Proveedores de Data Rooms Virtuales
Proveedores de Salas Virtuales de Datos

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¿Cómo data rooms pueden ayudar durante la quiebra de empresas?

La crisis del coronavirus golpeó duramente a muchas empresas de todo el mundo, México y España incluídos. Muchas empresas no lograron sobrevivir al cierre y las duras condiciones. Las industrias de aerolíneas, turísticas, ventas al detal, y restaurantes son las que más han sufrido con la cuarentena mundial. Otros también están experimentando un estrés financiero bastante significativo. Desafortunadamente, hoy muchas compañías quiebran cada día.

Las empresas ya utilizan ampliamente las data rooms para gestionar documentos y durante procesos más serios, como M&A, OPI, transacciones inmobiliarias, etc. Sin embargo, esta herramienta se puede utilizar también durante la bancarrota para simplificar el proceso y proteger la información confidencial.

La debida diligencia más fácil

La debida diligencia es una parte esencial de quizás cualquier proceso comercial, y es el centro del procedimiento de quiebra. A menudo las empresas tienden a subestimar la importancia de la debida diligencia, y eso es un error. Una empresa debe compartir muchos documentos durante la quiebra, pero también debe proteger estos archivos del escape. Solicitar la bancarrota no significa que ya no debe preocuparse por la seguridad.

Una data room virtual puede ayudar tanto con el intercambio de documentos como con seguridad, al proporcionar una plataforma protegida para administrar y compartir información corporativa. Una vez que todos los documentos se cargan en la sala de datos, los fideicomisarios o liquidadores pueden estudiarlos a fondo a un ritmo cómodo para determinar el precio de activo más alto posible.

Data rooms acortan plazos

Esta herramienta ofrece a las partes un espacio de trabajo conveniente que puede acelerar los procesos y limitar los factores que podrían interrumpir un trato. Repasemos las características principales de las data rooms y veamos cómo pueden mejorar el proceso de quiebra.

Carga e indexación de datos

La mayoría de los proveedores data rooms permiten a los usuarios cargar varios archivos a la vez gracias a la función de arrastrar y soltar. Por lo tanto, puede preservar la estructura de las carpetas si ya tiene una y evitar la molestias. Además, una dataroom  indexa los datos automáticamente, lo que hace que la búsqueda sea más rápida y cómoda para los usuarios. Casi todos los proveedores ofrecen una búsqueda de OCR (Reconocimiento óptico de carácteres) que permite la búsqueda de información específica en todos los documentos.

Acceso 24/7

Las partes no están limitadas por el horario de oficina cuando se trata de revisar los documentos. Pueden acceder a su data room en cualquier momento que necesiten y desde cualquier dispositivo, ya que la mayoría de los proveedores hacen que su software sea compatible con todos los sistemas operativos. Por lo tanto, los fideicomisarios o liquidadores pueden realizar la debida diligencia incluso si están en otra parte del mundo.

Comunicación perfeccionada

Los usuarios pueden dejar notas y destacar ciertas partes de los documentos para aclarar detalles. Además, los fideicomisarios pueden poner preguntas y recibir respuestas en la sección de Q&A que contiene toda la información vital. La empresa puede recopilar preguntas frecuentes antes de la quiebra y responderlas para acelerar el proceso de revisión.

data rooms quiebra

Informes perspicaces

Gracias a los informes, empresas pueden ver qué documentos están revisando los usuarios y durante cuánto tiempo. Esta información ayuda a detectar comportamiento sospechoso y a obtener información valiosa sobre cómo sacar lo máximo de la quiebra. Los informes proporcionan un panorama más amplio y mejor comprensión de la situación.

Proteja sus documentos

Violación de datos sigue siendo una gran amenaza durante el proceso de quiebra. La empresa debe seguir protegiendo su información corporativa para evitar complicaciones. Las data rooms ofrecen una seguridad impecable para todos los archivos que se cargan, ya que los certificados obtenidos garantizan la seguridad de sus datos.

Repositorios  y transferencia de datos

Los proveedores utilizan el cifrado de grado bancario más confiable para proteger tanto el almacenamiento de los archivos como las formas de transferir los datos. Por lo tanto puede estar seguro de que los documentos no serán robados o interceptados durante la carga y descarga.

Autenticación multifactor para evitar errores humanos

La parte más importante de todo escape de datos ocurre por la causa de los errores humanos, cuando un usuario revela accidental o intencionalmente los detalles de inicio de sesión. La autenticación de múltiples factores requiere que los usuarios den un paso más aparte de introducir el nombre de usuario y la contraseña para acceder a la sata room. Obligatoriamente tendrá que introducir un código único enviado a su teléfono móvil. Por lo tanto, incluso si algún delincuente conoce los detalles de inicio de sesión, no podrá entrar a la data room.

Control total sobre el acceso

Data rooms permiten a las empresas a controlar permisos que tienen las partes invitadas. Esto significa que puede otorgar a los fideicomisarios y liquidadores, por ejemplo, solo la capacidad de ver los documentos porque no necesitan hacer nada más con la información corporativa durante la quiebra. Así se asegurará de que no divulguen sus archivos a otras partes. Y una vez finalizado el procedimiento, simplemente puede restringir el acceso a la sala de datos.

Transparencia total

Si bien las partes invitadas no se conocen entre sí, usted puede ver todos sus movimientos en la sala de datos gracias a los informes. Utilizándolos, puede detectar comportamiento inusual y evitar violación o escape de datos. Por supuesto, también puede utilizar esta información para tomar decisiones basadas en datos durante el proceso de quiebra.

Las data rooms protegen su información y simplifican su distribución durante el proceso de quiebra. Sin embargo, esta herramienta le seguirá siendo útil cuando todo haya terminado, por si necesita pasar por reestructuración o adquisición. Dado que todos los documentos ya están cargados en la sala de datos y disponibles, será fácil compartirlos y acelerar todos los procesos posteriores. Y aunque su información corporativa permanece accesible para los usuarios autorizados, también es perfectamente protegida.

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