite al comprador examinar y verificar la información relevante sobre la empresa que desea adquirir. El proceso comienza después de que se firma la carta de intención (LOI).

La debida diligencia tiene como objetivo dotar al comprador de toda la información que necesita para tomar la decisión correcta. Si el equipo de diligencia debida encuentra algún problema, tendrá que decidir si abandonar el trato o modificarlo. Pero si todo parece estar bien, el comprador y el vendedor pueden continuar con la transacción.

El equipo de debida diligencia

El complejo proceso de diligencia debida involucra los esfuerzos combinados de los siguientes profesionales y partes interesadas:

  • Inversionistas
  • Abogados
  • Contadores
  • Consultores
  • Asesores de adquisición de empresas
  • Proveedores de servicio

Solicitudes de datos

Los posibles inversores comprobarán todos los aspectos del negocio para asegurarse de que están obteniendo un buen trato. Esté preparado para proporcionar datos detallados, que incluyen:

  • Permisos, licencias u otras autorizaciones gubernamentales
  • Contratos de arrendamiento
  • Una lista detallada de las propiedades que posee
  • Contratos de propiedad intelectual
  • Estados financieros
  • Flujos netos históricos de efectivo 
  • Extractos bancarios mensuales
  • Documentación fiscal
  • Convenios colectivos
  • Informes de compensación
  • Información para accionistas
  • Sistemas y redes de TI
  • Contratos materiales
  • Impuestos
  • Información del seguro
  • Historial de litigios

¿Por qué utilizar una data room virtual?

El proceso de diligencia debida involucra a varias personas que trabajan con una gran variedad de documentos y datos confidenciales. Sin las precauciones adecuadas, esta fase de las fusiones y adquisiciones puede comprometer seriamente la seguridad de los datos.

Ahí es donde entra en juego una data room virtual. Este software proporciona un lugar seguro para que todas las partes almacenen y distribuyan documentos e información confidenciales.

Al garantizar una protección de datos de alto nivel, una data room facilita las comunicaciones y el intercambio seguro de documentos entre las partes del lado del vendedor y del comprador. Las personas autorizadas obtienen un fácil acceso a los datos relevantes y pueden compartir informes sin preocuparse por las filtraciones de datos.

Una data room virtual ayuda a garantizar que la diligencia debida se lleve a cabo de forma exhaustiva y rápida.

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Criterios a considerar al elegir una data room virtual 

No todas las data rooms virtuales son iguales. Debe prestar mucha atención a las características de su proveedor de data rooms para un proceso de diligencia debida exitoso.

Seguridad

Para evitar filtraciones de datos, elija una data room para diligencia debida que proporcione seguridad de datos avanzada. Debe garantizar la protección de los documentos con funciones como cifrado de 256 bits, trituración remota, marca de agua, modo de visualización restringido, visualización segura de hojas de cálculo, políticas de acceso detalladas y protección antivirus.

El control de acceso total es imprescindible. La data room debe proporcionar un perfil de permiso único a los usuarios que permita el acceso solo a archivos y carpetas específicas. También opte por un proveedor que puede ofrecer seguimiento de las actividades de los usuarios y formar registros de auditoría.

Cumplimiento de seguridad

Pero, ¿cómo se asegura de que la data room sea tan segura como parece? La respuesta está en las certificaciones internacionales e auditorías. Elija un proveedor con certificación ISO 27001, SSAE 16, HIPAA y SOC 2. También su proveedor debe cumplir con los estándares internacionales, como OWASP y Microsoft Secure Development Lifecycle.

Facilidad de uso

Facilite a los usuarios de diversos conocimientos tecnológicos el uso de su data room. La plataforma debe proporcionar una interfaz intuitiva que garantice que cualquiera pueda usarla sin necesidad de una preparación larga. Los mejores proveedores ofrecen demos para que cualquier usuario pueda trabajar con su software. 

La data room debe ser accesible desde todos los dispositivos. Tampoco debería requerir complementos o software sofisticado y debe ser compatible con Windows, macOS, Android e iOS. Además, debe tener una interfaz que funcione a la perfección en dispositivos móviles.

Soporte multilingüe

Su equipo de diligencia debida puede involucrar a personas de diferentes nacionalidades. Asegúrese de que su data room tenga las funciones multilingües necesarias para adaptarse a usuarios de diferentes orígenes étnicos y geográficos. Esto es especialmente crucial para los acuerdos de fusiones y adquisiciones transfronterizas.

Chat y Q&A integrados

El proceso de diligencia debida implica transacciones complejas que pueden plantear muchas preguntas. Facilite el intercambio eligiendo una data room virtual que proporcione una forma eficiente de publicar preguntas y proporcionar respuestas. La data room para la debida diligencia también debería permitir chats en la plataforma para una comunicación fluida.

Prueba gratuita

Una de las mejores formas de asegurarse de que está utilizando la data room que se adapta a sus necesidades, es simplemente probarla . Es posible que desee probar la plataforma antes de contratarla, y una demostración gratuita le permitirá hacerlo.

Al elegir un proveedor de data rooms virtuales, puede decidirse entre las mejores data rooms que hemos seleccionado minuciosamente a través de varios criterios en la página principal, leer las opiniones de usuarios y contactar con los proveedores para elegir su data room perfecta. 

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