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11 cosas que debe saber sobre la seguridad de los documentos

Últimamente los documentos están expuestos a varios peligros causados por el desarrollo de las tecnologías y el alto riesgo de robo de documentos. Listas de clientes, documentos confidenciales, informes de estrategias de ventas y estadísticas pueden fácilmente caer en manos de competidores o hackers. Así que todas estas posibilidades requieren una protección más escrupulosa, especialmente en caso de grandes compañías.

  1. Los sistemas de seguridad que existen en el mercado están destinados a proteger los datos, cumplir con los requisitos legales e intereses comerciales, prevenir las pérdidas financieras a través de robo de identidad y fraudes.
  2. La seguridad virtual de los documentos se cumple gracias a la restricción de acceso a los documentos, lo que es posible gracias a las salas de datos virtuales. En el sistema que utiliza como base documentos en papel los documentos se guardan en salas de datos tradicionales, lo que no puede garantizar larga vida y protección de la información.
  3. Es muy difícil proporcionar una protección adecuada para un sistema que se basa en papeles ya que guardar los documentos bajo llave afecta a los resultados. La rapidez de las transacciones pierde mucho ya que se tarda tiempo en encontrar y procesar los documentos.
  4. Los sistemas de gestión electrónica de documentos mejoran mucho el proceso, ya que protegen mejor, a la misma vez ofreciendo acceso simultáneo solo a los usuarios permitidos.
  5. Derechos de acceso generalmente incluyen privilegios para visualizar y editar, lo que significa que algunas personas pueden ver el contenido pero no modificarlo, otras sí pueden editar o crear datos. Y hay que recordar que a la sala de datos virtual solo pueden acceder aquellas personas que han sido autorizadas y que tienen contraseñas y cuya identidad está atada al número de móvil para una segunda etapa de autorización.
  6. Según los informes la mayoría de los fallos de seguridad se deben a los descuidos y la deshonestidad de los empleados. Así que un sistema que permite personalizar los derechos de acceso es la mejor solución para evitar riesgos causados por el factor humano.
  7. Los mejores sistemas de gestión de documentos ofrecen registros de auditoría que controlan a cada documento y usuario, tiempo de visita y cambios realizados en los documentos. De este modo es posible monitorear cualquier actividad individual.
  8. El hecho de que ahora todo está conectado a Internet aumenta el riesgo de amenazas. Peligrosos virus y otro software malicioso se hacen cada vez más una amenaza seria, ya que pueden acceder a los datos, modificarlos o eliminarlos.
  9. Las amenazas externas se pueden evitar mediante buenos antivirus y antispyware, así como con una buena protección en cuanto a infraestructura de la sala de datos virtual y mecanismos de acceso seguro (SSL). Y a nivel más local, el uso de medidas de protección visual defiende los datos contra espío.
  10. Autentificar los documentos es otra precaución de seguridad. El uso de firmas electrónicas permiten que los destinatarios se aseguren de que los documentos recibidos son realmente de personas autorizadas.
  11. Se deben llevar a cabo revisiones periódicas para identificar las posibles vulnerabilidades. Otro consejo es hacer copias de seguridad o implementar la política de retención y destrucción de documentos. Y no olvide de utilizar sistemas que han sido confirmadas por las últimas certificaciones de seguridad, como ISO 27001.

Conocer estas cosas es vital para toda empresa que tiene muchos papeles y que necesita organizarlos para los procedimientos de fusión y adquisición. En esta página encontrará una lista de proveedores de salas de datos virtuales que se utilizan por las principales corporaciones, garantizando confidencialidad del más alto nivel.