Proveedores de Data Rooms Virtuales
Proveedores de Salas Virtuales de Datos

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Data rooms virtuales y nubes de almacenamiento: elija según sus necesidades

Los tiempos de cuando los empresarios almacenaban sus documentos, informes, contratos y otros datos importantes en repositorios masivos ya han llegado a su fin. Eso no significa que el papeleo ha desaparecido, sino que los documentos importantes ahora existen en un formato diferente, en el mundo digital. Y una de las causas es que los repositorios llenos de papeles no garantizan la seguridad de ninguna manera, y los documentos se hacen vulnerables frente a varios peligros. Nunca sabe lo que pasará con el repositorio, quien puede acceder a los documentos o cuando se perderá uno u otro informe. Por esta causa salas de datos tradicionales están cediendo paso a las salas de datos virtuales que son toda una innovación en el mundo de las negociaciones.

Por ahora hay dos tecnologías de almacenamiento de la información – data rooms virtuales y nubes de datos convencionales. Al ofrecer soluciones bastante parecidas, ambas plataformas tienen mucho en común. Usted puede almacenar gran cantidad de datos en un espacio virtual que está conectado a su correo electrónico; los servers donde se guardan sus datos probablemente están dispersos geográficamente; y si algo ocurre con los documentos en papel, siempre puede recurrir a las copias digitales que permanecen en un espacio virtual relativamente protegido.

Tanto las data rooms virtuales como nubes de almacenamiento son convenientes para compartir documentos y otra información estratégica con los inversores, socios, clientes y empleados. Básicamente usted invita a otras personas para trabajar de manera remota, lo que ahorra muchas horas y esfuerzos a los participantes. Cualquier documento o carpeta puede ser vista por los participantes de la tramitación que tienen derecho de acceso. Pero hay algunas diferencias importantes que hacen de las salas de datos virtuales un instrumento preferible por muchas empresas a la hora de hacer negociaciones.

virtual data rooms

 

Ventajas únicas de las salas de datos virtuales

Aunque ambas plataformas parezcan idénticas a primera vista, los siguientes aspectos hacen una auténtica diferencia.

  • Mientras que las nubes de datos ofrecen relativamente poco espacio, data rooms virtuales ya incluyen mayor capacidad de la información. Si lo necesita, puede comprar espacio ilimitado para los proyectos a gran escala que requieren compartir grandes cantidades de documentos y archivos.
  • Data rooms virtuales ofrecen protección al más alto nivel, desde su infraestructura hasta visores de tablas Excel. De este modo se evitan robos y escapes de datos, que ocurren a menudo si se usa una nube de datos convencional.
  • Gracias a los informes regulares, usted siempre sabe que está pasando en su data room, todas las acciones realizadas con los documentos, descargas, archivos abiertos incluso página por página. Cada paso de cualquier usuario queda registrado, y esto es algo que solo pueden ofrecer algunas plataformas de salas de datos virtuales.
  • La mayoría de los proyectos que se realizan por medio de las data rooms son internacionales e implican transacciones altamente costosas. Para estos casos se requiere la asistencia al cliente, ya que si algo falla, siempre puede confiar en asistencia inmediata y profesional de un equipo de soporte 24/7.
  • Con las data rooms virtuales puede cambiar la accesibilidad de todos los documentos y carpetas, restringir ciertos usuarios, horas o IP. Gracias a esta función es posible controlar mejor gran flujo de los usuarios y divulgación de la información.

Evidentemente, las data rooms son muy convenientes para usuarios corporativos, empresarios y gobiernos, pero a menudo las contratan para uso individual. Data rooms son un entorno virtual altamente funcional que permite ejecutar diversas tramitaciones que requieren diligencia debida o bien compartir y trabajar con grandes cantidades de documentos confidenciales. Y si necesita una plataforma de uso individual, almacenar fotos o haces copias de seguridad de algunos documentos importantes, puede optar por nubes de datos de las populares que podrán satisfacer sus necesidades de manera más óptima.