Data rooms virtuales para M&A

¿Qué son las M&A?

Los acuerdos de fusiones y adquisiciones (M&A) se realizan cuando dos o más empresas se unen para formar una entidad comercial. Este procedimiento puede durar de unos meses a varios años y consta de la fase exploratoria, diligencia debida y de integración posterior.

Fase exploratoria

Al comienzo del proceso de fusiones y adquisiciones, un vendedor define lo que espera de la integración con la otra empresa y establece los criterios para los compradores potenciales. Después se ponen en contacto con empresas que cumplen los criterios, realizan un análisis de evaluación mutua y hacen la oferta a un candidato conveniente.

Debida diligencia

Después de que el comprador potencial acepta la oferta, realiza un análisis exhaustivo de los activos, pasivos, métricas financieras, base de clientes, recursos humanos, etc. del vendedor. El objetivo es asegurarse de que la fusión o adquisición aportará el valor esperado.

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Integración posterior 

Después de una diligencia debida exitosa, el proceso de integración combina dos negocios en uno. Los participantes de M&A integran sus bases de conocimiento, combinan tecnología y sistemas, deciden sobre la política interna común y la cultura corporativa, a la vez que organizan nuevas estructuras departamentales.

¿Cómo las data rooms virtuales mejoran el flujo de trabajo de fusiones y adquisiciones?

Protección mejorada

El nivel de seguridad que ofrecen las mejores data rooms virtuales para M&A es muy similar al de las mayores instituciones financieras.

Data rooms cumplen con los estándares de seguridad reconocidos internacionalmente, cifran todos sus datos e implementan las últimas prácticas de ciberseguridad, desde múltiples firewalls hasta autenticación de dos factores. Además, con la ayuda de permisos de acceso personalizables, puede controlar qué documentos ven los usuarios.

Reducción de tiempo y coste

Dado que su data room para fusiones y adquisiciones está disponible en línea, no tiene que gastar una fortuna para mantener un centro de datos físico, y esto sin mencionar que sus compradores ahorran en gastos de viaje.

Además, debido a varias características avanzadas, una VDR automatiza muchos procesos, lo que hace que sea mucho más fácil y rápido administrar documentos y gestionar problemas. Además, puede administrar varios acuerdos en su espacio de trabajo virtual.

Comunicación 

Con todos los documentos necesarios a mano, los compradores no tienen que viajar a su data room física cada vez que necesitan más información; pueden comunicarse con usted en los comentarios de los documentos, o con una solicitud en cualquier momento. Esto le permitirá colaborar con empresas de todo el mundo simultáneamente. Además, puede agilizar el flujo de comunicación mediante las funciones de preguntas y respuestas (Q&A)y discusión en vivo.

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¿Cómo preparar la data room?

Subiendo archivos

Con un proveedor supremo de data rooms para M&A, el proceso de preparación de los datos es fácil y rápido. Simplemente arrastre y suelte los archivos y carpetas necesarios en la ventana de carga. Solo asegúrese de que sus documentos sean precisos, actualizados y estructurados según el tipo del trato.

Estructurando el sistema de archivos

Para que sus compradores puedan encontrar rápidamente todos los documentos que necesitan, estructure su sistema de datos. Además, cree una carpeta separada con todos los documentos no confidenciales requeridos por todos al comienzo de la M&A y una carpeta con archivos altamente confidenciales solicitados por los superiores antes de cerrar el trato.

Invitando participantes a la data room

Tan pronto como su sistema de archivos esté listo, dé la bienvenida a las partes interesadas. No importa cuántos usuarios invite, una data room permite asignar varios permisos de acceso para controlar quién puede ver, descargar e imprimir qué archivos. De esta manera, podrá agilizar el proceso y evitar posibles fugas de datos.

Criterios para elegir una data room para M&A

Características de seguridad

Aunque las data rooms virtuales son conocidas por su seguridad estra, el nivel de protección varía de un proveedor a otro. Por lo tanto, asegúrese de que su VDR ofrezca la gama completa de funciones de protección de datos, como:

  • Autenticación de dos factores
  • Múltiples niveles de acceso a los documentos, incluido el modo de visualización restringido 
  • Marcas de agua dinámicas que aparecen en los documentos cada vez que alguien los ve, imprime o descarga

Cumplimiento de seguridad

Al elegir su proveedor de data room, asegúrese de que:

  • Cumple con ISO 27001 y SOC 2
  • Usa seguridad física, autenticación de dos factores y vigilancia avanzada para proteger sus centros de datos.
  • Evalúan regularmente la confiabilidad de su producto con la ayuda de expertos independientes y cumplen con las últimas prácticas internacionales de desarrollo de software.

Informes

Su data room virtual debería permitirle realizar un seguimiento de cada acción, definir los grupos más activos e identificar las secciones de documentos más visitadas.

Una función integrada de análisis e informes le ayudará a tomar decisiones críticas antes de que sea demasiado tarde. Por ejemplo, si los representantes de compra dedican demasiado tiempo a determinados documentos, es probable que tengan inquietudes que usted puede abordar de manera proactiva.

Facilidad de uso

Una transacción de M&A típica implica compartir y revisar miles de documentos. Una data room virtual fácil de usar con diversas funciones de estructuración de datos puede acelerar este proceso de manera significativa. Busque un VDR que ofrezca las siguientes características:

  • Soporte de varios formatos de archivo
  • Acceso multilingüe
  • Interfaz compatible con dispositivos móviles
  • Funcionalidad de scroll-through que le permite pasar al siguiente documento fácilmente
  • Soporte de varias plataformas, incluidas iOS y Android
  • Invitaciones masivas

Preguntas y respuestas integradas

El uso del correo electrónico para responder varias preguntas desde el lado de la compra conlleva problemas como riesgos de fuga de datos y posible confusión sobre quién y qué ha visto. En su lugar, considere las VDRs con la función de preguntas y respuestas (Q&A).

Esto le permitirá controlar el proceso de Q&A clasificando las preguntas según grupos, carpetas y áreas de especialización. También puede generar informes para ver qué tipo de problemas enfrentan los usuarios con más frecuencia. Con esta información puede crear listas de preguntas frecuentes con capacidad de búsqueda para evitar responder las mismas preguntas.

Personalización

Un espacio de trabajo virtual diseñado con los colores y el logotipo de la marca de su empresa seguramente lo diferenciará de la competencia. Dado eso, busque una data room con una función de personalización.

Además de brindarle una ventaja competitiva, también reducirá el trabajo manual, lo que le permitirá personalizar sus documentos con marcas de agua, pies de página y encabezados automáticamente.

Las fusiones y adquisiciones son una transacción compleja y, para realizarla, necesita la mejor data room virtual con la mayoría de las características enumeradas anteriormente. Para simplificar el proceso de elección, consulte nuestra lista de los mejores proveedores de data rooms.

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