M&A data room: todo lo que necesita saber

Hoy en día las data rooms virtuales son una parte esencial de los equipos avanzados que buscan agilizar sus flujos de trabajo. Los data rooms virtuales ofrecen todo lo necesario para una colaboración productiva y un rendimiento excelente. En concreto, los usuarios pueden compartir documentos de forma segura, mantenerse en contacto con los compradores y banqueros de inversión interesados, y estar al día de los hechos relevantes las 24 horas del día.

En cuanto a los clientes de los data rooms virtuales, la mayoría son instituciones financieras, agencias gubernamentales, educación, sanidad, inmobiliarias y otros sectores. Estas empresas crean una solución para facilitar el flujo de las fusiones y adquisiciones, la diligencia debida, la oferta pública inicial, las transacciones financieras, la recaudación de fondos, etc.

¿Qué son las fusiones y adquisiciones?

Las operaciones de fusiones y adquisiciones (M&A) se producen cuando dos o más empresas se unen para formar una sola entidad empresarial. Esta operación es cada vez más habitual, ya que abre nuevas oportunidades para las empresas. Además, es un movimiento estratégico para reducir costes, crear una base de clientes, aumentar la cuota de mercado, etc.

Por lo tanto, las fusiones y adquisiciones son uno de los acontecimientos más grandes y significativos de todo el ciclo de vida de cualquier organización. Este procedimiento puede durar de unos meses a varios años y consta de las fases exploratoria, de diligencia debida y de integración posterior a la fusión.

Fase exploratoria

Al principio del proceso de fusiones y adquisiciones, el vendedor define lo que espera de la integración con la otra empresa y establece criterios para los posibles compradores. Posteriormente, se ponen en contacto con las empresas que cumplen los criterios, realizan un análisis de evaluación mutua y ofrecen un candidato adecuado.

Proceso de diligencia debida

Una vez que el comprador potencial acepta la oferta, realizan un análisis exhaustivo de los activos, pasivos, estados financieros, base de clientes y recursos humanos del vendedor, entre otros. El objetivo es asegurarse de que la operación de fusión y adquisición aportará el valor esperado. Los data rooms virtuales para la diligencia debida también han demostrado ser extremadamente seguros y fiables.

Integración posterior a la fusión

Tras el éxito del proceso de diligencia debida, el proceso de integración combina dos empresas en una sola. Los participantes en la fusión integran sus bases de conocimiento, combinan la tecnología y los sistemas, deciden la política interna común y la cultura corporativa, organizan las nuevas estructuras de los departamentos, etc.

Cómo los data rooms virtuales mejoran el flujo de trabajo de las fusiones y adquisiciones

Dado que el motivo original para desarrollar los data rooms virtual fue la fusión y adquisición de empresas, todo su conjunto de características tiene como objetivo mejorar y facilitar la transacción. Como resultado, los clientes reciben mecanismos de protección de datos ultraseguros, ahorro de tiempo y dinero, y una plataforma avanzada de cooperación. Por lo tanto, todo esto tiene un efecto increíblemente positivo en el procedimiento.

Mayor protección

El nivel de seguridad que ofrecen la mayoría de los M&A data rooms es muy similar a la forma en que las instituciones financieras protegen sus activos.

Al cumplir con las normas de seguridad reconocidas internacionalmente, los data rooms virtuales encriptan todos sus datos e implementan las últimas prácticas de ciberseguridad, desde múltiples cortafuegos hasta la autenticación de dos factores. Además, con la ayuda de los permisos de acceso personalizables, tendrá un control total sobre qué terceros ven qué documentos.

Reducción de tiempo y costes

Cuando su M&A data room está configurada, no tiene que gastar una fortuna para mantener un centro de datos físico, por no mencionar que sus compradores se ahorran los gastos de desplazamiento.

Además, gracias a varias funciones avanzadas, un M&A data room automatiza muchos procesos, lo que facilita y agiliza la gestión de documentos y la tramitación de asuntos. También puede gestionar varias transacciones comerciales en su espacio de trabajo virtual.

Mejora de la comunicación

Con todos los documentos necesarios a mano, los compradores no tienen que desplazarse a su sala de datos física cada vez que necesiten más información: pueden dirigirse a usted con una pregunta o una solicitud en cualquier momento. Esto le permitirá colaborar con empresas de todo el mundo simultáneamente. Además, puede agilizar el flujo de comunicación utilizando las funciones de preguntas y respuestas y de debate en directo.

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Cómo preparar un M&A data room: 3 sencillos pasos

El contrato con un data room virtual es sólo el primer paso hacia un mejor acuerdo. Igualmente importante es la preparación de los espacios de trabajo en línea para que ambas partes trabajen cómodamente. Esto es lo que hay que hacer para garantizar que su M&A data room aporte aún más beneficios y mejoras.

1. Cargar los archivos

Con un proveedor de data rooms virtuales de calidad superior, el proceso de preparación de la sala de datos es fácil y rápido. Basta con arrastrar y soltar los archivos y carpetas necesarios en la ventana de carga. Sólo tiene que asegurarse de que sus documentos son precisos y están actualizados.

En cuanto a los documentos que deben estar en una sala de datos virtual, Forbes recomienda los archivos que se mencionan a continuación. Tenga en cuenta que la lista es consultiva, por lo tanto, discuta cada elemento con un abogado.

1. Documentación corporativa básica
2. Capital fijo y otros valores
3. Declaraciones fiscales y financieras
4. Activos y propiedades
5. Propiedad intelectual
6. Acuerdos significativos
7. Datos de ventas, marketing y clientes
8. Fabricantes y proveedores clave
9. Apoyo a los clientes
10. Cuestiones reglamentarias
11. Disputas o litigios
12. Datos sobre seguros
13. Empleados/RRHH
14. Procedimientos con partes relacionadas

2. Estructurar el sistema de archivos

Para que tus posibles compradores u otras partes interesadas puedan encontrar rápidamente todos los documentos que necesitan, estructura el sistema de archivos de su data room. Además, cree una carpeta separada con todos los documentos no confidenciales requeridos por todos al inicio de la fusión y una carpeta con los archivos altamente confidenciales solicitados por la alta dirección antes de cerrar la operación.

3. Invitar a los participantes al data room

En cuanto el sistema de archivos de su data room virtual esté listo, dé la bienvenida a las partes interesadas. Independientemente del número de usuarios que invites, una data room permite asignar permisos avanzados para controlar quién puede ver, descargar e imprimir qué archivos. De este modo, podrá agilizar el proceso y evitar posibles fallos de seguridad.

Criterios para elegir un M&A data room

Preste atención a algunos consejos para elegir un depósito seguro, ya que no todas las soluciones de data rooms virtuales son iguales. Dado que cada usuario potencial está interesado en el mejor producto para satisfacer sus necesidades, hay algunas cosas sencillas que hay que tener en cuenta a la hora de elegir.

Características de seguridad

Aunque las data rooms virtuales son conocidas por su mayor seguridad, el nivel de protección varía de un proveedor a otro. Por lo tanto, asegúrese de que su VDR ofrece todas las características de protección de datos, como por ejemplo

• Autenticación de dos factores
• Múltiples niveles de acceso a los documentos confidenciales, incluido el modo de visualización restringida cuando un usuario de la data room sólo puede ver una parte de un documento
• Marcas de agua dinámicas que aparecen en los documentos confidenciales cada vez que alguien los ve, los imprime o los descarga

Cumplimiento de la seguridad

Cuando elija a su proveedor de data rooms virtuales, asegúrese de que:

• Cumplen con la norma ISO27001 y SOC2
• Utilizan seguridad física, autenticación de dos factores y vigilancia avanzada para proteger sus centros de datos.
• Evalúan regularmente la fiabilidad de su data room virtual con la ayuda de expertos independientes y cumplen con las últimas prácticas internacionales de desarrollo de software

Informes de actividad del data room

Su M&A data room debe permitirle seguir la actividad de los usuarios, definir los grupos más activos e identificar las secciones de documentos más visitadas.

Una función integrada de informes y análisis como ésta le ayudará a tomar decisiones críticas antes de que sea demasiado tarde. Por ejemplo, si los representantes de la parte compradora pasan demasiado tiempo en ciertos documentos, probablemente tengan preocupaciones, que usted puede abordar de forma proactiva.

Facilidad de uso

Una transacción típica de fusiones y adquisiciones implica compartir y revisar miles de documentos confidenciales. Un data room virtual fácil de usar con diversas funciones de estructuración de datos puede acelerar este proceso de forma significativa. Busque un VDR que ofrezca las siguientes características

• Soporte de varios formatos de archivo
• Acceso multilingüe
• Acceso móvil fácil
• Funcionalidad de desplazamiento que le permita pasar al siguiente documento con facilidad
• Soporte de muchas plataformas, incluyendo iOS y Android
• Invitaciones masivas

Preguntas y respuestas integradas

Utilizar el correo electrónico para responder a múltiples preguntas de la parte compradora conlleva problemas como el riesgo de fuga de datos y la posible confusión sobre quién ha visto qué documento. En su lugar, considere un data room virtual con la función de preguntas y respuestas (Q&A).

Esto le permitirá controlar el proceso de preguntas y respuestas de la sala de datos clasificando las preguntas en función de los grupos, las carpetas y las áreas de experiencia. También puede generar informes para ver qué tipo de problemas afrontan los usuarios con más frecuencia. Basándose en esta información, puede crear listas de preguntas frecuentes con capacidad de búsqueda para evitar responder a las mismas preguntas.

Personalización

Un espacio de trabajo virtual diseñado con los colores y el logotipo de su empresa seguramente le diferenciará de la competencia. Por ello, busque un data room con una función de personalización.

Además de darle una ventaja competitiva, también reducirá el trabajo manual, permitiéndole personalizar sus documentos con marcas de agua, pies de página y encabezados de forma automática.

Las fusiones y adquisiciones son transacciones complejas y, para llevarlas a cabo, necesita el mejor data room virtual con la mayoría de las características mencionadas anteriormente. Para simplificar el proceso de elección, consulte nuestra lista de los mejores proveedores de data rooms virtuales.

Fusiones y adquisiciones antes y después de los data rooms virtuales

Como nadie ha garantizado nunca un nivel tan alto de seguridad y comodidad, el desarrollo de los data rooms virtuales se ha convertido en un avance innovador para las empresas de todo el mundo. Dado que el curso de las fusiones y adquisiciones ha mejorado significativamente con las data rooms online, podemos dividir la historia de las transacciones en antes y después. Así pues, a continuación le mostramos lo que las partes de M&A utilizaban antes y por qué esta solución online se hizo necesaria con el paso del tiempo.

Historia de las salas de datos y data rooms virtuales

Las fusiones y adquisiciones y la aparición de las salas de datos físicas están relacionadas, ya que este almacén en línea nació de la transacción. Sucedió en el siglo XIX, durante el “Gran Movimiento de Fusiones”, cuando había una necesidad urgente de almacenamiento fiable de datos confidenciales.

Entonces, una sala de datos física es una sala específica llena de armarios que contienen información confidencial en papel.

Dado que uno de los rasgos característicos de las fusiones y adquisiciones es el enorme número de documentos, las partes estipularon normas estrictas para el acceso y el uso de los registros corporativos. Por ejemplo, puede tratarse de permisos o restricciones para la realización de fotocopias y fotografías, un procedimiento particular para acceder a una sala con cita previa, etc.

Sin duda, en su día, las salas de datos físicas fueron un enorme apoyo para el acuerdo y, además, se convirtieron en un indicador de desarrollo para el procedimiento. Sin embargo, este enfoque tenía tanto ventajas como desventajas. Por ejemplo, los clientes no estaban seguros de la fiabilidad de la protección o integridad de los datos, ya que los competidores, los intrusos e incluso los desastres naturales podían amenazarlos.

¿Cómo funcionaba una sala de datos tradicional?

Para entenderlo mejor, vamos a profundizar en la historia de las salas de datos físicas y las data rooms virtuales para sentir la diferencia en el almacenamiento y el acceso a la información.

Almacenamiento de datos

El almacenamiento relativamente seguro de información sensible requiere un lugar físico, a menudo en las instalaciones de la organización. Sin embargo, en otros casos, los bufetes de abogados encargados de los aspectos legales de las fusiones y adquisiciones pueden proporcionarlo. De todos modos, hay algunas reglas básicas relativas al almacenamiento de información en salas de datos físicas:

• Alguien debe clasificar e indexar el contenido para comodidad de los participantes en la transacción.
• Si la empresa no tiene copias de seguridad electrónicas, los directores necesitan espacio para copias adicionales fuera de la sala de datos física. Así, los documentos no se perderán en caso de accidente.
• Todas las partes interesadas deben acceder al índice de documentos antes de visitar la sala de datos.
• Nadie puede retirar los datos del depósito cuando lo desee.
• En general, se permite el uso de ordenadores portátiles u otros dispositivos. Sin embargo, se prohíbe el uso de aquellos que tengan la posibilidad de copiar: escáneres, teléfonos inteligentes, fotocopiadoras, etc.
• Dado que la información debe permanecer intacta y confidencial, las partes no pueden, por ejemplo, borrarla, dañarla o modificarla. Por lo tanto, este aspecto crítico del trabajo en salas de datos físicas requiere un control de gestión o una vigilancia por vídeo para garantizar la seguridad.
• Las partes deben marcar los documentos recién añadidos y notificar a los demás la adición.
• Para obtener una copia, el participante primero hace una solicitud y rellena un formulario. Por cierto, la solicitud sólo puede satisfacerse si los documentos son copiables.

Acceso a los datos

Una sala de datos física es evidentemente más complicada que una sala de datos virtual en cuanto al acceso a los documentos. Por ejemplo, es necesario establecer un horario específico para que los miembros visiten un repositorio físico. Además, no siempre varios participantes en el proceso pueden estar allí simultáneamente. He aquí algunas reglas más:

• Debido a las medidas de seguridad y a los requisitos normativos, el acceso al depósito, a diferencia de las salas de datos virtuales, no es ininterrumpido. Es decir, las partes pueden trabajar con los documentos en un momento determinado.
• Normalmente, los visitantes deben nombrar a una persona de contacto y firmar un registro a su llegada. Además, suelen estar vigilados como medida para evitar acciones prohibidas.
• El propietario del repositorio puede denegar el acceso a los datos independientemente de la hora y por cualquier motivo. En caso de que se prohíba la estancia de una persona determinada en el depósito, ésta está obligada a abandonarlo inmediatamente.
• En ocasiones, los visitantes entregan sus teléfonos móviles antes de entrar en la sala de datos física y los reciben de vuelta al salir.

Todas las partes implicadas en la diligencia debida y las fusiones y adquisiciones tenían que seguir estas normas para no poner en riesgo la transacción. Aparentemente, los requisitos hacían que las operaciones fueran aún más tediosas y largas. Sin embargo, afortunadamente, las versiones digitalizadas han sustituido a las salas de datos tradicionales.

¿Cómo se han beneficiado las salas de datos del progreso tecnológico?

Además de los inconvenientes de las salas de datos físicas, también resultaron ser inseguras. En consecuencia, los participantes en las fusiones y adquisiciones tuvieron que buscar una solución más sólida para satisfacer la urgente necesidad de proteger los datos.

El primer paso hacia la digitalización del almacenamiento de documentos físicos fue el CD-ROM lanzado por Sony en 1984. En comparación con los disquetes, el CD-ROM almacenaba grandes volúmenes de datos, lo que tuvo un impacto positivo en la transacción porque facilitaba el almacenamiento de documentos.

Sin embargo, los desarrolladores se vieron obligados a buscar soluciones mejores porque el CD-ROM corría el riesgo de dañarse o perderse. Así, en 1996, apareció en el mercado el Cloud Computing de la empresa tecnológica Compaq Computers, que permitía almacenar información en línea.

Finalmente, hacia la década de 2000, los data rooms virtuales entraron en el mercado como una alternativa más fiable a los repositorios físicos. Diseñadas explícitamente para el proceso de diligencia debida y las fusiones y adquisiciones, esta innovación liberó a los participantes de las tareas repetitivas y las preocupaciones de seguridad. En otras palabras, una M&A data room agilizó todo el ciclo de vida.

Reflexiones finales sobre los data rooms virtuales para M&A

Un M&A data room se ha convertido en una alternativa moderna y potente a las salas de datos físicas. Así, la plataforma online afecta positivamente a todas las etapas de la transacción, proporcionando un entorno superseguro y oportunidades de colaboración para todas las partes interesadas.

Sin embargo, para elegir exactamente lo que su equipo necesita, primero debe estudiar el servicio de un proveedor concreto. De este modo, entenderá qué puede obtener del producto y qué beneficios le aportará. El siguiente paso es preparar el data room virtual, lo que incluye el tratamiento de documentos sensibles y la invitación a múltiples usuarios.

De todos modos, primero hay que echar un vistazo a los mejores proveedores de data rooms que ofrecen las mejores herramientas para todo el ciclo de vida de las fusiones y adquisiciones.

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