8 características de las mejores data rooms virtuales

El manejo seguro de documentos es imprescindible en el mundo empresarial. Para garantizar la seguridad de los documentos, las empresas solían almacenarlos en data rooms físicas. Con el desarrollo de nuevas soluciones tecnológicas y especialmente con la pandemia mundial, las data rooms virtuales comenzaron a ganar popularidad. A continuación desarrollaremos algunas razones por las que esta solución podría ser útil para su empresa.

Las 8 características principales a considerar al elegir una data room

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El almacenamiento de documentos confidenciales en un entorno seguro es la mejor forma de proteger sus datos. Las data rooms virtuales proporcionan a los usuarios funciones que facilitan este proceso. Los mejores proveedores de data rooms equipan sus repositorios de archivos con las siguientes características:

  • Cumplimiento. Dado que la seguridad es la principal preocupación al tratar con datos confidenciales, las data rooms virtuales se crean pensando en la seguridad. Conforme a la certificación ISO 27001, SOC 1/2, GDPR, sus documentos están estrictamente protegidos.
  • Facilidad de uso. La segunda característica más importante es la facilidad de uso. No necesita instalar complementos para acceder a los datos, y con el soporte de aplicaciones móviles y una interfaz intuitiva, usar una data room virtual es fácil.
  • Carga fácil. Subir documentos en una data room virtual también es un proceso sencillo. Arrastre los archivos que deseas cargar y suéltalos en la data room virtual. Si desea subir varios archivos en la data room virtual a la vez, puede utilizar la función de carga masiva. También podrá abrir varios archivos dentro de la data room virtual, ya que este software admite archivos multiformato.
  • Seguimiento de actividad de los usuarios. Monitorear quién tiene acceso a qué archivos y qué tipo de cambios se realizan es esencial al almacenar y compartir documentos importantes. Las mejores data rooms le permiten supervisar la actividad de los usuarios con acceso a estos datos sensibles.
  • Protección de documentos. Además de poder monitorear la actividad de los usuarios, también puede utilizar funciones como trituración remota, vista de cerca o marcas de agua. Esto protege aún más sus documentos porque puede agregar una fecha de expiración a sus datos confidenciales, ocultar algunos de los detalles o agregar una marca de agua con la fecha y la persona que descargó el archivo.
  • Servicio multilingüe y soporte 24/7. Las mejores data rooms virtuales están equipadas con los mejores especialistas de atención al cliente. Si tiene alguna duda  con su data room virtual, siempre habrá alguien que pueda ayudarle. A través del soporte multilingüe 24 horas al día, 7 días a la semana, puede contar con la ayuda de sus proveedores de data rooms virtuales.
  • Q&A y chat. Al acceder a datos confidenciales, puede haber preguntas relacionadas con los documentos almacenados. A través de la funcionalidad de preguntas y respuestas (Q&A) y un chat en vivo, puede resolver las consultas en tiempo real y marcar los documentos necesarios.
  • Personalización. Cuando haya marcado los documentos que desea editar, puede modificarlos en la data room virtual. Con las herramientas proporcionadas y la interfaz intuitiva, no tendrá que descargar todo el archivo para realizar cambios. Todo lo que necesita está a su disposición en la data room virtual.

Como puede ver, las mejores data rooms virtuales tienen beneficios que serían imposibles de implementar en una data room física. Para obtener más información y posibles soluciones de data rooms virtuales, visite nuestra página principal. Podrá elegir una solución de data room virtual que se adapte mejor a sus necesidades individuales.

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