Proveedores de Salas Virtuales de Datos
Proveedores de Salas Virtuales de Datos
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Guía de selección

La sala virtual de datos que almacena sus documentos corporativos y datos sensibles protegidos, ofrece numerosas características de seguridad de los documentos. Las características de seguridad de los documentos van desde la marca de agua hasta

Marca de agua dinámica

La marca de agua dinámicas se incorpora automáticamente a cada documento descargado desde la sala virtual de datos. La marca de agua puede contener la fecha de la descarga, el nombre del proyecto, el nombre e incluso la dirección IP de la persona que ha descargado el documento.

Caducidad del documento

A veces llamado «documento de autodestrucción» o «destrucción remota», esta característica de seguridad permite revocar el derecho de acceso al documento en cualquier momento, incluso después de ya haber sido descargado. Esta ayuda a prevenir la seguridad de función de protección ayuda a prevenir la distribución injustificada del documento.

Visualización restringida

Esta característica de seguridad del documento permite bloquear parte de la pantalla durante la visualización del documento en el buscador de Internet. Esto ayuda a prevenir las violaciones de seguridad como las visualizaciones no solicitadas en sitios públicos, los ataques basados en cámaras o capturas de pantalla.

Cifrado 256-Bit SSL

Cifrado de 256-Bit AES SSL es la norma de oro para los bancos online y las transacciones e-commerce. Busca el más alto estándar o los datos encriptado durante el envío de datos hasta y desde la sala virtual de datos, así como mientras los datos están almacenados en este.

Restricciones de acceso al documento

La política de seguridad de los documentos permite personalizar el nivel de la protección de los documentos. A cada documento de la sala virtual de datos usted puede especificar el derecho de visualización, compartir, editar o descargar el original o el documento con marca de agua. El botón de imprimir pantalla también puede ser restringido. Puede especificar el derecho de acceso para cada usuario de la sala virtual de datos.

Copia de seguridad de los datos

La copia de seguridad de los datos añade otra capa de seguridad a los documentos asegurando que los documentos cargados en la sala virtual de datos no pueden perderse o destruirse nunca. Busque la sala virtual de datos que ofrezca una copia de seguridad del archivo a tiempo real a través de túneles VPN encriptados.

Detección de virus

Las salas virtuales de datos escanean automáticamente todos los documentos para detectar virus u otros defectos. La mayoría de las salas virtuales de datos no le permitirán cargar archivos defectuosos.

Abierto/guardado encriptado

El documento encriptado abierto será automáticamente encriptado para evitar el acceso no autorizado desde una red no segura. Guardado encriptado garantizará que los documentos están protegidos durante su almacenamiento mientras el resto es ilegible para las partes no autorizadas.

Las salas virtuales de datos virtuales están ubicadas en centros de seguridad de datos físicos con numerosas funciones de protección que restringen el acceso a datos confidenciales.

Certificado SOC 2

SOC 2 es una certificación para centros de datos que ofrece una declaración de las mejores prácticas internas para verificar la seguridad, la disponibilidad y la privacidad de su repositorio virtual de datos.

Certificado ISO 27001

ISO 27001: 2013 es la certificación internacional más estricta para la información de seguridad del sector de la tecnología de la información. Esta norma asegura los controles apropiados que ayudan a prevenir amenazas o la vulnerabilidad de la seguridad.

Certificado SSAE 16

La Declaración de los estándares de garantía de las obligaciones 16 (SSAE 16) es uno de los estándares más estrictos y requiere de una auditoría de control interno de los informes financieros. Requerida con mayor frecuencia para las salas de datos de fusiones y adquisiciones, la certificación SSAE 16 significa que la sala virtual de datos es completamente compatible con los estándares de los actos Sarbanes-Orley (SOX) Act.

Centro de datos de seguridad

Los centros de datos utilizan seguridad física, estrictas políticas de acceso incluyendo los sistemas de autentificación de entrada biométrico, guarda jurados armados, bóvedas y jaulas de vigilancia seguras, acceso al sistema de alimentación ininterrumpidamente, sistemas de copia de seguridad y sistemas de prevención contra incendio e inundaciones de los sitios del centro de datos.

Proporciona acceso a las personas adecuadas es un elemento fundamental de una plataforma de salas virtuales de datos efectiva. Los permisos necesitan ser gestionados con atención y la provisión y restricción de acceso debería manejarse apropiadamente. La política de seguridad y las características de protección de las brechas en la seguridad paran los inicios de sesiones no autorizadas o bloquean el acceso a cierto tipo de información.

Acceso desde dispositivos móviles

La sala virtual de datos puede ofrecer el control del acceso seguro a los documentos a través de dispositivos móviles al ofrecer aplicaciones específicas.

Verificación de factor múltiple

Este acceso a la función de seguridad añade otro nivel de protección al requerir a los usuarios que verifiquen su identidad en otro dispositivo móvil para obtener acceso a la sala de datos. Este paso evita el acceso a la sala de datos desde dispositivos pirateados o robados.

Permisos de grupo

El dueño de una sala virtual de datos puede crear grupos con la configuración de los niveles de permiso de acceso predefinidos. Esta característica ayuda a la gestión del usuario y también añade un nivel extra de seguridad.

Múltiples niveles de permisos del usuario

Los administradores de la sala virtual de datos pueden configurar los niveles de acceso a los documentos para diferentes usuarios y grupos de usuarios que ayuda a mejorar la seguridad de la sala de datos y facilita el seguimiento de la auditoria de actividad de la sala de datos.

Acceso granular

El administrador de la sala virtual de datos puede facilitar un acceso granular o basado en su participación en la sala de datos. La configuración de un permiso granular permite controlar quien ha accedido a cada fichero o archivo basándose en la participación del usuario en la transacción o su cargo en la compañía.

Dos factores de autentificación

Los dos factores de autentificación ofrecen un nivel extra de protección. Los usuarios pueden iniciar la sesión usando la contraseña y un código único enviado al teléfono móvil de los usuarios.

La sala virtual de datos proporciona un informe completo de la capacidad y los registros de auditoria de cada acción o actividad que se produce en la sala de datos. Los administradores pueden hacer el seguimiento de toda la actividad de los archivos.

Registro de auditoría

Un registro de auditoria es un registro cronológico de todas las actualizaciones, visualizaciones o descargas de una sala virtual de datos. Todas las acciones con los archivos son registradas incluyendo la visualización de archivos, la descarga segura, la impresión y descarga.

Informes detallados de la sala de datos

Cada entrada y cada actividad en la sala virtual de datos son registradas y documentadas. Los informes de los registros de auditoria son automáticamente enviados a un administrador del sistema al final del periodo especificado.

Control de la versión del documento

El control de la versión permite al administrador monitorizar automáticamente la configuración del documento guardado. Dependiendo de las configuración, los usuarios pueden realizar un seguimiento de todos los cambios en el historial de la versión y siempre tiene última versión del documento.

Notificaciones

Los administradores y usuarios de la sala virtual de datos dependiendo de su nivel de permiso pueden recibir notificaciones cuando los documentos son actualizados o cuando se han cargado nuevos archivos.

Las características de la interfaz del usuario ayudan a simplificar los procesos y agilizar las tareas eliminando la curva de aprendizaje de los usuarios.

Sitio web de una marca registrada

Busque el proveedor que le permita personalizar la apariencia y siéntase en su sala virtual de datos con los colores y el logotipo de la empresa.

Carga masiva

La carga y descarga masiva permite importar y exportar múltiples ficheros y carpetas de una vez. Busque el proveedor de salas virtuales de datos que no fije un tamaño máximo para la carga de archivos.

Función de arrastrar y soltar

La función arrastrar y soltar permite a los usuarios arrastrar virtualmente los archivos desde su dispositivo y soltarlos en la sala virtual de datos y ellos se cargaran automáticamente.

Búsqueda de texto completo

La función avanzada de búsqueda de texto completo le dará la posibilidad de buscar fácilmente a través de los títulos de los documentos, meta-etiquetas y el contenido de palabras clave relacionadas con su búsqueda, incluso en documentos escaneados.

En un documento vinculado

Permite a los usuarios insertar enlaces desde un documento a otro e incluso compartir enlaces de contenido en salas de datos con otros usuarios autorizados.

Integración Microsoft Office

Integración con Microsoft Office permitirá a los usuarios acceder sin problemas y guardar archivos de Word, Excel y PowerPoint en la segura sala virtual de datos.

Sección FAQ

La sección de FAQ (Preguntas frecuentes) es el área de la sala virtual de datos donde los usuarios envían sus preguntas a otros usuarios o a los administradores de la sala de datos sobre algún documento de la sala de datos. Las salas virtuales de datos más avanzadas también ofrecen la posibilidad de crear un FAQ estático donde los usuarios pueden conseguir las respuestas a las preguntas más frecuentes.

Desplazamiento a través del visor del documento

La función de desplazamiento permite desplazarse por la carpeta a través de los documentos del fichero mientras examina un documento abierto. Esta característica ahorra mucho tiempo a los usuarios que necesitan examinar el contenido de carpetas que contienen cientos de documentos.

A través de la plataforma de gestión de la transacción segura, cualquier dispositivo puede convertirse instantáneamente en un centro de trabajo. Los archivos que hay de forma segura en la sala virtual de datos están disponibles inmediatamente a través del portal de autorización para cada reunión de la transacción. Las notificaciones a tiempo real reportan la actualización rápida de la actividad reciente.

Aplicaciones para iPad e iPhone

La plataforma de salas virtuales de datos necesita estar diseñada para trabajar con los dispositivos habituales, desde ordenadores hasta tabletas, teléfonos inteligentes y creados expresamente para estos.

Soporte técnico multidispositivo

Algunas salas virtuales de datos se asocian con populares aplicaciones de productividad e incluso los proveedores de salas virtuales de datos más avanzados ofrecen a sus usuarios aplicaciones específicas para iOS, Android, Blackberry y Windows.

Interfaz para dispositivo móvil

La interfaz móvil optimizada permitirá a los usuarios desde sus dispositivos móviles a los documentos y otros archivos de su sala virtual de datos.

Soporte técnico multilingüe

El interfaz multilingüe para los usuarios, les ayuda desde diferentes países a acceder en su propia lengua a la sala virtual de datos, mientras que la sala virtual de datos más avanzada también les permite indexar un documento multilingüe.

Plugins no requeridas

Las salsas virtuales de datos deberían permitir la carga y la visualización de sus datos sin necesidad de instalar cualquier aplicación o plugins de terceros en sus dispositivos.