Proveedores de Data Rooms Virtuales
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¿Qué es una data room virtual?

Las empresas generan una gran cantidad de datos todos los días, y también necesitan administrarlos adecuadamente. Este artículo le informará sobre data rooms y cómo éstas pueden ayudar a las empresas a trabajar con documentos de manera eficiente.

 

¿Qué es una data room?

Una data room virtual es un repositorio en línea especializado para documentos importantes, que ayuda a las empresas a mantener sus datos corporativos protegidos, organizados y accesibles para usuarios autorizados. Y es que durante el proceso de venta otras compañías deben evaluar toda la información sobre el negocio que desean comprar y luego tomar una decisión. Esta herramienta es imprescindible para las empresas que desean vender o cerrar negocios, o bien pasar por otros procesos que involucran trabajo con documentos sensibles, haciéndolos mucho más rápido y fácil.

Data rooms hacen el proceso de trabajo con información sensible perfectamente seguro y cómodo. Una VDR dispone de varias herramientas que protegen los documentos, según las configuraciones del propietario de la data room, permitiendo ver todos los cambios, tiempo de consulta y visitas. Los mejores proveedores son compatibles con todos los dispositivos y también disponen de aplicaciones para iOS y Android. Por lo tanto, resulta muy fácil para los participantes de un proceso de negocios ver y editar los documentos. Una data room puede mejorar el trabajo en equipo y la eficiencia de todos los miembros en un abrir y cerrar de ojos.

 

¿Qué beneficios ofrecen data rooms a las empresas?

Una dataroom es una herramienta fundamental que ayuda a las empresas a administrar documentos tanto en algunos procesos, como compra y venta, debida diligencia o M&A. También permite a las compañías estar listas para cualquier evento, ya que todos los archivos están organizados y listos para trabajar, necesitará pasar solo unos minutos para verificar si todo está en su lugar y si debe actualizar algún documento. Y puede proseguir con sus negocios de inmediato.

Por lo tanto, las empresas pueden evitar gastos innecesarios y, lo más importante, problemas resultantes de una pérdida de datos. Es prácticamente imposible robar datos de una dataroom.

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¿Cómo las datarooms protegen la información?

Los proveedores conocidos y confiables protegen los datos de sus clientes con el cifrado más confiable que protege tanto el repositorio como las formas de transferencia de datos. Además, siempre  se utiliza la autenticación de dos factores junto con otrascaracterísticas de seguridad, como marcas de agua y vista de valla, que permite a los usuarios obtener más protección para los archivos.

Otro factor son los certificados especiales que indican que el proveedor cumple con las normas de privacidad y protección de datos garantizadas y puede mantener los archivos seguros. Los más difundidos son SOC2 e ISO27001. Sin embargo, las compañías de algunas industrias pueden requerir un VDR que tenga certificados específicos; por ejemplo, las empresas de atención médica necesitan un certificado HIPAA. Por lo tanto, verifique si el proveedor que va a elegir tiene los certificados requeridos.

 

¿Cuándo se usan las data rooms?

Esta herramienta se puede utilizar a diario, para el almacenamiento miento de datos. Es útil tener todos los archivos organizados todo el tiempo. Además, las salas de datos eliminan para los empleados la necesidad de pasar por la molestia de imprimir y administrar documentos manualmente: los documentos están digitalizados, y todas las personas que están autorizadas pueden acceder a ellos. Por lo tanto, las data rooms a menudo se usan para mantener los archivos corporativos estructurados y protegidos.

Muchas empresas usan una dataroom para la diligencia debida, ya que esta herramienta les permite dar acceso a la persona necesaria y para tiempo establecido. De este modo es una empresa puede compartir documentos con una tercera entidad para revisión sin preocuparse por la seguridad de la información. Data rooms proporcionan a las empresas permisos granulares que les otorgan un control total sobre quién puede acceder al repositorio y quién puede ver o editar ciertos documentos.

Las compañías utilizan data rooms para M&A, ya que el servicio ofrece herramientas útiles, como sección de Q&A donde los clientes pueden encontrar respuestas a sus preguntas, e informes que les permiten ver la actividad de posibles socios y proporcionarles información valiosa. Por lo tanto, una data room se convierte en una herramienta multifuncional que le permite no solo compartir información de manera segura sino también comunicarse y colaborar de manera efectiva.

Sin embargo, el uso de data rooms no se limita a estas actividades, principalmente porque muchos otros procesos comerciales implican la debida diligencia: IPO, recaudación de fondos, bancarrota y reestructuración, etc. Por eso es una herramienta tan importante para las empresas modernas. Algunas compañías pueden encontrar otros usos para las data rooms; por ejemplo, las organizaciones de biotecnología las encuentran útiles para compartir información de manera segura con pasantes o socios temporales. Una vez expirado el permiso, es fácil para una organización limitar el acceso a los archivos para ellos.

 

Data rooms vs. software de almacenamiento en la nube

Dado que las data rooms y los servicios de almacenamiento en la nube tienen el mismo propósito: permitir a los usuarios compartir archivos, algunas empresas aún no pueden entender por qué deberían contratar una VDR. El motivo es simple: una data room es mucho más segura que el almacenamiento en la nube, teniendo también herramientas especiales y soporte 24/7. Es prácticamente imposible hackear una data room, y la autenticación de dos factores reduce los riesgos causados ​​por un error humano.

Además, una sala de datos ofrece características especiales como marcas de agua, permisos granulares, una sección de Q&A, informes, notificaciones sobre ediciones de documentos o nuevas cargas, etc. Un servicio gratuito carece de estas funciones que pueden mejorar la eficiencia de una empresa.

 

Conclusión

Una data room es una herramienta imprescindible para las empresas que simplifica el mantenimiento de la información corporativa y acelera todos los procesos que involucran documentos. Si aún no ha implementado una data room en su trabajo, debe intentarlo, teniendo en cuenta que la mayoría de los proveedores ofrecen una demo gratuita para que pruebe el servicio y vea todos sus beneficios.

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