Proveedores de Salas Virtuales de Datos
Proveedores de Salas Virtuales de Datos
Encuentra la plataforma adecuada para tu proyecto. Compare a los mejores proveedores por características, seguridad y opiniones.

¿Para qué los negocios necesitan usar una sala de juntas virtual?

Gestionar reuniones de la junta directiva es un trabajo complicado. Se tarda mucho tiempo y esfuerzo en mantener los asuntos funcionando sin problemas y de manera eficiente. Por suerte, existe una solución perfecta para este asunto.

Las salas de datos virtuales se han convertido en una herramienta habitual para la mayoría de los negocios del mundo. Son cómodas y fáciles en su uso. Esta tecnología reduce las dificultades de la gestión de datos. Usándola el negocio puede deshacerse de los papeles y poner los documentos necesarios en línea para que sean más fácil de acceder y compartir.

Pero solo pocos empresarios saben que también existe un software para la gestión de reuniones de la junta directiva. Eso avanza la tecnología de la sala de datos y la convierte en algo más que un espacio virtual para los documentos. La junta directiva necesita la gestión precisa. Cada procedimiento debe ser controlado, cada reunión debe ser documentada. Los negocios requieren el mantenimiento de la comunicación estable entre los participantes de la junta y otras personas. Con la sala de juntas virtual (boardroom) todo esto se hace más fácil.

How-To-Business

¿Qué es una sala de juntas virtual?

La principal cuestión a la cual una junta directiva se enfrenta diariamente es la falta del tiempo para organizar todos los procedimientos. Y si la junta es bastante grande, se hace más difícil solucionar esa cuestión: no solo el flujo del trabajo debe ser organizado sino también la gente. La comunicación se pierde rápidamente, porque cada persona está ocupada con sus tareas y habitualmente se olvida actualizar la información para los demás.

Resulta que los directores están separados uno de otro y, además, no pueden ver la imagen global. En resumen, cada reunión empieza con largas explicaciones sobre la situación de cada departamento. Todos los directores tienen que revisar los documentos facilitados por otros y entender la situación actual. Se tarda mucho tiempo y esfuerzo y después de la fase explicativa la gente ya está cansada y desconcentrada. En efecto, las reuniones consumen mucho tiempo y no resultan productivas.

El software para la gestión de la sala de juntas da la posibilidad para prepararse mejor para las reuniones. Generalmente, es un almacenamiento virtual para los datos. Usando esa tecnología cada director puede acceder fácilmente a los documentos y examinarlos antes de la reunión. Todo esto ahorra el tiempo y permite mantener informados a todos. Al mismo tiempo la aplicación proporciona funciones útiles a los usuarios, los cuales pueden mejorar el trabajo en equipo y el rendimiento de la junta.

Conversaciones y debates

En el portal de la sala de juntas virtual los usuarios pueden participar en las discusiones. También existen conversaciones para todo el equipo. Al mismo tiempo, los directores pueden crear salas de chat más pequeñas para hablar sobre cuestiones confidenciales. Además, hay una función que permite subrayar y comentar algunas partes de los documentos. Usándola los miembros pueden discutir sobre los detalles de los proyectos de forma confortable. Combinando esas herramientas de comunicación por la junta directiva puede desarrollar el nivel más alto de la comunicación y la labor eficiente.

Herramienta de votación

Resulta conveniente organizar reuniones en la sala de juntas virtual. Con la herramienta de votación, el participante puede elegir el tiempo y la fecha, los cuales serán cómodos para todos. Eso significadamente mejorará la asistencia. Esta función también permite resolver algunas cuestiones menores al mismo tiempo que aquellas que surgen entre las reuniones. Así pues, los directores pueden tomar decisiones rápidamente, fijar objetivos, crear tareas y cumplirlas.

Analítica

Los miembros de la junta pueden crear tareas por ellos solos y, también, por los otros participantes en la sala de juntas virtual. Así pues, pueden no solo organizar sus flujos de trabajo teniendo un plan determinado frente a sus ojos, sino controlar los otros departamentos. Eso ayuda mantener a todos informados y estar listos para las próximas reuniones.
Con el portal de junta, los directores tendrán el acceso a la estadística detallada, la cual muestra el rendimiento del equipo dirigente y de la empresa en general. Todo eso posibilita localizar cuestiones y solucionarlas mejorando así el flujo del trabajo.

Registros de reuniones

Cada reunión debe ser documentada y su información será guardada en la sala de juntas virtual. Posteriormente los participantes pueden acceder a los apuntes guardados y refrescar la memoria para tomar mejores decisiones. Esta función es útil, sobre todo, cuando la empresa no organiza las reuniones con mucha frecuencia. Además, los apuntes guardados permiten solucionar los conflictos siendo las pruebas firmes de caso para los directores.

Acceso constante

Los usuarios pueden acceder a la sala de juntas virtual en cada momento y desde cualquier ubicación. Es muy conveniente, tomando en consideración que los lideres necesitan viajar mucho para mantener las relaciones internacionales. Con la sala de juntas virtual es muy fácil organizar una reunión, aunque algunos participantes no tengan la posibilidad de asistir físicamente. De este modo, pueden unirse al evento usando el Internet y seguir el tema teniendo todos los datos necesarios en sus aplicaciones de boardroom.

Por supuesto, no hay ninguna tecnología que pueda mejorar el flujo de trabajo por ella misma. Cada software necesita una persona que la gestione. Por eso, mientras se implementa la sala de juntas en su flujo de trabajo, piense de alguien quien va a gestionar el programa. Si la tecnología se usa correctamente, puede convertirse en el impulso significativo para su negocio.