5 formas de simplificar la diligencia debida con una data room virtual

Las data rooms virtuales para la debida diligencia son instrumentos eficaces y modernos que ayudan a avanzar y proteger el proceso de negociación. Una data room es un buen ejemplo de innovación empresarial que divide y compartimenta procesos vitales. En esta publicación encontrará formas en que mejora la diligencia debida mediante el uso de data rooms virtuales.

1. Elimine la necesidad de viajar

Las data rooms virtuales hacen posible un entorno de trabajo libre de estrés y le permiten ahorrar tiempo, sin preocuparse más por la cancelación de vuelos.

Data rooms también reducen los costos asociados con la impresión y el envío de documentos. La entrega del franqueo internacional puede durar entre 14 y 20 días y costar más de $100; el acceso en línea es rápido, económico y más controlado.

Al eliminar la necesidad de costosos viajes de negocios, también ahorra dinero en gastos de comida y alojamiento.

Además, las VDRs son convenientes: puede realizar la diligencia debida desde la comodidad de su hogar o desde un espacio de trabajo remoto, ya que puede obtener acceso a los documentos necesarios con un solo clic.

2. Mejore la seguridad de los datos

Las data rooms reducen significativamente  el riesgo de filtración de datos. Sus medidas de seguridad ayudan a mantener la confidencialidad de los archivos corporativos confidenciales, de los datos personales y los documentos descargados.

Las data rooms virtuales utilizan un método de cifrado de dos factores que proporciona seguridad de primer nivel. Solo usted o personal autorizado con permisos tiene control sobre los documentos.

data room due diligence

3. Controle la actividad

Las data rooms virtuales brindan la capacidad de controlar los documentos gracias a la posibilidad de asignar varios grupos de permisos. Establezca permisos para miembros del equipo y terceros.

Mantenga el control sobre la impresión de documentos y rastree todas las acciones realizadas con sus documentos.

Ajuste varias posibilidades de configuración para (des)autorizar la descarga. Elija el formato adecuado para sus documentos, permita o prohíba la descarga para diferentes usuarios y realice un seguimiento de los dispositivos utilizados para la descarga.

La data room para la debida diligencia incluso permite restringir la configuración de visualización.

4.Haga uso de los informes

Puede controlar cualquier acción realizada con los documentos agregados. Incluso puede eliminar la descarga de un documento no autorizado de forma remota.

Utilice funciones como la programación de informes y los informes en tiempo real para obtener toda la información necesaria justo a tiempo.

5. Simplifique la comunicación

Gracias a una sección de preguntas y respuestas, puede dar u obtener una respuesta calificada a cualquier pregunta que aparece mientras usa la data room.

La data room para la diligencia debida también es un excelente medio para agrupar todas las comunicaciones en un solo lugar. Use chats en vivo para delegar tareas, obtener información de los miembros del equipo y aclarar detalles.

También puede obtener acceso granular a los hilos, establecer grupos de permisos, elegir un moderador y otorgar diferentes niveles de acceso a cada miembro del equipo para simplificar el proceso de diligencia debida.

Para resumir

Ciertamente, cualquier elección que haga tendrá un impacto en su negocio. La decisión de simplificar el proceso de diligencia debida utilizando soluciones tecnológicas modernas no solo aumentará la productividad, sino que también mejorará los niveles de seguridad.

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