4 razones para NO enviar documentos empresariales por email

Enviar documentos confidenciales por correo electrónico puede resultar tentador. Es tan simple como adjuntar los archivos y hacer clic en Enviar. Permítanos dar cuatro razones de por qué no creemos que sea una buena idea.

1. Es posible que olvide cifrar el archivo

Software como Word, Excel o Adobe tienen una función de cifrado incorporada en el programa; muchos usuarios probablemente desconozcan esta función o la hayan olvidado. Esto da como resultado el envío de un archivo desprotegido.

Imagina a alguien pirateando tu bandeja de entrada y robando esos archivos. Esto daría lugar a daños colaterales y una violación de datos que podría haberse evitado con una data room virtual segura.

2. Puede enviar el email a la persona equivocada

Incluso sin que alguien piratee su bandeja de entrada de correo electrónico, los archivos podrían llegar a las manos equivocadas. El envío de un email al destinatario incorrecto ocurre con más frecuencia de lo que se cree. A veces, solo se necesita un error tipográfico para enviar los archivos al destinatario incorrecto.

Incluso puede hacer clic accidentalmente en la dirección de correo electrónico de un competidor, enviándole información confidencial que podría resultar perjudicial para su negocio; todo lo que se necesita es una distracción mínima.

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3. Su correo se puede reenviar a un tercero

Después de enviar su correo electrónico a la persona correcta puede pensar que sus archivos están seguros, pero no hay nada más lejos de la verdad.

Se puede reenviar cualquier correo electrónico y usted no tiene control sobre él. Puede intentar proteger sus archivos almacenándolos en un repositorio en línea. Sin embargo, es posible que olvide proporcionar al destinatario previsto el permiso correspondiente para acceder a esos documentos.

4. Puede verse comprometido

Hay muchas personas en la red que pueden aprovecharse de su error, enviando correos electrónicos engañosos que pueden resultar en el envío de documentos al destinatario equivocado. Según Avanan Global Phishing Report, 1 de cada 25 correos electrónicos es un intento de phishing.

No es necesariamente su culpa, las personas que realizan suplantación de identidad de datos confidenciales son maestros en la manipulación. Dado que hay un aumento visible de ataques de phishing y troyanos en todo el mundo, debería ser motivo suficiente para reconsiderar sus soluciones de intercambio de archivos. Una data room virtual segura podría ser la clave para resolver sus problemas.

Solución para compartir datos confidenciales: data rooms virtuales

Este software para compartir archivos empresariales incluye protocolos de seguridad especiales que mantienen sus archivos seguros. Mediante un proceso de autenticación de dos pasos e informes de actividad de los usuarios, puede controlar quién y cuándo revisa los documentos. Al agregar fechas de expiración a los archivos, puede proteger mejor sus documentos. El antivirus integrado de su data room también agrega otra capa de protección. De esta manera, las data rooms virtuales protegen su necesidad de intercambio de archivos.

Para obtener su solución de data room segura para sus transacciones, visite nuestra página de inicio para encontrar su proveedor de data rooms perfecto.


Referencias:

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1. iDeals
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2. Intralinks
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3. Datasite
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